Bàn giao website: nhận đủ những gì mới gọi là xong
Bên thiết kế báo xong việc, ký biên bản xong là hết trách nhiệm. Bài này liệt kê 7 thứ phải cầm trong tay lúc đó, thiếu một thứ là sau này tự khoá chân mình.
3 năm sau ngày website chạy, công ty muốn đổi đơn vị vận hành. Gọi hỏi tài khoản quản lý tên miền. Bên cũ im 2 ngày rồi trả lời không tìm thấy. Không phải họ giấu. Lúc bàn giao chưa ai hỏi tới nó, biên bản chỉ ghi 1 dòng: đã hoàn thành, khách hàng xác nhận.
Bàn giao website không phải lúc site load được trên trình duyệt. Đó là lúc bạn cầm đủ thứ để tự vận hành, tự sửa, tự chuyển đi bất kỳ đâu mà không cần xin phép ai. Bài này liệt kê đúng 7 thứ đó. Mỗi thứ nói rõ vì sao cần, mất thì khổ ra sao.
Bàn giao website nhận đủ những gì mới gọi là hoàn tất
Đủ nghĩa là cầm 7 thứ: tài khoản tên miền, tài khoản hosting, mã nguồn, tài khoản CMS, tài khoản đo lường, file thiết kế gốc, hướng dẫn sử dụng. Thiếu 1 trong 7, site vẫn chạy nhưng bạn không kiểm soát được nó.
Khác nghiệm thu chức năng là kiểm site chạy đúng chưa, việc này kiểm quyền sở hữu và quyền truy cập. Hai việc khác hẳn nhau. Site chạy mượt mà thiếu tài khoản tên miền thì vẫn coi như đang ở nhà thuê.
Tài khoản quản trị tên miền: ai đứng tên, ai giữ
Nhiều đơn vị thiết kế đăng ký tên miền bằng email cá nhân của họ. Xong giao khách dùng mà không chuyển quyền sở hữu. Site chạy bình thường. Nhưng người đứng tên trên hệ thống đăng ký tên miền không phải công ty bạn.
Tự kiểm: đăng nhập được tài khoản quản lý DNS bằng email công ty. Đổi được bản ghi mà không cần gọi ai.
Đây là rủi ro nặng nhất trong 7 khoản. Đổi đơn vị vận hành mà không nắm tài khoản này, bạn không gia hạn được, không trỏ DNS sang máy chủ mới được. Nhẹ thì mất vài ngày chờ bên cũ hợp tác. Nặng thì mất luôn địa chỉ web nếu hết hạn mà không ai gia hạn kịp.
Tài khoản hosting: đăng nhập được panel chưa
Hosting là nơi mã nguồn nằm và chạy thật. Bàn giao đúng nghĩa là có tài khoản đăng nhập panel, đổi được mật khẩu, xem được dung lượng, tự backup khi cần. Không phải chỉ nhận 1 đường link xem site chạy ra sao.
Thiếu tài khoản hosting, việc nhỏ như thêm 1 trang mới hay đổi 1 tấm ảnh cũng phải nhờ bên cũ. Họ ngừng hỗ trợ, hoặc đóng cửa công ty, website đứng yên tại chỗ tới khi bạn tìm được cách vào lại.
Mã nguồn website: nhận file, không phải nhận link xem demo
Mã nguồn phải là bản tải về được. Đủ cả phần giao diện lẫn phần xử lý phía sau nếu site có đặt hàng, đăng nhập, quản lý dữ liệu. 1 file nén gửi qua email hoặc 1 link tải trên Drive là đủ, miễn thật sự cầm được, không chỉ xem code hiển thị trên trình duyệt.
Tự kiểm: mở file ra, thấy đủ cấu trúc thư mục. Không phải bản rút gọn thiếu file cấu hình.
Không phải mã nguồn nào cũng giao dạng file mở, và điều đó bình thường. Nhiều đơn vị dùng CMS tự viết, phần lõi được mã hoá theo chuẩn riêng. Đó là bản quyền thương mại của bên thiết kế, dùng để giữ toàn vẹn hệ thống và tránh bị bán lại. Hợp pháp, và có từ lâu.
