Cách viết email chuyên nghiệp, tạo ấn tượng với khách hàng

Cách viết email chuyên nghiệp, tạo ấn tượng với khách hàng

Tiêu đề nên ngắn gọn

Một tiêu đề Email cho phép người dùng sử dụng khoảng 60 ký tự (6-8 từ). Tuy nhiên, có đến 50% khách hàng thường xuyên check mail qua điện thoại và số ký tự hiển thị tối đa trên mobile chỉ từ 25-30 ký tự mà thôi.

Chưa kể khách hàng ngày nay quá bận rộn và không đủ kiên nhẫn để đọc hết những gì bạn muốn nói. Do đó, dù chỉ là 1 dòng thì tiêu đề vẫn cần thật ngắn gọn, cô đọng và dễ hiểu nhé! 

Đúng nhu cầu của khách hàng

Giữa hàng trăm email nhận được mỗi ngày, khách hàng không rảnh rỗi mở từng email và đọc xem bên trong đó nói gì. Trái lại, hầu hết người dùng sẽ xem tiêu đề để đoán nội dung bên trong. Nếu tiêu đề email không đề cập đến vấn đề mà họ quan tâm, họ sẽ bỏ qua nhanh chóng mà chẳng buồn xem thư.

Nếu không muốn lá thư của mình cũng bị “lơ đẹp” như thế thì đừng quên chỉ ra nhu cầu của khách hàng ngay tại tiêu đề của mình. Và đừng quên, đơn giản, ngắn gọn là tốt nhất!

Ngoài ra, việc lựa chọn những con số ấn tượng, viết hoa từng chữ cái trong tiêu đề, chèn kí tự đặc biệt hoặc sử dụng công cụ A/B Testing … cũng là những bí quyết giúp bạn sở hữu một tiêu đề ấn tượng mang lại hiệu quả tốt nhất cho chiến dịch Email Marketing của mình.

Lời giới thiệu ngắn gọn, súc tích

Người nhận thư không có quá nhiều thời gian để kiên nhẫn đọc lời chào dài lê thê từ bạn. Vậy nên hãy luôn áp dụng cách viết email marketing thật thật rõ ràng, ngắn gọn đơn giản để khách hàng tiếp nhận chúng một cách dễ dàng và dễ hiểu nhất có thể.

Đừng quên, dù là lời giới thiệu ngắn thì cũng cần phải thu hút và cá nhân hóa tối ưu nhé!

Không viết những lời quảng cáo rao vặt trong email

Phần lớn người nhận email ngày nay tỏ ra dị ứng và đề phòng với những lá thư tiếp thị mang đầy lời mời chào mua bán. Vì họ cho rằng bạn không thật lòng quan tâm đến vấn đề của họ mà chỉ cố đeo bám để bán được hàng mà thôi. Khi đó, mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp sẽ xấu đi nhanh chóng.

Cá nhân hóa nội dung email

Cách nhanh nhất để bạn khiến một chiến dịch email marketing thất bại chính là soạn một lá thư chung chung và gửi nó cho tất cả mọi người. Còn không, bạn buộc phải phân loại khách hàng và cá nhân hóa tối đa nội dung email của mình nếu không muốn người nhận bỏ qua chúng.

Có 3 cách để bạn cá nhân hóa nội dung email marketing một cách hoàn hảo:

• Thứ nhất, đừng nói chuyện bằng thứ ngôn ngữ vô tri của quảng cáo, hãy bắt đầu bằng tình cảm con người. Thay vì “kính gửi” quý khách hàng, hãy biến họ thành người thân, bạn bè của bạn với lối xưng hô thân mật, gần gũi hơn: “chúng tôi/bạn”, “anh chị”,... thậm chí đừng ngần ngại gọi chính tên khách hàng. Điều này sẽ khiến họ cảm nhận như bạn đang giao tiếp với họ và chỉ họ thôi vậy.
• Thứ hai, hãy cá nhân hóa thương hiệu của mình. Đừng ngại dùng tên thương hiệu của mình trong email. Điều này sẽ khiến những người đăng ký nhận email từ bạn dễ dàng nhận ra và không bỏ lỡ những thông điệp quý giá từ bạn.
• Thứ ba, không ngừng tương tác và thu hút phản hồi từ người nhận. Email là một cuộc trò chuyện giữa bạn với khách hàng. Thay vì bạn chỉ “nói” và khách hàng chỉ “nghe”, hãy khéo léo khuyến khích họ tương tác và phản hồi lại với bạn. Điều này không chỉ thúc đẩy mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp trở nên thân thiện, gần gũi hơn mà còn là cơ hội để bạn lắng nghe, đánh giá nhu cầu từ chính khách hàng của mình.

Tránh từ ngữ, các yếu tố nguy cơ bị spam

Dù muốn dù không, email của bạn đều phải đối mặt với các bộ lọc Spam và hoàn toàn có thể rơi vào hòm thư rác của khách hàng. Điều duy nhất bạn có thể viết email marketing tốt là nên hạn chế tối đa các từ ngữ, yếu tố dễ bị Google đánh dấu là spam. Cụ thể như:

• Không sử dụng các cụm từ  “Nhấn vào đây”, “Mua ngay”, “cơ hội duy nhất trong đời”...
• Không dùng quá nhiều dấu chấm than (!!!!) trong email
• Không VIẾT HOA TOÀN BỘ EMAIL
• Không tô chữ nhiều màu trong thư
• Sử dụng code HTML cẩu thả hoặc copy trong  word và xuất ra file HTML
• Chỉ dùng 1 hình ảnh lớn trong email và không có hoặc rất ít text
• Dùng từ “Kiểm tra” trong tiêu đề
• Gửi đến nhiều người nhận email trong cùng 1 công ty
• Ngoài ra, Google sẽ thường xuyên bổ sung các tiêu chí mới quy định về spam. Do đó nhiệm vụ của marketer là không ngừng theo dõi và cập nhật nhằm hạn chế nguy cơ Spam Email.​

Không nên chèn quá nhiều hình ảnh

Với những email marketing nhằm mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới thì việc đính kèm những hình ảnh về sản phẩm đó sẽ tạo sự chuyên nghiệp và chiếm được niềm tin của khách hàng nhiều hơn.

Tuy nhiên, hãy tiết chế sử dụng hình ảnh. Bởi việc có quá nhiều hình ảnh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ load email khiến khách hàng dễ mất thiện cảm và rời đi nhanh chóng. 

Tốt nhất, chỉ nên có từ 1-2 ảnh trong 1 email và nên đặt tại phần thân của email để thể hiện rõ nhất chức năng của chúng, đồng thời khiến cho nội dung lá thư trở nên thu hút và hấp dẫn hơn với người đọc.

Sử dụng các nút CTA theo quy chuẩn

Nút kêu gọi hành động Call to Action (CTA)  là một trong những phần quan trọng nhất cho một chiến dịch Email Marketing thành công. Việc sử dụng các nút CTA ấn tượng, hấp dẫn sẽ thôi thúc khách hàng nhấp ngay khi nhìn thấy nó và kích thích tỉ lệ chuyển đổi sang bán hàng cao hơn.

Có khá nhiều cách giúp bạn tạo được một nút CTA thu hút trong email như:

• Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, dễ hiểu, thôi thúc hành động mạnh mẽ trong CTA. Đừng quên sử dụng các từ nhấn mạnh hành động ngay lập tức như “xem ngay”, “đăng ký ngay”, “nhận ngay”, “ngay bây giờ”... để gia tăng tối đa khả năng tương tác.
• Lựa chọn các màu sắc nổi bật cho CTA nhằm thu hút người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên.
• Chọn hình dạng nút CTA thích hợp để gia tăng tỉ lệ click ở người nhận. Các nút CTA mang hình tròn hoặc hình chữ nhật là tốt nhất.
• Kích thước chữ trong nút CTA nên lớn hơn so với cỡ chữ trong toàn Email. Tốt nhất là nên lớn hơn từ 1-2 pixel.
• Không dùng quá nhiều nút CTA trong cùng 1 email. Nếu cần nhiều CTA, nên tạo khoảng trống cho chúng và luôn đảm bảo mỗi nút đều bao gồm nội dung thu hút.
• Nên đặt nút CTA ở những vị trí nổi bật như giữa, bên dưới hoặc bên phải của Email là tốt nhất. Đừng quên chừa ra những khoảng trắng để nút CTA gây ấn tượng tốt nhất trong mắt người dùng.

Giao diện chuyên nghiệp

Mặc dù bạn đã áp dụng cách viết email marketing hiệu quả, chuyên nghiệp như trên nhưng không phục vụ được trải nghiệm người dùng (hình ảnh xấu, kích thước không phù hợp, bố cục ảnh/text không đẹp mắt, không tương thích với mobile/tablet, load chậm…) cũng sẽ không lấy được thiện cảm của khách hàng. 

Và dù có mở mail thì khả năng khách hàng không click vào đường link hay CTA là rất lớn, khi đó, chiến dịch Email Marketing cũng coi như thất bại.

Nguyên tắc để viết một Email hoàn hảo chính là: nội dung rõ ràng, đúng trọng tâm, hình ảnh thể hiện nội dung, bố cục text/hình ảnh rõ ràng, khoa học, giao diện tương thích với các thiết bị mobile/tablet/PC/laptop…

Đặc biệt đừng quên vị trí CTA và đường link trong Email. Bởi xét cho đến cùng, nhiệm vụ của Email chính là thúc đẩy khách hàng đến với website thông qua các đường link/CTA. Nếu thiếu những thành phần này, việc triển khai Email Marketing hoàn toàn vô dụng.

Nếu kiến thức của bạn quá mới cho những điều trên, tìm đến dịch vụ Email Marketing chuyên nghiệp tại BizMaC để tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.