Mẫu biên bản bàn giao website: ghi đủ 7 nhóm tài sản
Biên bản bàn giao website ghi chung chung thì sau này không rõ đầy đủ là gồm những gì. Mẫu này liệt kê 7 nhóm tài sản, từng trường cần ghi, in ra ký ngay.
Website bàn giao xong, hai bên ký một tờ biên bản bàn giao website ghi đúng một câu: đã bàn giao đầy đủ. Sáu tháng sau cần đổi đơn vị vận hành, hoặc cần đòi lại tài khoản quản trị. Lúc đó mới ngã ra: chẳng ai nhớ đầy đủ là 7 thứ hay chỉ 3 thứ. Biên bản không ghi tên từng nhóm tài sản thì gần như vô giá trị lúc cần dùng.
Bài này đưa ra mẫu biên bản ghi rõ 7 nhóm tài sản. Từng trường thông tin cần điền, không dừng ở khái niệm chung chung. In ra là ký được ngay.
Lưu ý trước khi đọc tiếp: đây không phải tư vấn pháp lý. Hợp đồng giá trị lớn, hoặc website gắn hệ thống thanh toán, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý rà lại bản cuối.
Biên bản bàn giao website cần ghi đủ 7 nhóm tài sản nào
Biên bản bàn giao website đầy đủ phải liệt kê 7 nhóm: tên miền, hosting hoặc máy chủ, mã nguồn, tài khoản quản trị website, chứng chỉ bảo mật, tài khoản đo lường và mạng xã hội, tài liệu đi kèm. Thiếu 1 nhóm là thiếu 1 mảnh tài sản. Bên nhận không có căn cứ đòi lại sau này.
7 nhóm gom thành 3 khối theo tính chất. Khối 1 là hạ tầng đang thuê. Khối 2 là phần kỹ thuật do đơn vị thiết kế nắm giữ. Khối 3 là phần đi kèm để vận hành lâu dài. Ba mục dưới nói rõ từng nhóm, mỗi nhóm ghi trường thông tin nào vào biên bản.
Khối 1: hạ tầng đang thuê, đứng tên ai
Khối này quyết định website còn online hay không. Đứng tên sai người, hoặc quên ngày hết hạn, là kịch bản website sập đột ngột dù mã nguồn còn nguyên.
- Tên miền. Ghi nhà đăng ký, tài khoản quản trị tên miền, email khôi phục, ai đứng tên chủ thể domain, ngày hết hạn, tình trạng khoá chuyển domain (transfer lock). Đây cũng là nhóm hay bị hỏi lại nhất khi làm thủ tục gia hạn tên miền sau này.
- Hosting hoặc máy chủ. Ghi tên nhà cung cấp, tên gói dịch vụ, tài khoản quản trị panel (cPanel, Plesk hoặc DirectAdmin), IP máy chủ nếu có, ngày hết hạn chu kỳ thanh toán.
Khối 2: phần kỹ thuật do đơn vị thiết kế nắm giữ
Đây là khối hay bị hiểu lầm nhất, nhất là mã nguồn. Nhiều CMS tự xây mã hoá 1 phần theo chuẩn riêng. Mã hoá phần lõi là bản quyền thương mại hợp pháp, không phải chiêu giữ chân khách.
- Mã nguồn website. