Bảng theo dõi hạn dịch vụ: gom hết số vào một trang giấy
Tên miền một hạn, hosting một hạn, SSL một hạn, email một hạn. Gom cả 4 vào một bảng duy nhất, đỡ phải nhớ rải rác ở 4 nơi khác nhau.
Tên miền hết hạn tháng 3. Hosting hết hạn tháng 6. SSL hết hạn mỗi 90 ngày. Ba mốc này nằm ở 3 nơi khác nhau. Mỗi nhà cung cấp gửi thư nhắc vào một hộp thư riêng. Một trong số đó thuộc về người đã nghỉ việc 2 năm trước. Cách chữa không phức tạp: dựng một bảng theo dõi hạn dịch vụ duy nhất, ai mở ra cũng thấy.
Vì sao nhắc tự động của nhà cung cấp không đủ
Thư nhắc vẫn gửi đúng ngày. Nhưng tới tay ai thì không ai kiểm soát được. 3 lỗ hổng lặp lại ở gần hết doanh nghiệp nhỏ: thư vào hộp rác, thư gửi cho người cũ, và 4 dịch vụ báo qua 4 kênh khác nhau.
- Thư vào mục rác. Bộ lọc xếp thư nhắc gia hạn chung nhóm với thư quảng cáo. Tiêu đề na ná nhau. Rơi vào đó là coi như không ai đọc.
- Gửi cho người đã nghỉ việc. Tên miền đăng ký năm 2019 bằng email của 1 bạn IT. Người đó nghỉ 2 năm rồi. Tài khoản mail vẫn tồn tại, vẫn nhận thư, chỉ là không ai mở.
- 4 dịch vụ, 4 kênh báo riêng. Nhà đăng ký tên miền gửi email. Hosting báo trong control panel. SSL cảnh báo qua 1 hệ thống riêng. Email server thường im lặng tới lúc hết hạn thật. Không ai đứng giữa để nhìn cả 4 cùng lúc.
Ghép 3 lỗ hổng lại là hiểu ngay vấn đề. Gia hạn không khó. Cái khó là không ai biết cái gì sắp hết hạn. Bài quên gia hạn tên miền đã nói kỹ hậu quả từng giai đoạn cho riêng tên miền. Bài này gom cả 4 loại dịch vụ vào 1 bảng theo dõi.
Bảng theo dõi hạn dịch vụ cần những cột nào
Một bảng đủ dùng cần đúng 7 cột. Thiếu cột nào thì bảng đẻ ra câu hỏi phụ. Thừa cột thì không ai chịu cập nhật vì mất thời gian. Bảng tính, giấy in, hay phần mềm quản lý đều dùng được, miễn giữ đủ 7 cột này.
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần cột này |
|---|---|---|
| Dịch vụ | Tên miền, hosting, SSL, email, hay dịch vụ khác | Không phân loại thì bảng dài mà rối, không tra nhanh được |
| Nhà cung cấp | Tên đơn vị đang cung cấp dịch vụ đó | Gia hạn phải biết gọi ai, nhất là khi người cũ đã nghỉ |
| Ngày hết hạn | Ngày cụ thể, không ghi "khoảng tháng 6" | Mốc mơ hồ là nguồn gốc của việc để trễ |
| Ai phụ trách | Tên người theo dõi và xử lý khi tới hạn | Không có tên thì mặc định không ai làm |
| Ai trả tiền | Người hoặc bộ phận duyệt chi phí gia hạn | Nhớ ra hạn mà không có quyền duyệt tiền thì vẫn kẹt |
| Tự động gia hạn | Có hoặc không, ghi rõ | Tưởng tự động mà thật ra chưa bật là lỗi phổ biến nhất |
| Nơi lưu tài khoản | Tên trình quản lý mật khẩu hoặc nơi lưu, không ghi mật khẩu | Người phụ trách vắng mặt, người khác vẫn biết đường tìm |
Không ghi mật khẩu vào bảng này. Cột cuối chỉ ghi tên nơi lưu. Ví dụ tên trình quản lý mật khẩu của công ty, hoặc tên người giữ chìa khoá đăng nhập. Bảng này thường nhiều người xem. Có khi dán lên tường, có khi gửi qua email nội bộ. Mật khẩu nằm trong đó là rủi ro không đáng. Tách hẳn sang 1 hệ thống quản lý mật khẩu riêng.
Đang gom lại danh sách tên miền và SSL sắp hết hạn?
Chứng chỉ SSL của BizMaC có 4 mức xác thực từ 200.000đ/năm, cấp trong ngày. Kỹ thuật hỗ trợ cài đặt và bật HTTPS, không phải tự mò.
Ai giữ bảng và ai cập nhật
Một bảng có chủ mới sống lâu. Không có chủ thì file nằm im từ lúc tạo. 6 tháng sau mở ra toàn thông tin cũ. Cần tách rõ 2 vai: người giữ bản gốc, và người được quyền sửa.
- 1 người giữ bản gốc. Không phải người này tự tay gia hạn hết. Người này biết bảng nằm ở đâu và ai đang có quyền sửa. Doanh nghiệp dưới 20 người thường để chủ hoặc quản lý vận hành giữ vai này.
- Người phụ trách từng dịch vụ tự cập nhật dòng của mình. Đổi nhà cung cấp hosting thì tự sửa dòng hosting. Không cần chờ người giữ bản gốc làm hộ.
- Cập nhật ngay khi có thay đổi. Không đợi tới kỳ rà định kỳ. Đổi nhà cung cấp, đổi người phụ trách, bật tự động gia hạn: sửa bảng trong ngày. Để lâu là quên.
