Những công cụ hỗ trợ làm việc từ xa trong mùa Covid-19

Những công cụ hỗ trợ làm việc từ xa trong mùa Covid-19

“Work from home” là cụm từ không còn mấy xa lạ đối với các doanh nghiệp trong một năm trở lại đây. Tình hình dịch bệnh đã tạo nên một làn sóng chuyển mình sang làm việc từ xa và internet là một yếu tố hoạt động cốt lõi trong mùa đại dịch này.

Trước hình đó, yêu cầu về những ứng dụng nhằm hỗ trợ tốt nhất trong quá trình làm việc từ xa tăng cao. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn những ứng dụng giúp quá trình “work from home” của bạn trở nên hiệu quả hơn.

Công cụ hỗ trợ lên kế hoạch dự án

Hoàn thành dự án khách hàng luôn là nhiệm vụ hàng đầu mà tất cả các nhân viên cần thực hiện tuy nhiên, sẽ không dễ dàng trong mùa tương tác qua màn hình.  Do đó, các công cụ giúp cho việc lên kế hoạch để giúp tập thể hoàn thành dự án đúng tiến độ và quản lý được tiến độ là vô cùng cần thiết ở thời điểm hiện tại.

1. Trello

Trello chính là là công cụ mà bạn đang tìm kiếm cho việc quản lý dự án với tính dễ sử dụng và cực kỳ linh hoạt.

Cho dù bạn đang thực hiện một dự án chung hay cá nhân thì bạn sẽ thấy rằng Trello là một được bố trí vô cùng đơn giản hỗ trợ bạn làm việc dễ dàng hơn.

2. Basecamp

Basecamp được xem là một công cụ quản lý lâu đời. Phần mềm này được xuất hiện vào cuối thập niên 90 và hiện tại vẫn đang sẽ hữu được hơn 100,000 người dùng trả phí.

Đây được xem là một giải pháp hữu ích đối với những vấn đề về email. Thay vì phải gửi và nhận hàng loạt email cho một dự án, thì giờ đây bạn có thể thiết lập một bảng với mục đích bàn luận cho một chủ đề cụ thể. Bằng cách này sẽ giúp bạn tiếp cận được thông tin nhanh hơn.

Công cụ hỗ trợ giao tiếp

Chúng ta có thể thấy được sự nhầm lẫn trong truyền đạt thông tin giữa mùa Covid-19 ngày nay đang làm mọi người tìm đến những công cụ giúp họ đảm bảo được quá trình giao tiếp và tiếp cận thông tin thật hiệu quả.

3. Slack

Slack khác biệt với tất cả những công cụ liên quan đến quản lý dự án khác, đây là công cụ chuyên biệt hỗ trợ việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn như đang tương tác trực tiếp với nhai.

Những cuộc trò chuyện sẽ được thiết lập bởi các kênh - hay được gọi là “Channels” . Trong một Channel, tất cả các thành viên sẽ sử dụng văn bản để trò chuyện với nhau và những cập nhật về dự án sẽ được tất cả các thành viên thấy được và phản hồi.

Một ưu điểm đến từ công cụ này đó chính là bạn có thể gửi trực tiếp dữ liệu ở các dạng như hình ảnh, PDFs, … Đặc biệt chính là khả năng lưu trữ, dung lượng lưu trữ của ứng dụng này lên đến 5GB.

4. Ryver

Ryver là công cụ hoàn toàn miễn phí hỗ trợ quá trình trao đổi từ xa cho các cá nhân. Bạn cũng có thể phân loại các nhiệm vụ và dự án, đặt trò chuyện, kiểm soát truy cập nội dung và sử dụng nhiều ứng dụng và gửi email liên lạc nhóm trực tuyến. Tuy nhiên vẫn có những lưu ý trong việc sử dụng - chính là sẽ có những giới hạn đối với việc trải nghiệm miễn phí, như:

• Giới hạn tìm kiếm (10,000);
• Giới hạn dung lượng lưu trữ (5GB);
• Trả phí cho những khách mời truy cập channel của bạn;

5. Zoom

Công cụ giao tiếp bằng video này đã không còn quá xa lạ đối với những người phải làm việc từ xa hay kể cả những sinh viên phải học trực tuyến trong mùa đại dịch. 

Đây là nền tảng với mục đích giúp tổ chức các cuộc họp trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi hơn. Chỉ cần có được mã code cho mỗi phòng họp, bạn sẽ có thể truy cập được chúng một cách dễ dàng. Tuy nhiên, công cụ này vẫn không hoàn toàn miễn phí, bởi bạn sẽ bị dừng ngay cuộc gọi nếu hết 40 phút miễn phí.

6. Skype

Sở hữu tính năng giao tiếp qua video như Zoom, Skype sỡ hữu hàng triệu người dùng và doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Bởi công cụ này ngoài việc gọi bằng video thì bạn cũng có thể dùng như nền tảng mạng xã hội Facebook để nhắn tin, hay chia sẽ file. 

Một ưu điểm đến từ loại công cụ này chính là bạn hoàn toàn không bị giới hạn trong thời gian gọi như Zoom.

Lưu trữ tài liệu

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp bạn chia sẻ dữ liệu cùng đồng nghiệp với một gói dung lượng thì bạn nên bỏ túi những công cụ sao.

7. Google Drive

Không còn quá xa lạ với hầu hết mọi người, Google Drive là một công cụ lưu trữ online lớn với lượng người dùng khổng lồ.

Đây là công cụ cho phép bạn sử dụng miễn phí 15GB lưu trữ, điều bạn cần làm là tạo tài khoản Google và chia sẻ đến dữ liệu đến người đồng nghiệp mà bạn muốn bằng cách gõ gmail của họ vào chức năng share.

8. Dropbox

Dropbox là một công cụ giải quyết vấn đề lưu trữ được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng. Khi một tài liệu được lưu vào Dropbox, bạn sẽ yên tâm nếu vô tình xóa đi, bản sao của tài liệu vẫn sẽ được công cụ này lưu lại.

Một ưu điểm đến từ ứng dụng này, chính là bạn có thể làm việc cả khi ngoại tuyến. Do đó, bạn không cần phải lo khi đường truyền internet hay 3G/4G gặp vấn đề.

Những công cụ trên được đánh giá mang tính hiệu quả cao trên môi trường làm việc trực tuyến ngày nay.

Đây được xem là những người bạn đồng hành mà bạn nên bỏ qua trong quá trình bảo vệ bản thân mình khỏi đại dịch Covid-19 và đảm bảo được hiệu suất làm việc.

Với những công cụ trên đây, bạn sẽ có thể làm việc từ xa - online hiệu quả, quản lý doanh nghiệp, điều hành nhân viên mà không cần phải đến công ty. Chúc doanh nghiệp bạn sớm vận hành từ xa ổn định và tăng trưởng không ngừng!