Nên câu hỏi đúng không phải "có giao hết code không". Đòi phần lõi dùng chung cho nhiều khách là đòi thứ người ta không giao được. Câu hỏi đúng là ranh giới mã hoá nằm ở đâu.
Mã hoá phần lõi: bình thường. Mã hoá luôn giao diện riêng, nội dung, dữ liệu của chính bạn: bất thường. Phần bạn trả tiền đặt làm riêng thì phải mở.
Bốn câu hỏi trước khi ký:
- Phần nào mã hoá, phần nào mở? Ghi vào hợp đồng, đừng nghe nói miệng.
- Đổi hosting thì giấy phép có đi theo không? Mã nguồn mã hoá cần đúng bộ giải mã trên máy chủ mới chạy, nên hỏi trước cho chắc.
- Dữ liệu export ra có đọc được không? Bài viết, sản phẩm, đơn hàng phải ra định dạng dùng được, không phải khối mã hoá mở ra không xem được.
- Hết hạn bảo trì, site còn chạy không? Có bên nào giữ hộ mã nguồn để phòng trường hợp đơn vị thiết kế ngừng kinh doanh không?
Trả lời rõ 4 câu này thì mã hoá không phải vấn đề. Vòng vo chỗ nào, hỏi kỹ chỗ đó.
Site xây trên nền tảng mã nguồn mở như WordPress còn đỡ, cài lại phần lõi không khó. Nhưng phần giao diện riêng, phần tính năng đặt làm theo yêu cầu thì mất là mất thật. Không phục dựng lại được nếu thiếu hỗ trợ từ bên cũ. Làm lại từ đầu tốn ngang 1 dự án mới.
Tài khoản quản trị CMS và công cụ đo lường
Tài khoản CMS dùng hàng ngày: đăng bài, sửa giá, thêm sản phẩm. Bàn giao đủ nghĩa là có tài khoản quyền cao nhất, không phải tài khoản biên tập bị giới hạn. Đổi mật khẩu ngay sau khi nhận, vì bên thiết kế cũng biết mật khẩu ban đầu.
Công cụ đo lường lưu lịch sử khách vào site: từ đâu tới, xem trang nào lâu. Dữ liệu tích luỹ theo thời gian, càng lâu càng có giá trị cho marketing. Tài khoản phải đứng tên công ty, không phải tài khoản cá nhân của người làm dự án.
Mất quyền vào công cụ đo lường, bạn không mất website nhưng mất trắng lịch sử dữ liệu đã tích luỹ. Đơn vị mới phải đo lại từ đầu. Không so sánh được trước và sau khi đổi.
File thiết kế gốc và hướng dẫn sử dụng: 2 thứ hay bị quên
File thiết kế gốc, thường là Figma hoặc PSD, không ảnh hưởng site có chạy hay không. Nhưng cần khi muốn sửa giao diện sau này mà không phải vẽ lại từ đầu bằng cách chụp màn hình. Đơn vị làm mới nhìn vào file gốc để hiểu đúng ý đồ ban đầu, đỡ vài buổi trao đổi.
Chuẩn bị làm website mới, muốn tránh thiếu sót lúc bàn giao?
BizMaC làm cả thiết kế lẫn hạ tầng. Biên bản bàn giao ghi rõ từng tài khoản, kèm mã nguồn và hướng dẫn sử dụng, không phải chờ hỏi mới đưa.
Hướng dẫn sử dụng CMS là thứ bị coi nhẹ nhất trong 7 khoản. Nhưng lại là thứ nhân sự cần ngay tuần đầu tiên: đăng bài ở đâu, thêm sản phẩm thế nào, ai được cấp quyền gì. Thiếu tài liệu này, mỗi việc mới lại phải gọi hỏi bên thiết kế, dù việc đó chỉ mất 2 phút nếu có sẵn hướng dẫn.
