Hồ sơ tài sản số doanh nghiệp: mẫu điền một lần dùng lâu
Người phụ trách nghỉ việc, không ai biết tên miền đăng ký ở đâu. Mẫu hồ sơ ghi lại toàn bộ tài sản số, điền một lần, công ty dùng được nhiều năm.
Người phụ trách IT nghỉ việc thứ Sáu. Thứ Hai, tên miền công ty hết hạn. Không ai biết đăng ký ở đâu. Không ai biết đứng tên ai. Đây không phải chuyện hiếm. Đó là hệ quả khi hồ sơ tài sản số doanh nghiệp chỉ nằm trong đầu 1 người, không nằm trên giấy.
Không cần thuê thêm người. Cần đúng 1 tờ hồ sơ tài sản số. Nó liệt kê mọi thứ công ty đang thuê, đang mua trên Internet: tên miền, hosting, SSL, email, mã nguồn website. Điền 1 lần. Cập nhật định kỳ. Ai lên thay cũng đọc hiểu trong 10 phút.
Hồ sơ tài sản số doanh nghiệp là gì và vì sao cần
Hồ sơ tài sản số là 1 bảng liệt kê mọi tài khoản và dịch vụ số công ty đang dùng. Nó không đóng lại sau 1 lần ký nhận. Nó sống suốt vòng đời công ty, cập nhật định kỳ. Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với checklist bàn giao 1 lần.
Rủi ro xảy ra theo 3 cách. Một, người phụ trách nghỉ đột ngột. Hai, đơn vị thiết kế web cũ ngừng liên lạc, tài khoản họ đứng tên thành ngõ cụt. Ba, chính người trong công ty quên mật khẩu lẫn nơi đăng ký. Có hồ sơ, cả 3 tình huống đều xử lý được trong vài phút.
Hồ sơ tài sản số gồm những nhóm nào
5 nhóm cố định: tên miền, hosting và máy chủ, chứng chỉ SSL, hệ thống email, website cùng công cụ đi kèm. Mỗi nhóm ghi 4 thông tin: dịch vụ đang dùng, ai giữ tài khoản, hạn khi nào, cách gia hạn. Bảng chi tiết nằm ở dưới. Phần này chỉ nói nhanh vì sao từng nhóm hay bị bỏ sót.
Tên miền
Tài sản dễ mất kiểm soát nhất. Vì sao? Nó hay đứng tên cá nhân thay vì tên công ty. Tên miền .vn đăng ký mới ở BizMaC giá 210.000đ, gia hạn năm sau 460.000đ. Ai đứng tên trên hồ sơ WHOIS mới là người quyết định số phận tên miền. Không phải người trả tiền.
Hosting và máy chủ
Gói Linux Hosting hostStart của BizMaC khởi điểm 29.000đ mỗi tháng. Với máy chủ riêng, tài khoản quản trị panel là thứ hay thất lạc nhất mỗi lần đổi nhân sự kỹ thuật. Ghi rõ nhà cung cấp, tên gói, ai giữ quyền đăng nhập panel. Đừng chỉ ghi tên miền trỏ tới đâu.
Chứng chỉ SSL
SSL DV rẻ nhất ở BizMaC từ 200.000đ mỗi năm, cấp trong ngày. Giá không phải vấn đề chính. Vấn đề nằm ở cơ chế gia hạn. Chứng chỉ tự động gia hạn qua hosting, hay phải nhớ mua lại tay? Ghi rõ dòng này. Thiếu nó, hồ sơ chỉ là danh sách, không cảnh báo được rủi ro.
Email doanh nghiệp
Gói Email doanh nghiệp mailBus Pro cấp 25 hộp thư, giá 219.000đ mỗi tháng. Cần tách hẳn hạ tầng riêng thì có mailUltra Core, 569.000đ mỗi tháng, kèm IPv4 riêng. Ghi rõ ai là quản trị nền tảng email. Người này nắm quyền tạo và xoá hộp thư của cả công ty.
Website và công cụ khác
Mã nguồn nằm ở đâu, ai làm, tài khoản quản trị CMS thuộc về ai. Thêm nhóm hay bị quên: Google Analytics, tài khoản mạng xã hội, kho ảnh marketing. 3 thứ này không tốn tiền duy trì. Nhưng mất quyền truy cập thì phải làm lại từ đầu, mất thời gian hơn mất tiền.
| Loại tài sản | Thông tin cần ghi | Ai giữ | Hạn / chu kỳ |
|---|---|---|---|
| Tên miền | Nhà đăng ký, người đứng tên WHOIS, tài khoản quản lý DNS | Ghi tên người, email công ty | Ngày hết hạn, chu kỳ 1 năm |
| Hosting / máy chủ | Nhà cung cấp, tên gói, đường dẫn panel | Ghi tên người, email công ty | Ngày hết hạn hợp đồng |
| Chứng chỉ SSL | Loại DV/OV/EV, nhà cấp, có tự gia hạn không | Ghi tên người, email công ty | 90 ngày (Let's Encrypt) hoặc 1 năm |
| Email doanh nghiệp | Nền tảng, số hộp thư, tài khoản quản trị | Ghi tên người, email công ty | Chu kỳ tháng hoặc năm |
| Website, mã nguồn, CMS | Đơn vị làm, nơi lưu mã nguồn, tài khoản quản trị | Ghi tên người, email công ty | Rà mỗi năm 1 lần |
| Đo lường, mạng xã hội, kho ảnh | Tên công cụ, email đăng ký, ai có quyền admin | Ghi tên người, email công ty | Rà cùng đợt với website |
Không nhớ tên miền và SSL công ty đứng tên ai?
