Bàn giao tên miền khi đổi đơn vị làm web: kiểm gì trước

Bàn giao tên miền là việc dễ bị bỏ qua nhất khi đổi đơn vị làm web. Mã nguồn còn dựng lại được, giao diện copy lại cũng xong trong 2 tới 3 tuần. Nhưng tên miền thì khác. Mất rồi là mất luôn địa chỉ khách quen đã gõ suốt nhiều năm. Bài này liệt kê 4 việc cần kiểm trước khi ký với đơn vị mới.

3 năm trước công ty ký hợp đồng thiết kế web, bên đó đăng ký tên miền hộ cho tiện. Giờ đổi đơn vị mới, hợp đồng cũ đã hết. Câu hỏi đầu tiên không phải web mới đẹp cỡ nào, mà là ai đang đứng tên tên miền.

Bàn giao tên miền cần kiểm những gì trước khi đổi đơn vị

Bàn giao tên miền đúng nghĩa là xác nhận đủ 4 việc. Ai đứng tên chủ thể. Ai vào được tài khoản quản lý. Ai đổi được bản ghi DNS. Ai biết ngày hết hạn. Thiếu 1 trong 4, tên miền vẫn chạy bình thường hôm nay. Nhưng rủi ro đã nằm sẵn đó.

4 việc cần xác nhận ngay khi bắt đầu đổi đơn vị

• Ai đứng tên chủ thể: tên công ty hay tên 1 cá nhân từng làm dịch vụ.
• Ai có tài khoản đăng nhập tại nhà đăng ký, email khôi phục thuộc về ai.
• Ai giữ quyền sửa bản ghi DNS, tức quyền đổi hướng website và email.
• Ngày hết hạn tên miền là ngày nào, ai chịu trách nhiệm gia hạn từ nay.

Ai đang đứng tên chủ thể tên miền là điểm quan trọng nhất

Chủ thể tên miền quyết định ai có quyền pháp lý với địa chỉ đó. Điều này quan trọng hơn việc ai trả phí gia hạn 1 năm 1 lần. Có công ty đăng ký đúng tên pháp nhân mình. Có công ty để đơn vị làm web đứng tên hộ, rồi quên chuyển lại. 2 kiểu này khác hẳn nhau khi có tranh chấp.

Cách kiểm nhanh nhất là tra WHOIS. Đây là dữ liệu công khai ghi ai đăng ký tên miền. 1 số tên miền bật ẩn thông tin. Lúc đó phải hỏi thẳng nhà đăng ký đang giữ hồ sơ. Chủ thể ghi tên người, không phải tên công ty, thì xử lý ngay. Đừng đợi người đó nghỉ việc mới lo.

3 dạng chủ thể hay gặp và mức rủi ro

• Chủ thể là chính công ty bạn: rủi ro thấp, chỉ cần xác nhận quyền truy cập tài khoản.
• Chủ thể là đơn vị làm web cũ: rủi ro trung bình, cần văn bản chuyển quyền trước khi họ ngừng hợp tác.
• Chủ thể là 1 cá nhân, kể cả nhân viên cũ công ty bạn: rủi ro cao nhất, nhất là khi người đó đã nghỉ việc.

Tài khoản tại nhà đăng ký và bản ghi DNS ai đang giữ

Vào được tài khoản quản lý tên miền quan trọng ngang việc đứng tên chủ thể. Tài khoản mới là nơi thao tác thật. Nhiều công ty đứng tên đúng. Nhưng tài khoản đăng nhập lại nằm ở hộp thư người đã nghỉ việc 2 hay 3 năm. Không vào được tài khoản thì đổi DNS hay gia hạn đều bế tắc.

Bản ghi DNS khai website chạy ở máy chủ nào, email đi qua đâu. Ai sửa được bản ghi này nắm quyền điều khiển thật. Quyền này tách biệt hẳn với quyền sở hữu trên giấy tờ. 1 số đơn vị làm web cũ quản lý DNS trong tài khoản riêng của họ. Khách hàng chưa từng đăng nhập vào dù chỉ 1 lần.

Cách xác nhận quyền truy cập còn nguyên vẹn

• Đăng nhập thử vào tài khoản tại nhà đăng ký bằng đúng email và mật khẩu hiện có.
• Kiểm email khôi phục mật khẩu còn dùng được, hay đã trỏ về hộp thư cũ không ai đọc.
• Mở mục quản lý DNS, xem bản ghi hiện tại có khớp nơi website và email đang chạy thật.
• Ghi lại toàn bộ bản ghi DNS đang có, trước khi đổi bất cứ thứ gì.