Lịch rà: rà lúc nào và ai đứng ra nhắc
Bảng lập ra mà không ai mở lại thì cũng vô dụng như không có bảng. Cần 1 lịch rà cố định. Không phụ thuộc vào việc có ai nhớ ra hay không.
- Rà mỗi tháng 1 lần. Chọn 1 ngày cố định, ví dụ mùng 1. Cố định ngày thì việc rà thành thói quen, không còn là việc "khi nào rảnh thì làm".
- Người phụ trách chính đứng ra nhắc. Không chờ hệ thống nhắc hộ. Mở bảng, nhìn cột ngày hết hạn, đánh dấu dịch vụ nào rơi vào 60 ngày tới.
- Dịch vụ còn dưới 30 ngày thì báo ngay người trả tiền. Không đợi buổi rà tháng sau. Đệm 2 tới 3 tuần là đủ để xử lý cả duyệt chi lẫn gia hạn thật.
- Gia hạn xong, cập nhật lại ngày hết hạn mới ngay trong buổi rà đó. Để qua hôm sau dễ quên mất chưa sửa.
Thứ hay bị bỏ sót khi lập bảng lần đầu
Bảng lập lần đầu thường thiếu vài dòng. Không phải vì cẩu thả. Vì những thứ này không nằm trong danh sách hoá đơn hàng tháng.
- Tên miền phụ. Một tên miền để redirect. Một tên miền cho chiến dịch marketing đã xong. Một tên miền phòng hờ đối thủ đăng ký mất. Những cái này ít khi nằm trong danh sách chính. Hết hạn xong không ai nhớ từng có nó.
- Dịch vụ mua lẻ 1 lần. Một số gói mua theo năm không tự nhắc lại. Bản chất giao dịch là 1 lần, không phải thuê bao định kỳ. Qua năm sau nhìn lại mới biết dịch vụ đã dừng từ lâu.
- Gói dùng thử đã chuyển sang trả phí. Đăng ký thử 14 hoặc 30 ngày, quên huỷ. Thẻ công ty bị trừ tiền đều mỗi tháng. Chiều ngược lại cũng có: tưởng đã trả phí nhưng dùng thử đã hết hạn từ tháng trước. Dịch vụ ngừng lúc nào không ai để ý.
Việc cần làm ngay khi lập bảng lần đầu
Đừng chờ gom đủ 100% thông tin mới bắt đầu ghi. Cách đó kéo dài vô thời hạn. Luôn có 1 dịch vụ nào đó chưa tra ra ngày hết hạn chính xác.
- Liệt kê hết những gì nhớ được trong 1 buổi. Kể cả khi thiếu vài cột. Ghi tạm "chưa rõ" ở ô ngày hết hạn còn hơn bỏ trống cả dòng. Dòng bị bỏ hẳn coi như dịch vụ đó không tồn tại trong bảng.
- Hỏi thêm 2 tới 3 người từng phụ trách IT hoặc website. Kể cả người đã chuyển bộ phận khác. Họ thường nhớ ra vài dịch vụ không ai khác biết.
- Đối chiếu hoá đơn hoặc sao kê thẻ 12 tháng gần nhất. Tìm khoản chi định kỳ chưa có dòng tương ứng trong bảng.
- Bổ sung dần trong vài tuần đầu. Không cần hoàn chỉnh ngay ngày đầu. Bảng có 80% thông tin và đang chạy vẫn hữu ích hơn bảng lý tưởng chưa từng ra đời.
Bảng theo dõi hạn dịch vụ nên làm bằng công cụ gì?
Bảng tính, giấy in, hay phần mềm quản lý đều dùng được. Quan trọng là giữ đủ 7 cột và có người cập nhật. Không phải công cụ đắt tiền mới hiệu quả.
Có cần ghi số điện thoại hỗ trợ của từng nhà cung cấp không?
Không bắt buộc, nhưng thêm được thì tốt. Cột nhà cung cấp đủ để tra ra thông tin liên hệ khi cần. Thêm số điện thoại chỉ tiết kiệm thêm 1 bước tìm kiếm.
Doanh nghiệp dưới 10 người có cần bảng này không?
Có. Doanh nghiệp càng nhỏ càng dễ chỉ 1 người biết hết mọi tài khoản. Người đó nghỉ phép hoặc nghỉ việc là cả công ty mất dấu toàn bộ dịch vụ số đang dùng.
Bảng này có thay được hồ sơ tài sản số không?
Không. Bảng này chỉ tập trung vào ngày hết hạn và việc gia hạn. Muốn ghi đầy đủ mọi tài khoản, mọi công cụ doanh nghiệp đang dùng thì cần 1 hồ sơ tài sản số riêng, phạm vi rộng hơn nhiều.
Một trang giấy đỡ được nhiều lần quên
4 loại dịch vụ, 4 hạn khác nhau, 4 kênh nhắc khác nhau. Đó là lý do 1 doanh nghiệp nhỏ vẫn để website sập dù thư nhắc đã gửi đúng ngày. Gom hết vào 1 bảng. Giao 1 người giữ bản gốc. Rà mỗi tháng 1 lần. Vậy là tránh được phần lớn sự cố loại này.
Cần tra cứu hoặc gia hạn tên miền đang dùng, hoặc xem thêm chứng chỉ SSL cho website công ty, đội kỹ thuật BizMaC hỗ trợ kiểm tra và xử lý ngay khi cần.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