BizMaC tra giúp tình trạng tên miền, hạn SSL và tài khoản quản lý DNS hiện tại, kể cả khi dịch vụ đang thuê ở nơi khác.
Ai là người thay thế khi người phụ trách vắng mặt
Hồ sơ chỉ có tác dụng khi kèm tên 1 người thay thế cụ thể. Không ghi chức danh chung chung như "phòng IT". Ghi rõ họ tên, số điện thoại, mức quyền được làm. Chỉ xem thông tin? Hay được tự tay gia hạn, đổi cấu hình?
Doanh nghiệp dưới 20 người thường chỉ 1 người biết hết. Không cần tuyển thêm. Chọn thêm 1 người thứ 2, có thể là chủ doanh nghiệp hoặc kế toán. Người này không cần biết kỹ thuật. Chỉ cần biết hồ sơ nằm ở đâu và liên hệ ai khi khẩn cấp.
Lưu hồ sơ tài sản số ở đâu cho an toàn
Không lưu trong file chat Zalo hay Messenger. Tin nhắn trôi, khó tìm lại sau vài tháng. Không để 1 người giữ file trên máy cá nhân. Máy hỏng là mất trắng. Dùng 1 file dùng chung, phân quyền xem rõ ràng: Google Sheet nội bộ hoặc hệ thống quản trị tài liệu. Cho ít nhất 2 người quyền chỉnh sửa.
Rà lại hồ sơ mỗi 6 tháng 1 lần. Rà ngay khi có nhân sự phụ trách nghỉ việc. Bỏ qua bước này, hồ sơ cũ dần sai lệch. Hồ sơ sai còn nguy hiểm hơn không có hồ sơ. Nó tạo cảm giác an tâm giả.
Tuyệt đối không ghi mật khẩu vào hồ sơ này. Chỉ ghi nơi lưu mật khẩu, ví dụ tên phần mềm quản lý mật khẩu công ty đang dùng. Không ghi chuỗi mật khẩu thật. File hồ sơ thường được chia sẻ rộng hơn kho mật khẩu. Gộp chung 2 thứ là tự tạo lỗ hổng bảo mật lớn nhất trong cả quy trình.
Hồ sơ tài sản số khác gì checklist bàn giao website
Checklist bàn giao chỉ dùng 1 lần, lúc nhận website từ đơn vị thiết kế. Hồ sơ tài sản số bao trùm mọi dịch vụ số của công ty, không riêng website. Nó cập nhật liên tục suốt nhiều năm, không đóng lại sau khi ký nhận.
Công ty nhỏ dưới 10 người có cần làm hồ sơ này không
Cần. Công ty càng nhỏ càng dễ chỉ 1 người biết hết. Hồ sơ cho công ty nhỏ có thể gọn còn 1 trang. Miễn đủ 4 cột: loại tài sản, thông tin cần ghi, ai giữ, hạn.
Ai nên là người giữ quyền chỉnh sửa hồ sơ
Tối thiểu 2 người. 1 người kỹ thuật trực tiếp vận hành. 1 người quản lý, chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng, không cần biết kỹ thuật nhưng biết hồ sơ nằm ở đâu. Chỉ 1 người giữ là lặp lại đúng rủi ro ban đầu.
Có nên thuê ngoài quản lý tài sản số thay vì tự làm hồ sơ
2 việc không loại trừ nhau. Thuê dịch vụ quản trị website giúp giảm việc kỹ thuật hàng ngày. Nhưng hồ sơ ghi ai đứng tên, ai giữ tài khoản gốc, vẫn phải do công ty tự nắm. Đó là quyền sở hữu, không phải việc vận hành.
Điền một lần, đỡ hỏi nhau mỗi lần
6 nhóm tài sản. 4 cột thông tin. Đúng 1 quy tắc cấm ghi mật khẩu. Vậy là đủ cho 1 hồ sơ dùng nhiều năm. Việc còn lại: ngồi điền trong 1 buổi, đặt lịch rà lại mỗi 6 tháng.
Không chắc tên miền công ty đứng tên ai? Tra lại trước khi điền vào hồ sơ, đừng đoán. SSL sắp hết hạn mà chưa ai theo dõi? Xem bảng giá chứng chỉ SSL để chọn gói tự gia hạn, đỡ phải nhớ tay.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