Bảng tổng hợp 7 thứ phải nhận khi bàn giao website
| Nhận gì | Dạng gì | Thiếu thì sao |
|---|---|---|
| Tài khoản quản trị tên miền | Đăng nhập trang quản lý DNS, đứng tên công ty | Không gia hạn được, không đổi đơn vị được, mất địa chỉ web |
| Tài khoản hosting | Đăng nhập panel, quyền đổi mật khẩu | Không tự sửa, không tự backup, phụ thuộc hoàn toàn vào bên cũ |
| Mã nguồn website | File tải về đầy đủ, không phải link xem demo | Mất là làm lại từ đầu, tốn ngang 1 dự án mới |
| Tài khoản quản trị CMS | Tài khoản quyền cao nhất, đổi được mật khẩu | Không tự đăng bài, sửa giá, thêm sản phẩm |
| Tài khoản công cụ đo lường | Đứng tên công ty, không phải tài khoản cá nhân | Mất lịch sử dữ liệu khách hàng đã tích luỹ |
| File thiết kế gốc | File Figma hoặc PSD, không phải ảnh chụp màn hình | Sửa giao diện sau này phải vẽ lại từ đầu |
| Hướng dẫn sử dụng | Tài liệu hoặc video, ghi rõ thao tác cơ bản | Việc 2 phút cũng phải gọi hỏi bên thiết kế |
Đối chiếu đủ 7 dòng này lúc nghiệm thu, trước khi ký. Thiếu dòng nào thì yêu cầu bổ sung ngay. Đừng ký trước rồi đòi sau. Mốc bàn giao chính thức nên ghi rõ trong hợp đồng thiết kế web, không nói miệng.
Câu hỏi thường gặp về bàn giao website
Bàn giao website xong bao lâu thì nên đổi hết mật khẩu
Ngay trong ngày. Bên thiết kế đã tạo và biết mật khẩu gốc của tài khoản hosting và CMS. Đổi ngay tránh rủi ro về sau, kể cả khi 2 bên đang hợp tác tốt.
Website làm trên nền tảng dựng sẵn có cần nhận mã nguồn không
Vẫn cần, khái niệm khác thôi. Nền tảng dựng sẵn thường không cho tải mã nguồn thô. Thay vào đó cần tài khoản quản trị đứng tên công ty và quyền xuất dữ liệu, như sản phẩm hoặc bài viết, khi muốn chuyển đi.
Không có file thiết kế gốc thì có làm lại website được không
Được, nhưng tốn thêm thời gian. Đơn vị mới phải đo lại giao diện từ site đang chạy, dựng lại file thiết kế từ đầu thay vì chỉnh trên file có sẵn. Vài buổi làm việc phát sinh chỉ vì thiếu 1 file.
Đơn vị thiết kế cũ không chịu giao tài khoản tên miền thì làm sao
Kiểm lại hợp đồng đã ký, phần quyền sở hữu tài sản sau bàn giao. Hợp đồng ghi rõ mã nguồn và tài khoản thuộc khách hàng là căn cứ để yêu cầu. Trường hợp không rõ ràng thì cần người có chuyên môn pháp lý hỗ trợ, bài này không thay thế tư vấn đó.
Thiếu thứ nào là khổ về sau
7 khoản trên không khoản nào thừa. Thiếu tài khoản tên miền khổ nặng nhất, vì mất luôn địa chỉ web. Thiếu mã nguồn khổ tốn kém nhất, vì làm lại ngang 1 dự án mới. Còn lại đều gây phiền, chỉ khác mức độ.
Cách chắc nhất: đối chiếu đủ 7 dòng trong bảng trên trước khi ký biên bản, không hỏi lại sau đó. Đang tìm đơn vị thiết kế website doanh nghiệp mới thì hỏi thẳng ngay lúc báo giá xem biên bản bàn giao có ghi đủ các khoản này không. Đỡ tranh cãi lúc kết thúc dự án.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
