Quy định về dịch vụ email

Điều 1. Phạm vi áp dụng

1.1 Quy định này áp dụng cho mailPro. Hệ thống email do BizMaC vận hành, gồm hai dòng sản phẩm:

mailBus. Email theo tên miền trên hạ tầng dùng chung.
mailUltra. Email server riêng, IP riêng.

Quy định cũng áp dụng cho dịch vụ email đi kèm gói Hosting, với các giới hạn nêu tại Điều 10.

1.2 Dịch vụ email của nhà cung cấp khác. Với Google Workspace, Microsoft 365 và các dịch vụ email do nhà cung cấp khác vận hành, BizMaC là đơn vị phân phối và hỗ trợ triển khai. Hạn mức, chính sách sử dụng và điều khoản dịch vụ do chính nhà cung cấp đó quy định, không áp dụng quy định này. Bạn tra cứu điều khoản trên trang của nhà cung cấp tương ứng.

1.3 Điều 1 – 7 áp dụng cho mọi gói email do BizMaC vận hành. Điều 8 áp dụng riêng cho mailBus, Điều 9 cho mailUltra. Khi điều khoản riêng khác điều khoản chung, điều khoản riêng được áp dụng cho phần khác biệt đó.

1.4 Quy định này áp dụng cùng với Quy định sử dụng dịch vụ và Quy định về dịch vụ lưu trữ. Dịch vụ triển khai theo hợp đồng thì hợp đồng đã ký được ưu tiên cho phần nội dung khác biệt.

Điều 2. Chống lạm dụng thư

Email gửi từ hạ tầng dùng chung đi qua dải IP chung. Một tài khoản gửi thư rác làm cả dải IP bị đưa vào danh sách đen, ảnh hưởng mọi khách hàng trên đó. Đây là lý do các điều khoản dưới đây tồn tại.

2.1 Không dùng dịch vụ email tại BizMaC để gửi thư rác, thư quảng cáo, bulk mail, mass mail hoặc bomb mail. Tuỳ mức độ vi phạm và ảnh hưởng, dịch vụ có thể bị tạm ngừng hoặc chấm dứt và khoản đã thanh toán không được hoàn lại. Điều này áp dụng cả khi hành vi phát sinh ngoài ý muốn do máy tính hoặc hộp thư của bạn bị nhiễm mã độc.

2.2 Bạn kiểm soát việc gửi thư ra ngoài trên các tài khoản email của mình. Hậu quả từ việc gửi thư rác dẫn tới địa chỉ IP bị các tổ chức chống spam chặn thuộc trách nhiệm của bạn.

2.3 Tổ chức chống spam. Hệ thống tham chiếu danh sách của các tổ chức quốc tế uy tín, gồm Spamhaus, Barracuda Reputation Block List và UCE Protect Network. Danh sách tổ chức tham chiếu có thể thay đổi theo thời gian.

2.4 Gửi thư thương mại số lượng lớn. Nhu cầu gửi bản tin khách hàng, quảng cáo sự kiện hoặc chào hàng cho danh sách lớn thì dùng nền tảng chuyên biệt, không dùng email theo tên miền. Xem Email Marketing.

Điều 3. Tài khoản và quản trị

3.1 Đăng nhập. Một tài khoản email chỉ đăng nhập từ một địa chỉ IP tại cùng thời điểm. Hệ thống không hỗ trợ đăng nhập đồng thời nhiều IP vào cùng một tài khoản.

3.2 Tài khoản quản trị. BizMaC cung cấp một tài khoản quản trị duy nhất để bạn quản lý tập trung toàn bộ tên miền email trong gói, không cấp tài khoản quản trị riêng theo từng tên miền. Bạn đặt mật khẩu quản trị đủ mạnh để tránh bị truy cập trái phép.

3.3 Giao diện và tính năng. Giao diện webmail và công cụ quản trị được cấu hình theo mục đích sử dụng chung. BizMaC không tuỳ biến giao diện hoặc bổ sung tính năng theo yêu cầu riêng của từng khách hàng.

3.4 Trách nhiệm với dữ liệu hộp thư. Bạn chủ động sao lưu dữ liệu email của mình. Phạm vi trách nhiệm và các trường hợp BizMaC không khôi phục dữ liệu nêu tại Điều 7.

Điều 4. Tệp đính kèm bị chặn

4.1 Để bảo vệ hộp thư, hệ thống chặn một số định dạng tệp đính kèm có nguy cơ chứa mã độc. Danh sách được cập nhật theo diễn biến của phần mềm gây hại:

ade, adp, bat, btm, cab, chm, cmd, com, cpl, dll, dmg, exe, hta, ins, iso, isp, jar, js, jse, jsp, lib, lnk, mde, msc, msi, msp, mst, nsh, pif, prf, reg, scr, sct, shb, sys, vb, vbe, vbs, vxd, wsc, wsf, wsh

4.2 Cần gửi tệp thuộc các định dạng trên, bạn tải tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây rồi gửi liên kết chia sẻ thay cho tệp đính kèm.