Ngày hết hạn tên miền và ai chịu trách nhiệm gia hạn

Tên miền hết hạn mà không ai gia hạn kịp là cách phổ biến số 1 khiến công ty mất địa chỉ đang dùng. Lúc đổi đơn vị làm web, trách nhiệm gia hạn dễ rơi vào khoảng trống. Bên cũ nghĩ đã xong. Bên mới nghĩ chưa tới lượt mình. Chưa ai thật sự nhận việc này.

Việc cần làm ngay là mở tài khoản. Xem ngày hết hạn hiển thị rõ ràng. Rồi chốt bằng văn bản ai là người theo dõi và thanh toán gia hạn từ nay. 1 dòng email xác nhận cũng đủ làm bằng chứng khi cần.

Chuyển tên miền sang nhà đăng ký khác cần chuẩn bị gì

Chuyển tên miền sang nhà đăng ký mới cần đúng 2 thứ. Mã xác thực do nhà đăng ký hiện tại cấp. Xác nhận đồng ý từ đúng người đứng tên chủ thể. Thiếu 1 trong 2 là bị từ chối ngay. Mỗi nhà đăng ký có quy trình và mốc thời gian riêng. Việc cụ thể phải làm trực tiếp với họ.

Cơ chế luôn cần sự đồng ý của đúng 1 người đứng tên, nên bước xác nhận chủ thể ở trên là điều kiện tiên quyết. Chủ thể chưa rõ thì việc xin mã xác thực cũng dừng lại ở đó.

Chuẩn bị trước khi liên hệ nhà đăng ký mới

• Xác nhận chủ thể tên miền đã đúng tên công ty, chưa đúng thì xử lý trước bước này.
• Mở khoá tên miền tại nhà đăng ký hiện tại nếu đang bật khoá chống chuyển.
• Yêu cầu mã xác thực từ nhà đăng ký hiện tại, thường gửi qua email đã đăng ký chủ thể.
• Chuẩn bị người có quyền xác nhận đồng ý chuyển, đúng người đứng tên trên hồ sơ.

Bên cũ không hợp tác hoặc người đứng tên đã nghỉ việc thì làm sao

Đây là 2 tình huống khó nhất khi đổi đơn vị làm web. Cả 2 đều xử lý được nếu công ty còn giữ chứng từ gốc. Bên cũ chậm phản hồi thường vì họ đang giữ vai chủ thể hộ. Họ sợ mất khoản thu phí duy trì 1 năm 1 lần. Người đứng tên đã nghỉ việc thì khó hơn, vì không còn ai liên lạc trực tiếp.

Cách xử lý bắt đầu từ hợp đồng dịch vụ ban đầu, nếu có ghi rõ tên miền thuộc quyền sở hữu khách hàng. Không có hợp đồng ghi rõ thì 1 hoá đơn thanh toán phí đăng ký cũng là bằng chứng. Công ty đã trả tiền suốt nhiều năm liền. Với người đã nghỉ việc, công ty liên hệ qua email công ty cũ hoặc qua bộ phận nhân sự để xin xác nhận bằng văn bản.

3 việc nên làm ngay khi rơi vào 2 tình huống trên

• Tìm lại hợp đồng hoặc hoá đơn cũ ghi rõ ai đứng tên và ai trả phí tên miền.
• Gửi yêu cầu bằng văn bản, ghi rõ mốc cần hoàn tất, tránh trao đổi miệng.
• Liên hệ nhà đăng ký hiện tại để hỏi quy trình xử lý khi chủ thể không hợp tác.

Câu hỏi thường gặp khi bàn giao tên miền lúc đổi đơn vị làm web

Tên miền mất là mất địa chỉ, không mua lại được

Mã nguồn, giao diện, nội dung website đều dựng lại được khi đổi đơn vị làm web. Tên miền thì khác. Mất rồi là mất luôn địa chỉ khách quen đã nhớ nhiều năm. Người khác đăng ký lại thì không đòi ngược được. 4 việc kiểm ở đầu bài, chủ thể, tài khoản, DNS, ngày hết hạn, nên làm trước khi ký với đơn vị mới. Không phải làm sau khi có sự cố.

Công ty muốn tự quản lý toàn bộ, không phụ thuộc đơn vị làm web nào nữa, có thể xem dịch vụ đăng ký tên miền đứng tên trực tiếp công ty, giá chỉ từ 210.000đ/năm. Website cần bảo mật kèm theo thì xem thêm chứng chỉ SSL cho website để hoàn tất phần hạ tầng cơ bản.