Hợp đồng thiết kế web: 8 điều khoản đọc kỹ trước khi ký

Hợp đồng thiết kế web dài 3 tới 5 trang. Phần lớn người ký chỉ đọc kỹ mục giá tiền. Tám điều khoản dưới đây mới là chỗ hay cãi nhau: ai giữ tên miền, mã nguồn có bàn giao, bảo hành tính từ ngày nào. Đọc trước khi đặt bút, đừng đọc sau khi đã tranh chấp.

Nói trước một điều cho rõ. Bài này không phải tư vấn pháp lý. Đây là danh sách 8 chỗ hay ghi mập mờ trong hợp đồng thiết kế website, để biết đường hỏi lại trước khi ký. Hợp đồng giá trị lớn hay có điều khoản lạ thì vẫn nên nhờ người có chuyên môn pháp lý rà một lượt trước khi đặt bút.

Phạm vi công việc ghi bao nhiêu trang mới đủ rõ

Phạm vi công việc phải ghi rõ số trang, loại trang và tính năng đi kèm. Không chỉ ghi chung chung "thiết kế website doanh nghiệp". Thiếu con số cụ thể là gốc của phần lớn tranh cãi phát sinh sau này.

Câu chung chung cho một dự án website doanh nghiệp là câu chữ mở. Bên thiết kế tính 5 trang cố định: trang chủ, giới thiệu, dịch vụ, liên hệ, tin tức. Khách hàng nghĩ có bao nhiêu dịch vụ thì có bấy nhiêu trang riêng, có khi lên tới 15 trang.

Rủi ro thật: làm tới trang thứ 8, bên thiết kế báo phát sinh phí. Khách hàng phản đối vì tưởng đã bao trọn. Cả hai đều đúng theo cách hiểu của mình.

Hỏi lại trước khi ký: liệt kê tên từng trang, không chỉ ghi số lượng. Biểu mẫu liên hệ, tích hợp thanh toán, giỏ hàng ghi riêng từng dòng, đừng gộp vào một câu "đầy đủ chức năng".

Ai đứng tên tên miền và tài khoản hosting

Tên miền và tài khoản hosting phải đứng tên doanh nghiệp bạn. Không đứng tên bên thiết kế. Đây là điều khoản dễ bị lướt qua nhất vì lúc ký chưa ai nghĩ tới ngày đổi đơn vị.

Một số đơn vị thiết kế nhỏ đăng ký tên miền hộ khách rồi để nguyên tên mình đứng chủ sở hữu, cho tiện quản lý lúc mới làm. 3 năm sau khách muốn đổi đơn vị mới phát hiện mình không có quyền quyết định với chính tên miền của công ty mình.

Rủi ro thật: đơn vị thiết kế ngừng hoạt động hoặc mất liên lạc. Tên miền hết hạn không ai gia hạn. Công ty mất luôn địa chỉ web đã dùng nhiều năm để quảng cáo.

Hợp đồng nên ghi rõ: tên miền đăng ký đứng tên doanh nghiệp, tài khoản quản trị bàn giao ngay khi kích hoạt. Không chờ tới lúc nghiệm thu xong toàn bộ dự án.

Hợp đồng thiết kế web có bàn giao mã nguồn không

Hợp đồng phải ghi rõ mã nguồn website được bàn giao đầy đủ khi nghiệm thu. Không chỉ bàn giao tài khoản quản trị nội dung. Thiếu dòng này, khách hàng có web nhưng không có quyền mang đi nơi khác.

Có 3 kiểu bàn giao. Kiểu một: giao source dạng file mở, mang đi đâu cũng được. Kiểu hai: giao source nhưng phần lõi mã hoá, phần đặt riêng vẫn mở. Kiểu ba: chỉ giao tài khoản CMS, source nằm trên hạ tầng bên thiết kế.

Kiểu hai hay bị hiểu nhầm là chiêu giữ chân. Không phải. CMS tự viết dùng chung nhiều khách thì phần lõi là bản quyền của bên làm, mã hoá để giữ toàn vẹn hệ thống. Chuyện bình thường trong nghề.

Rủi ro thật: muốn đổi đơn vị vận hành vì giá tốt hơn. Mã nguồn không có trong tay. Phải làm lại từ đầu, tốn gần bằng chi phí ban đầu.

Nên câu hỏi đúng không phải "có giao hết code không". Đòi phần lõi dùng chung là đòi thứ người ta không giao được. Hỏi đúng: phần nào mã hoá, phần nào mở, đổi hosting giấy phép có đi theo, dữ liệu export ra có đọc được. Ghi vào hợp đồng, đừng nghe nói miệng.

Mã hoá phần lõi: bình thường. Mã hoá luôn giao diện riêng và dữ liệu của bạn: phải hỏi kỹ. Đó là phần bạn trả tiền đặt làm.

Số lần sửa miễn phí và mốc nghiệm thu tính từ đâu

Số lần sửa miễn phí phải ghi rõ đơn vị tính: theo vòng góp ý hay theo từng trang. Mốc nghiệm thu phải ghi rõ tính từ ngày demo hay từ ngày website chạy chính thức. Cả 2 chỗ đều dễ hiểu sai nếu câu chữ để mở.