4.3 Thư có thể bị chặn dù không kèm tệp, khi nội dung, hình ảnh hoặc liên kết bên trong bị hệ thống đánh giá có nguy cơ.

Điều 5. Cổng kết nối

5.1 Gửi thư. BizMaC từ chối chứng thực SMTP qua cổng 25 để tránh hộp thư bị lợi dụng gửi thư rác. Bạn dùng cổng 465 với SSL hoặc cổng 587 với TLS.

5.2 Nhận thư. Dùng cổng 995 cho POP và cổng 993 cho IMAP, đều với SSL, để kết nối từ ứng dụng tới máy chủ luôn được mã hoá.

5.3 Chuẩn kết nối. Máy chủ yêu cầu TLS 1.2 trở lên. Hệ điều hành và ứng dụng thư quá cũ không đáp ứng chuẩn này sẽ không kết nối được; khi đó bạn nâng cấp thiết bị hoặc dùng webmail.

Điều 6. Dùng hộp thư trên nhiều thiết bị

Chọn sai chuẩn kết nối là nguyên nhân mất thư phổ biến nhất. Đọc kỹ khoản 6.3 trước khi cấu hình POP trên bất kỳ thiết bị nào.

6.1 Chọn chuẩn kết nối. Hai chuẩn hoạt động khác nhau về bản chất:

So sánh chuẩn kết nối IMAP và POP
	IMAP	POP
Thư lưu ở đâu	Trên máy chủ, thiết bị chỉ xem	Tải về thiết bị
Nhiều thiết bị	Đồng bộ hai chiều	Không đồng bộ, mỗi máy một bản riêng
Thư mục	Đồng bộ toàn bộ thư mục	Chỉ tải Hộp thư đến
Xoá trên thiết bị	Xoá luôn trên máy chủ	Tuỳ cấu hình, có thể xoá trên máy chủ
Hợp với	Dùng thư trên điện thoại và máy tính cùng lúc	Lưu thư lâu dài trên một máy duy nhất

Cả hai chuẩn đều dùng cổng SSL/TLS nêu tại khoản 5.2.

6.2 Dùng nhiều thiết bị thì chọn IMAP. Thư nằm trên máy chủ, mọi thiết bị thấy cùng một trạng thái. Đọc thư trên điện thoại thì máy tính cũng thấy đã đọc. Đây là cấu hình khuyến nghị cho phần lớn trường hợp.

6.3 Cấu hình POP. Ba điều phải biết trước.

Bật “giữ một bản sao trên máy chủ” và tắt tính năng tự động xoá thư trên máy chủ sau N ngày. Không bật thì thư tải hết về máy và không còn bản sao nào trên máy chủ. Máy hỏng là mất hết.
Chỉ cấu hình POP trên một máy duy nhất. Hai máy cùng dùng POP thì máy nào tải trước lấy hết thư, máy còn lại không thấy gì.
POP chỉ tải Hộp thư đến. Thư trong các thư mục khác, kể cả Thư đã gửi, không được tải về.

6.4 Đổi từ POP sang IMAP. Thư đã tải về máy bằng POP không tự quay lại máy chủ khi bạn đổi sang IMAP. Muốn giữ số thư cũ trên máy chủ, bạn cần chép thủ công từ thư mục trên máy vào hộp thư IMAP, hoặc nhờ đội kỹ thuật hướng dẫn trước khi đổi.

6.5 Xoá thư trên IMAP là xoá thật. Với IMAP, xoá thư trên điện thoại là xoá trên máy chủ, mọi thiết bị khác cũng mất thư đó. Thư vào thùng rác rồi bị dọn theo chu kỳ sẽ không lấy lại được. Xem Điều 7.

6.6 Dung lượng hộp thư khi dùng IMAP. Vì thư nằm trên máy chủ, hộp thư IMAP đầy dần theo thời gian. Hộp thư hết dung lượng thì không nhận được thư mới. Bạn dọn thư cũ, dọn thùng rác và thư mục Spam định kỳ, hoặc nâng gói.

6.7 Giới hạn trách nhiệm. BizMaC không can thiệp được vào dữ liệu email đã tải về máy tính cá nhân qua phần mềm bên thứ ba. Sự cố mất dữ liệu ở phía thiết bị của bạn nằm ngoài phạm vi hỗ trợ.

6.8 Giữ hộp thư hoạt động tốt. Mỗi lần xoá, chuyển hoặc gắn nhãn nên xử lý dưới 500 thư. Giữ số nhãn hoặc thư mục con dưới 500 và số thư trong Hộp thư đến dưới 20.000 để không làm chậm hộp thư.

