Những lưu ý hàng đầu khi sử dụng dịch vụ Email Doanh nghiệp

Những lưu ý hàng đầu khi sử dụng dịch vụ Email Doanh nghiệp

Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai có thể thay thế được một người có chuyên môn trong lĩnh vực nào đó, nếu doanh nghiệp của bạn thật sự nghiêm túc đầu tư thì hãy chọn những cơ sở công ty chuyên cung cấp các dịch vụ trong lĩnh vực công nghệ thông tin hay thương mại điện tử. Và chú ý đến những cam kết của họ xem có nêu lên được một số điều lưu ý này không nhé:

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 khi có vấn đề xảy ra
• Tối ưu việc ngăn chặn tình trạng spam email
• Tỷ lệ nhận email hợp lệ vào hộp thư tin nhắn 99%
• Tính bảo mật cao vì sử dụng hệ thống email server chuyên riêng biệt.
• Giao diện quản lý dễ dàng sử dụng
• Sử dụng tương thích trên nhiều thiết bị như PC, mobile, laptop, máy tính bảng,....
• Khớp với các dịch vụ email hiện có tại thị trường Việt Nam như Google email, Webmail,....

Tên email phải đặt đúng cách

• Nên sử dụng tên ngắn gọn, ý nghĩa:

Khi sử dụng hosting email có tên miền riêng, chính vì thế tên công ty của bạn sẽ được để ở đuôi. Ví dụ @bizmac.com @bizmac.vn,.... Đối với tên cá nhân của bạn dài có thể sử dụng những tên viết tắt ngắn gọn hơn. Để mọi người nhìn vào dễ hiểu và nhớ được tránh gây nhầm lẫn với tên email tương tự của các doanh nghiệp khác.

• Đặt tên theo phòng ban, sẽ dễ dàng quản lý nhớ hơn:

Cách này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn chưa bao giờ hết, tránh công việc bị chồng chéo giữa bộ phận khác nhau. Ví dụ như: Sale@domain.com Mkt@domain.com,..... Bạn nên nhớ tên của nhân viên cũng nên được đặt theo những quy tắc như vậy. để đảm bảo được sự thống nhật và không bị trùng lặp.

Quan tâm đến bảo mật hệ thống

Theo thống kê mỗi ngày có khoảng 200 tỷ email được gửi đi, tất cả hầu như là email Marketing nhưng trong số đó cũng có những email gửi đi chứa thông tin nhạy cảm bảo mật. Những người bị tấn công thường là người giàu, doanh nghiệp, doanh nhân và các chính trị gia của các quốc gia. Chính vì thế tính bảo mật là lưu ý thứ 3 bạn phải chú trọng đến nhằm đảm bảo những đặc tính sau:

• Tránh trường hợp bị đánh cắp data quan trọng
• Thông tin cá nhân doanh nghiệp bị rò rỉ rao bán
• Người xấu có thể dùng email của bạn và đi lừa đảo.

Chính vì thế bạn nên sử dụng email tên miền tại BizMaC sẽ giúp bạn trong công tác kiểm tra và quản lý dễ dàng và bảo mật cao hơn.

Khi dùng email tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể/tổ chức chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo cần phổ biến nội quy cho nhân viên khi sử dụng email công ty.

Các nhóm, phòng ban nên sử dụng địa chỉ email riêng, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

Nên sử dụng mail công ty trong lúc làm việc.

Xóa tài khoản các nhân viên đã thôi việc, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

Quy định khi sử dụng phải rõ ràng

Khi đã chấp nhận sử dụng email doanh nghiệp riêng biệt với những dạng mail thông thường có nghĩa là bạn đang đại diện cho một tập thể doanh nghiệp chứ không đơn giản là cá nhân nữa. Vì vậy chúng ta cần lập ra những quy định rõ ràng cho nhân viên của doanh nghiệp khi sử dụng.

Phân bổ các đội/nhóm/phòng ban sẽ có những địa chỉ email khác nhau, tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng cũng như nội bộ doanh nghiệp.

Nên sử dụng email hosting tên miền trong mục đích công việc không sử dụng mail với mục đích cá nhân, khi nhân viên nghỉ làm phải khóa tài khoản mail đó lại.

Tóm lại, khi bạn đang có nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng, bạn cần phải chú ý những điều trên để tránh những rủi ro không đáng để xảy ra với doanh nghiệp của mình đặc biệt là những người mới bắt đầu tìm hiểu vấn đề này.

BizMaC là đơn vị hàng đầu trong nhiều lĩnh vực liên quan đến quản trị website, tên miền, phần mềm,.. ở thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay. BizMaC còn là đơn vị được nhiều doanh nghiệp, lập trình viên tin tưởng sử dụng dịch vụ trong nhiều năm qua.

Ngoài ra chúng tôi có nhiều chương trình ưu đãi, đặc biệt đội ngũ kỹ thuật chăm sóc khách hàng 24/7 khi có vấn đề xảy ra, bạn hãy yên tâm gọi đến hotline của chúng tôi các bạn nhân viên sẽ hỗ trợ bạn ngay lập tức.