Nội dung website cần chuẩn bị: liệt kê theo từng trang

Một khung website làm trong 5–7 ngày là chuyện bình thường. Nhưng có dự án đứng khung xong rồi nằm im cả tháng, chỉ vì chờ khách gửi nội dung website: bài giới thiệu công ty, ảnh sản phẩm, mô tả dịch vụ. Đây là khâu làm chậm tiến độ nhiều nhất mà ít công ty lường trước khi ký hợp đồng.

Nội dung website cần chuẩn bị trước gồm bốn nhóm: thông tin công ty, danh sách sản phẩm kèm mô tả, ảnh thật (không lấy ảnh trên mạng), và thông tin liên hệ cùng trang chính sách. Chuẩn bị đủ bốn nhóm này trước khi ký hợp đồng, dự án mới chạy đúng lịch đã hẹn.

Vì sao dự án website hay kẹt ở khâu chờ nội dung

Đơn vị thiết kế dựng khung, chừa chỗ cho tiêu đề, mô tả, ảnh. Khách hàng nghĩ "để lát nữa gửi" rồi việc đó rơi xuống cuối danh sách ưu tiên, một tuần thành một tháng. Lịch của bên thiết kế đã xếp cho dự án tiếp theo, quay lại dự án cũ mất thêm thời gian khởi động.

Nguyên nhân gốc không phải khách hàng lười, mà là không ai nói rõ ngay từ đầu nội dung website gồm những gì. Nhiều công ty tưởng chỉ cần gửi vài dòng giới thiệu là đủ, tới lúc bên thiết kế hỏi mô tả từng sản phẩm, ảnh khổ bao nhiêu, mới cuống lên chuẩn bị.

Nội dung website cần chuẩn bị cho từng trang là gì

Mỗi trang trên website cần một loại nội dung khác nhau, không phải viết chung một đoạn văn rồi dán khắp nơi. Bảng dưới liệt kê nội dung cần có theo từng trang phổ biến trên một website doanh nghiệp, và ai phù hợp cung cấp phần đó.

Trang chủ nên ngắn gọn, chỉ nêu điều khách quan tâm nhất trong vài giây đầu. Trang sản phẩm mới là nơi cần mô tả chi tiết, vì đó là chỗ khách hàng ra quyết định mua hay không.

Danh sách sản phẩm và dịch vụ cần mô tả chi tiết ra sao

Mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ cần ít nhất tên gọi, mô tả 3–5 câu, thông số kỹ thuật nếu có, và ảnh minh hoạ. Mô tả sơ sài kiểu "sản phẩm chất lượng cao, giá tốt" không giúp khách hàng phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác.

Cách làm nhanh nhất là lập một file bảng tính, mỗi dòng một sản phẩm, các cột gồm: tên, mô tả ngắn, mô tả chi tiết, thông số, giá (nếu công khai), tên file ảnh tương ứng. Gửi nguyên file này cho bên thiết kế thay vì gửi rải rác qua tin nhắn, vì tin nhắn dễ thất lạc khi có hàng chục sản phẩm. Với công ty dịch vụ, thay "sản phẩm" bằng "gói dịch vụ": mỗi gói cần nêu rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện và điều kiện áp dụng.

Nội dung website phần ảnh cần chụp khổ bao nhiêu, định dạng gì

Ảnh dùng cho website nên chụp ở độ phân giải tối thiểu 1920x1080 cho ảnh banner, tối thiểu 1200x1200 cho ảnh sản phẩm vuông, sau đó bên thiết kế nén lại đúng kích thước hiển thị. Chụp ảnh nhỏ hơn kích thước cần hiển thị sẽ bị vỡ nét khi phóng to trên màn hình lớn.

Định dạng gốc gửi đi nên là JPG hoặc PNG chất lượng cao, chưa qua chỉnh sửa quá tay hay đóng logo chồng chéo. Bên thiết kế sẽ chuyển sang định dạng WebP khi đưa lên web vì file nhẹ hơn JPG cùng chất lượng, giúp trang tải nhanh hơn. Ảnh chụp sản phẩm nên chừa khoảng trống quanh chủ thể, không cắt sát mép, để bên thiết kế cắt lại đúng tỷ lệ khung mà không mất phần quan trọng.