Điều 7. Sao lưu và khôi phục dữ liệu email

Việc sao lưu dữ liệu email thuộc trách nhiệm của khách hàng. Cơ chế sao lưu ở phía hạ tầng nhằm khôi phục hệ thống khi có sự cố phần cứng, không phải dịch vụ sao lưu hộp thư cho từng khách hàng.

7.1 Trách nhiệm sao lưu. Bạn chủ động sao lưu dữ liệu email của mình. BizMaC không nhận trách nhiệm giữ hộ bản sao dữ liệu hộp thư, trừ khi bạn đăng ký dịch vụ sao lưu riêng và điều đó được ghi trong đơn hàng hoặc hợp đồng.

7.2 Cơ chế sao lưu hạ tầng. Hệ thống có cơ chế sao lưu định kỳ ở phía hạ tầng để phục hồi khi xảy ra sự cố phần cứng hoặc lỗi hệ thống. Cơ chế này bảo vệ hạ tầng ở mức toàn hệ thống, không bảo đảm phục hồi được dữ liệu của một hộp thư cụ thể tại một mốc thời gian cụ thể.

7.3 Những trường hợp BizMaC KHÔNG khôi phục dữ liệu. Các tình huống sau nằm ngoài phạm vi hỗ trợ, do nguyên nhân phát sinh từ phía người dùng:

Thư bị xoá bởi người dùng, dù vô tình hay cố ý, kể cả khi đã xoá khỏi thùng rác.
Thư mất do quy tắc (rules) hoặc bộ lọc của phần mềm bên thứ ba như Outlook, Thunderbird, ứng dụng thư trên điện thoại.
Thư đã tải hết về máy tính qua chuẩn POP mà không bật tính năng giữ bản sao trên máy chủ. Xem khoản 6.3.
Dữ liệu mất do thiết bị của bạn hỏng, bị nhiễm mã độc, hoặc do phần mềm thư trên thiết bị lỗi.
Dữ liệu mất do tài khoản bị truy cập trái phép vì mật khẩu của bạn bị lộ.
Hộp thư bị xoá theo yêu cầu của chính bạn hoặc của người quản trị tài khoản bên bạn.
Dữ liệu trên hộp thư của dịch vụ đã hết hạn và bị thu hồi theo quy định.

7.4 Yêu cầu khôi phục. Trường hợp cần khôi phục và dữ liệu còn nằm trong phạm vi bản sao lưu hạ tầng đang có, bạn gửi yêu cầu nêu rõ hộp thư và mốc thời gian. BizMaC kiểm tra khả năng thực hiện và trả lời. Việc khôi phục phụ thuộc bản sao lưu còn tồn tại tại thời điểm yêu cầu, không phải nghĩa vụ mặc định của dịch vụ, và có thể phát sinh phí theo từng trường hợp.

7.5 Can thiệp vào dữ liệu hộp thư. BizMaC không đọc, không sửa và không di chuyển nội dung thư trong hộp thư của bạn. Yêu cầu can thiệp vào dữ liệu hộp thư chỉ được xử lý khi có đề nghị bằng văn bản từ người có thẩm quyền của tổ chức đứng tên dịch vụ, và trong phạm vi kỹ thuật cho phép.

7.6 Dữ liệu sau khi chấm dứt dịch vụ. Dịch vụ chấm dứt hoặc hết thời gian ân hạn thì hộp thư và toàn bộ dữ liệu bên trong được thu hồi. Bạn tải dữ liệu về trước thời điểm đó. Phần đã thu hồi không khôi phục lại được.

7.7 Khuyến nghị. Hộp thư chứa dữ liệu quan trọng nên cấu hình IMAP để giữ thư trên máy chủ, đồng thời tự sao lưu định kỳ về thiết bị hoặc dùng dịch vụ sao lưu riêng. Tổ chức có yêu cầu lưu trữ thư theo quy định nội bộ hoặc pháp luật nên trao đổi trước khi triển khai để chọn phương án phù hợp.

Điều 8. Email dùng chung (mailBus)

mailBus chạy trên hạ tầng email dùng chung: nhiều tên miền chia sẻ cùng dải IP gửi thư. Hạn mức dưới đây giữ độ tin cậy của dải IP cho toàn bộ khách hàng.

8.1 Hạn mức gửi áp dụng cho mọi gói mailBus:

Hạn mức gửi của dịch vụ email mailBus
Hạn mức	Giới hạn
Gửi mỗi ngày trên một tài khoản	350 email
Gửi mỗi ngày trên một tên miền	1.200 – 2.000 email
Kích thước thư kèm tệp đính kèm	30 MB

8.2 Cách tính người nhận. Nhóm phân phối (mailing list) lưu trong sổ địa chỉ của tổ chức được tính là một người nhận. Nhóm lưu trong danh bạ riêng của hộp thư thì từng thành viên được tính riêng.