Ghi "3 lần sửa miễn phí" mà không nói rõ theo vòng hay theo trang là chỗ dễ cãi nhau. Tính theo vòng, dùng hết 3 vòng là hết miễn phí. Tính theo trang, dự án 10 trang thực chất có tới 30 lượt sửa.

Nghiệm thu cũng vậy. Có hợp đồng tính ngay khi gửi demo lần đầu. Có hợp đồng tính từ ngày website chạy chính thức, sau vài vòng chỉnh sửa. Chênh lệch giữa 2 mốc có khi tới vài tuần, và đây là mốc quyết định luôn thời điểm bắt đầu tính bảo hành.

Rủi ro thật: hợp đồng tính nghiệm thu từ ngày gửi demo, nhưng website 3 tuần sau mới lên chính thức vì còn chờ nội dung. Bảo hành đã trôi mất 3 tuần trước khi kịp dùng thật.

Hỏi rõ 2 điều trước khi ký: 3 lần sửa tính theo vòng hay theo trang, và nghiệm thu tính từ ngày website vận hành chính thức, có biên bản ký xác nhận ngày cụ thể.

Bảo hành gồm gì và không gồm gì

Điều khoản bảo hành phải tách 2 phần rõ ràng. Lỗi kỹ thuật do bên thiết kế gây ra thì bảo hành miễn phí. Thay đổi nội dung hay thêm tính năng mới thì tính phí riêng. Một câu "bảo hành trọn đời" nghe hay nhưng không nói lên gì cụ thể.

Bảo hành lỗi kỹ thuật thường kéo dài 6 tới 12 tháng tùy hợp đồng, tính từ ngày nghiệm thu. Phạm vi này xử lý lỗi thuộc phần bên thiết kế làm ra: nút bấm không hoạt động, form liên hệ không gửi được, giao diện vỡ trên một trình duyệt cụ thể.

Web chạy được 2 tháng thì form liên hệ ngừng gửi mail. Gọi bên thiết kế, họ hỏi đã đổi nội dung gì gần đây không. Có thì đó là lỗi phát sinh từ thao tác của khách, không thuộc diện bảo hành.

Cần ghi rõ: bảo hành không gồm thay đổi giao diện, đổi nội dung, thêm tính năng mới, hay lỗi phát sinh từ việc tự chỉnh sửa mã nguồn. Ghi rõ để cùng một cách hiểu, không phải để né trách nhiệm.

Phí năm hai và điều khoản dừng giữa chừng

Phí duy trì từ năm thứ hai phải ghi rõ ngay trong hợp đồng ban đầu. Không để tới gần hết năm đầu mới báo. Khoản này thường gồm gia hạn tên miền, hosting, SSL, một phần hỗ trợ kỹ thuật, nhưng mỗi đơn vị gộp khác nhau.

Thiết kế web dùng chu kỳ báo giá theo dự án, không phải giá tháng cố định như hosting hay VPS. Vì vậy phí năm hai càng cần hỏi rõ: gồm bao nhiêu khoản, tính theo năm hay theo tháng, có tăng theo thời gian không.

Rủi ro thật: năm đầu chỉ thấy giá thiết kế. Cuối năm mới nhận thông báo phí duy trì cao hơn dự tính. Lúc đó đã quen dùng nên khó đổi đơn vị khác kịp trước ngày hết hạn.

Điều khoản dừng giữa chừng cũng cần rõ như phí năm hai. Dự án thiết kế web thường chia nhiều đợt thanh toán theo tiến độ. Dừng ở đợt 2, tiền đóng ở đợt 1 có hoàn phần chưa làm không. Bản thiết kế dở dang thuộc về ai. Thiếu điều khoản này dễ thành tranh chấp không lối ra.

Rủi ro thật: dừng dự án giữa chừng, mất cả tiền đã đóng lẫn không nhận được file thiết kế nào để mang sang đơn vị khác tiếp tục.

Hợp đồng tốt ghi rõ: dừng giữa chừng thì bàn giao toàn bộ file đã hoàn thành tính tới thời điểm đó. Thanh toán tính theo khối lượng công việc thực tế. Có biên bản xác nhận khối lượng trước khi chấm dứt.

Ghi mập mờ chỗ nào là dễ cãi nhau nhất

3 chỗ đứng đầu danh sách cãi nhau. Phạm vi công việc không liệt kê số trang cụ thể. Mã nguồn không ghi rõ có bàn giao. Mốc nghiệm thu không xác định tính từ ngày nào. Cả 3 đều là câu chữ mở, để hai bên tự hiểu theo hướng có lợi cho mình.

Trước khi ký, mang 8 điều khoản này đối chiếu với bản hợp đồng đang cầm. Điều nào thiếu thì hỏi lại ngay. Đừng ký trước rồi tính sau. Tham khảo thêm thiết kế website doanh nghiệp nếu đang tìm hiểu quy trình làm việc trước khi đặt bút, hoặc xem dịch vụ thiết kế website để nhận tư vấn phạm vi phù hợp quy mô công ty.