Quy cách nội dung website: số chữ, khổ ảnh, ai duyệt, bao lâu

Một website doanh nghiệp trung bình cần khoảng 15 – 20 trang nội dung: trang chủ, giới thiệu, năm đến tám trang dịch vụ, liên hệ và vài trang chính sách. Chuẩn bị nội dung website trước khi thiết kế nghĩa là gom đủ chữ, ảnh, logo và thông tin liên hệ cho từng trang đó, trước khi đơn vị thiết kế bắt tay dựng giao diện website. Thiếu một khoản nào, tiến độ dự án chững lại ngay từ bước đầu tiên.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ nội dung là việc của bên thiết kế, chỉ cần duyệt bản nháp là xong. Thực tế ngược lại: đơn vị thiết kế dựng giao diện website quanh nội dung có sẵn, không tự bịa mô tả sản phẩm hay số liệu công ty. Nội dung rõ ràng ngay từ đầu còn giúp tỷ lệ chuyển đổi từ khách ghé thăm sang khách để lại liên hệ cao hơn, vì trang không phải chờ chỉnh sửa nhiều vòng sau khi đã lên khung.

Trang chủ và trang giới thiệu cần bao nhiêu chữ

Trang chủ chỉ cần 150 – 300 từ, viết ngắn để người đọc nắm được công ty làm gì trong vài giây đầu. Trang giới thiệu dài hơn, khoảng 400 – 600 từ, đủ chỗ kể lịch sử thành lập, giá trị cốt lõi và đội ngũ mà không lan man sang nội dung của trang dịch vụ.

Theo nghiên cứu hành vi đọc web của Nielsen Norman Group, người dùng trung bình chỉ đọc khoảng 20 – 28% số chữ trên một trang, phần còn lại họ lướt qua tiêu đề và đoạn in đậm. Viết trang chủ dài hơn 500 từ dồn chữ mà không ai đọc hết, còn khiến trang tải chậm hơn không cần thiết. Đặt từ khoá chính ngay dòng đầu cũng giúp trang chuẩn SEO hơn khi công cụ tìm kiếm quét nội dung.

Công ty chưa hình dung được các bước làm việc, có thể xem trước quy trình thiết kế website 6 bước để biết nội dung cần nộp ở mốc nào trong tiến độ chung.

Trang dịch vụ và trang sản phẩm cần ảnh khổ nào

Ảnh trang dịch vụ nên khổ ngang 1200x800px, ảnh sản phẩm khổ vuông 1000x1000px để hiển thị đều trong lưới, còn ảnh banner đầu trang cần khổ 1920x800px cho màn hình lớn. Gửi đúng khổ giúp đơn vị thiết kế không phải crop lại, tránh ảnh bị vỡ nét khi phóng to trên màn hình rộng.

Mỗi trang dịch vụ cần tối thiểu ba đến năm ảnh: một ảnh đại diện, ảnh chi tiết quy trình hoặc sản phẩm, và ảnh ngữ cảnh sử dụng thực tế. Trang sản phẩm bán hàng cần thêm ảnh góc nghiêng và ảnh cận cảnh chất liệu, đủ để khách xem mà không cần hỏi thêm trước khi đặt hàng. Nội dung nhóm này thường viết chung với các trang trong dịch vụ thiết kế website doanh nghiệp, nên gom vào cùng một file thay vì gửi rời rạc từng trang.

Ảnh minh họa lấy ở đâu để không dính bản quyền

Ảnh chụp thật tại công ty hoặc do nhiếp ảnh gia thuê riêng là an toàn nhất về bản quyền. Ảnh tải từ Google hoặc lấy nguyên từ website đối thủ đều có rủi ro vi phạm, vì phần lớn ảnh trên mạng thuộc quyền sở hữu của người đăng ban đầu, không phải ảnh miễn phí để dùng cho mục đích thương mại.