8.3 Tốc độ gửi. Ngoài hạn mức theo ngày, hệ thống giới hạn số thư gửi trong một khoảng thời gian ngắn để một người gửi không chiếm hết tài nguyên. Gửi vượt tốc độ cho phép, thư bị từ chối và bạn cần gửi lại.

8.4 Hộp thư đầy. Hộp thư hết dung lượng thì không gửi và không nhận được thư. Bạn theo dõi dung lượng và dọn hộp thư hoặc nâng gói khi cần.

Điều 9. Email server riêng (mailUltra)

mailUltra dùng IP riêng, không chia sẻ dải IP với khách hàng khác. Hạn mức gửi cao hơn và tuỳ chỉnh được, đổi lại uy tín IP phụ thuộc hoàn toàn vào cách bạn sử dụng.

9.1 Hạn mức gửi của mailUltra:

Hạn mức gửi của dịch vụ email server riêng mailUltra
Hạn mức	Giới hạn
Gửi mỗi ngày trên một tài khoản	Từ 350 email, tuỳ chỉnh được
Gửi mỗi ngày trên một tên miền	Từ 2.000 email, tuỳ chỉnh được
Kích thước thư kèm tệp đính kèm	Từ 30 MB, tuỳ chỉnh được

Mức tuỳ chỉnh cụ thể được thống nhất khi triển khai và ghi trong hợp đồng.

9.2 IP riêng và danh sách đen. Với dịch vụ dùng IP riêng, BizMaC không đổi sang IP khác khi IP bị đưa vào danh sách đen. Bạn cần tự xử lý nguyên nhân trên máy chủ của mình: làm sạch mã độc, tệp nhiễm, liên kết lừa đảo, chặn nguồn gửi thư rác. Sau khi nguyên nhân được xử lý, các tổ chức chống spam thường tự gỡ IP khỏi danh sách sau một thời gian. Muốn gỡ nhanh hoặc đổi IP thì phát sinh phí.

9.3 Trách nhiệm quản trị. Bạn quản lý cấu hình email server và các tài khoản bên trong. BizMaC bảo đảm phần hạ tầng, IP và kết nối mạng.

Điều 10. Nhận thư và email đi kèm Hosting

10.1 Hạn mức nhận thư. Kích thước thư nhận được và số thư lưu trữ phụ thuộc dung lượng gói bạn đăng ký. Thư vượt dung lượng còn trống sẽ không nhận được.

10.2 Hạn mức của bên gửi và bên nhận. Một thư đi qua hai hạn mức: hạn mức gửi của bên gửi và hạn mức nhận của bên nhận. Thư vượt bất kỳ hạn mức nào cũng bị trả về, dù hộp thư còn dung lượng. Đây là lý do thư 40 MB gửi được từ hộp thư này nhưng bên kia không nhận được.

Hạn mức do các nhà cung cấp phổ biến công bố, để bạn đối chiếu khi cần:

Hạn mức kích thước thư của các dịch vụ email phổ biến
Dịch vụ	Gửi	Nhận
Gmail cá nhân	25 MB	50 MB
Google Workspace	Do người quản trị của tổ chức đặt
Microsoft 365 · Outlook	35 MB mặc định	36 MB mặc định
Yahoo Mail	25 MB	25 MB
mailBus	30 MB	Theo dung lượng còn trống của hộp thư
mailUltra	Từ 30 MB, tuỳ chỉnh được	Theo dung lượng còn trống của hộp thư

10.3 Cách gửi tệp lớn. Tệp vượt hạn mức thì tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây rồi gửi liên kết chia sẻ. Cách này không phụ thuộc hạn mức của bên nhận và không làm nặng hộp thư hai bên.

Số liệu trong bảng do chính các nhà cung cấp đó công bố và có thể thay đổi bất kỳ lúc nào. BizMaC nêu để bạn tham khảo, không chịu trách nhiệm về hạn mức của dịch vụ bên thứ ba. Tổ chức dùng Microsoft 365 hoặc Google Workspace thì hạn mức thực tế do người quản trị của tổ chức đó đặt.

10.4 Email đi kèm gói Hosting. Email kèm hosting phục vụ nhu cầu cơ bản, giới hạn 100 email mỗi ngày cho toàn tên miền và dung lượng lưu trữ không vượt 800 MB. BizMaC không cam kết hiệu suất và độ ổn định cho email đi kèm hosting, vì:

IP máy chủ hosting dễ vào danh sách đen do website trên cùng máy có thể bị khai thác, chèn mã độc hoặc liên kết lừa đảo.
Tài nguyên và cấu hình máy chủ hosting được tối ưu cho website và cơ sở dữ liệu, không cho email.

Doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào thư nên dùng mailBus hoặc mailUltra. Xem thêm Quy định dịch vụ lưu trữ, Điều 7.