Vì sao không nên lấy ảnh có sẵn trên mạng

Ảnh tải từ Google hoặc từ website khác thường thuộc quyền sở hữu của người chụp hoặc đơn vị đăng tải ban đầu, dùng lại mà không xin phép là vi phạm bản quyền hình ảnh. Đây là rủi ro pháp lý thật, mức độ xử lý tuỳ từng trường hợp và từng nền tảng lưu trữ ảnh gốc.

Ngoài rủi ro pháp lý, ảnh lấy trên mạng còn làm giảm độ tin cậy của website. Khách hàng tinh ý nhận ra ngay một tấm ảnh stock quen mặt xuất hiện trên nhiều website khác nhau, cảm giác công ty không có sản phẩm thật để chụp. Nếu chưa có ảnh sản phẩm chuyên nghiệp, nên dành một buổi chụp ảnh trước khi bắt đầu dự án, thay vì để bên thiết kế dựng khung xong rồi mới chờ ảnh.

Thông tin liên hệ và trang chính sách cần chuẩn bị gì

Thông tin liên hệ cần chính xác tuyệt đối vì đây là kênh khách hàng dùng để tìm tới doanh nghiệp: địa chỉ đúng theo giấy phép kinh doanh, số điện thoại đang hoạt động, email được kiểm tra thường xuyên, giờ làm việc thực tế. Sai một chi tiết nhỏ ở đây gây thiệt hại lớn hơn một câu mô tả sản phẩm chưa hay.

Trang chính sách (bảo hành, đổi trả, bảo mật thông tin) không bắt buộc phải dài, nhưng phải có với website bán hàng hoặc website thu thập thông tin khách hàng qua form. Nội dung chính sách nên do người phụ trách pháp lý hoặc quản lý cấp cao soạn, vì đây là cam kết công khai với khách hàng.

Tự viết nội dung website hay thuê người viết

Công ty có sẵn người hiểu rõ sản phẩm và viết được câu chữ mạch lạc thì tự viết là lựa chọn tiết kiệm và chính xác nhất. Việc cần làm là phân công rõ ai viết phần nào, đặt hạn nộp, và có một người tổng hợp để giữ giọng văn nhất quán giữa các trang.

Trường hợp không có người viết hoặc không có thời gian, thuê ngoài là hợp lý. Người viết thuê ngoài vẫn cần công ty cung cấp thông tin gốc: sản phẩm gồm những gì, điểm khác biệt so với đối thủ, khách hàng mục tiêu là ai. Thiếu nguyên liệu này, bài viết thuê ngoài chỉ chung chung, đọc giống mọi website khác trong cùng ngành.

Cách kết hợp thực tế: công ty tự viết thông tin sản phẩm và số liệu, thuê ngoài phần biên tập câu chữ và tối ưu cho công cụ tìm kiếm. Cách này giữ được độ chính xác mà vẫn có văn phong chuyên nghiệp.

Chuẩn bị nội dung theo thứ tự nào để không làm chậm tiến độ

Không cần chuẩn bị xong toàn bộ nội dung mới bắt đầu dự án. Chuẩn bị trước phần bên thiết kế cần sớm nhất, phần còn lại vừa làm vừa bổ sung.

1. Thông tin công ty và thông tin liên hệ (cần ngay từ buổi họp đầu tiên để bên thiết kế lên cấu trúc trang)
2. Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ kèm mô tả ngắn (cần trước khi dựng khung trang danh mục)
3. Ảnh sản phẩm và ảnh công ty (chụp song song lúc soạn nội dung, không chờ tới cuối)
4. Mô tả chi tiết từng sản phẩm (bổ sung dần trong lúc bên thiết kế dựng giao diện)
5. Trang chính sách và các trang phụ (hoàn thiện trước khi bàn giao, không cần ngay từ đầu)

Làm theo thứ tự này, dự án thiết kế website chạy song song giữa hai bên thay vì chờ nhau từng bước, rút ngắn thời gian từ lúc ký hợp đồng tới lúc website lên sóng.

Ghi nhanh trước khi giao nội dung cho bên thiết kế

Nội dung website chuẩn bị càng sớm, dự án thiết kế càng chạy đúng lịch. Ưu tiên chuẩn bị thông tin công ty, danh sách sản phẩm có mô tả, ảnh thật đúng khổ, và thông tin liên hệ chính xác trước khi ký hợp đồng. Phần còn lại vừa làm vừa bổ sung song song với tiến độ dựng khung, miễn là hai bên thống nhất trước ai chuẩn bị phần nào.