Lựa chọn danh mục
Những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng Email doanh nghiệp
20/09/20222,309
Email doanh nghiệp đã trở thành một phương tiện phổ biến và không thể thiếu trong thời đại công nghệ hiện nay. Các công ty sẽ dùng nó trong việc liên lạc với khách hàng và đối tác, hoặc các nhân viên dùng trong việc trao đổi thông tin nội bộ. Chính vì vậy sử dụng email doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả là cực kỳ quan trọng.
Nếu bạn đã sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp uy tín rồi vậy bạn đã biết các nguyên tắc sử dụng email sao cho hợp lý và đúng cách chưa. Hãy cùng tham khảo một số nguyên tắc sau đây nhé:
Tuân thủ quy định doanh nghiệp
Cần nắm vững những nội quy và chính sách của công ty đề ra về việc viết email. Khi sử dụng email doanh nghiệp, công ty của bạn sẽ giám sát được toàn bộ email được gửi đi, vậy nên cần gửi mail đúng nội dung và tuân thủ nguyên tắc công ty.
Quy luật chung của nội dung mail
- Đặt tiêu đề cho email: ngắn gọn, có ý nghĩa và bao quát được nội dung email
- Mỗi mail chỉ nên viết về một vấn đề
- Viết mail thật ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu
- Không sử dụng tiếng lóng, viết tắt
- Soát lỗi chính tả trước khi gửi email
Trình bày theo bố cục rõ ràng
Một email đầy đủ và chuyên nghiệp cần có bố cục chặt chẽ bao gồm:
- Chào/ gửi…
- Nội dung cần trao đổi
- Kết thúc bằng câu chào/cảm ơn/trân trọng
Sử dụng chữ ký cá nhân
Để người nhận thư sẽ biết rõ bạn là ai, ở bộ phận nào, chịu trách nhiệm quản lí những vấn đề gì và đến từ đâu thì ngoài một địa chỉ mail doanh nghiệp bạn còn cần tạo cho mình một chữ ký cá nhân. Nó bao gồm: tên, chức danh, địa chỉ và số điện thoại ở cuối bức thư.
Sử dụng file đính kèm
Tên file đính kèm cần rõ ràng, bố trí theo nội dung công việc. Cần kiểm tra kỹ file để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thành hoặc không đúng nội dung truyền tải. Với các file được đặt tên bằng Tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ việt không có dấu.
Lọc thư rác
Việc nhận được thư rác là điều không tránh khỏi khi các bạn sử dụng email. Nếu thấy thư rác, điều bạn cần làm ngay là xóa thư đó ra khỏi hòm thư của bạn, để tránh tốn dung lượng của mail đồng thời ngăn chặn sự tấn công của hacker. Ngoài ra việc thư rác quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn, bạn có thể bị nhầm lẫn giữa thư công việc và thư rác dẫn đến tình trạng bỏ xót công việc quan trọng cần xử lý.
Sử dụng đúng mục đích
- Không sử dụng mail công ty để làm việc riêng.
- Không phát tán nội dung bất hợp pháp.
- Chuyển tiếp mail cho những người liên quan. Tránh chuyển mail cho đối tượng khác với mục đích trêu trọc, đùa bỡn.
Hy vọng những nguyên tắc sử dụng mail doanh nghiệp trên sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình làm việc bằng email.
Bài viết khác
- Cloud Hosting và Cloud Server - Giải pháp nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?
- Linux Hosting và Windows Hosting - Đâu là lựa chọn tốt nhất cho Website?
- Top 5 đơn vị cung cấp chứng chỉ SSL giá rẻ và uy tín tại Việt Nam
- Top 5 công cụ hiệu quả để kiểm tra bảo mật website
- 3 điều cần lưu ý khi sử dụng nhiều tên miền cho một website