Cần ảnh minh họa nhanh mà chưa kịp chụp, nên chọn kho ảnh có giấy phép thương mại rõ ràng và lưu lại link nguồn cho từng tấm, phòng khi cần đối chiếu sau này. Ảnh do công cụ AI tạo ra cũng cần kiểm tra kỹ, vì một số công cụ vẫn xuất ảnh có hoa văn nền giả vẽ thẳng vào file, không phải nền trong suốt thật, đưa lên web sẽ lộ mảng caro xám phía sau nhân vật.

Theo tài liệu định dạng ảnh WebP của Google, ảnh WebP nhỏ hơn khoảng 25 – 34% so với JPEG cùng chất lượng hiển thị. Gửi ảnh gốc định dạng JPG hoặc PNG cho đơn vị thiết kế là đủ, việc nén sang WebP để tối ưu tốc độ tải trang do bên kỹ thuật xử lý ở bước lập trình, công ty không cần tự chuyển đổi trước.

Ai duyệt nội dung và mất bao lâu trước khi bàn giao

Người duyệt nội dung nên là người nắm rõ nghiệp vụ, thường là chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng marketing, không giao cho nhân viên mới chưa hiểu sản phẩm. Một vòng duyệt nội dung trọn vẹn mất trung bình ba đến năm ngày làm việc, tính từ lúc bản nháp gửi đi đến lúc có phản hồi cuối cùng.

Doanh nghiệp có nhiều phòng ban nên gom góp ý về một đầu mối trước khi gửi cho đơn vị thiết kế. Mỗi phòng ban tự sửa trực tiếp trên file riêng khiến bản nội dung thành nhiều phiên bản khác nhau, đơn vị thiết kế không biết bản nào là bản chốt cuối cùng để lên khung trang.

Thiếu nội dung làm chậm tiến độ dự án bao nhiêu

Trang dịch vụ thiết kế website của BizMaC ghi rõ mốc landing page hoàn thành trong 1 – 2 tuần, website doanh nghiệp 2 – 3 tuần với gói mẫu và 4 – 6 tuần khi tùy biến giao diện. Những mốc này tính trên giả định nội dung đã sẵn sàng ngay từ bước khảo sát, không phải chờ giữa chừng mới bổ sung.

Dự án chờ nội dung thường phát sinh thêm một đến hai tuần mỗi lần công ty cần thời gian viết lại hoặc tìm ảnh. Kịch bản hay gặp nhất: trang sản phẩm bị bỏ trống vì chưa chụp ảnh xong, đơn vị thiết kế dựng khung rồi phải chờ, không dựng tiếp các trang phía sau vì bố cục phụ thuộc số lượng sản phẩm thật. Đây cũng là lý do chuẩn bị nội dung website luôn nên nằm trong danh sách việc cần làm trước khi ký hợp đồng thiết kế, không phải việc làm song song sau đó.

Sau khi website chạy, phần cập nhật nội dung định kỳ thuộc về dịch vụ quản trị website chứ không còn nằm trong phạm vi thiết kế ban đầu, và thường được báo giá riêng.

Bảng danh mục nội dung cần chuẩn bị theo từng loại trang

Mỗi loại trang cần một bộ nội dung khác nhau, gồm số chữ, số ảnh và khổ ảnh riêng. Bảng dưới đây liệt kê mức khuyến nghị cho năm loại trang phổ biến nhất trong một website doanh nghiệp, dùng làm checklist trước khi gửi cho đơn vị thiết kế.

Câu hỏi thường gặp về chuẩn bị nội dung website

Áp dụng vào công ty bạn ra sao

Bắt đầu bằng một file liệt kê từng trang website sẽ có, ghi cạnh mỗi trang số chữ cần viết và số ảnh cần chụp theo bảng ở trên. Giao một người chịu trách nhiệm duyệt nội dung cuối cùng, tránh để nhiều phòng ban sửa cùng lúc trên nhiều bản khác nhau.

Nội dung gọn và đúng khổ ảnh giúp quy trình thiết kế website minh bạch chạy đúng mốc thời gian đã báo, không phát sinh chờ đợi giữa chừng. Chưa chắc nên viết nội dung theo khuôn nào, có thể liên hệ BizMaC để được tư vấn cụ thể theo ngành hàng.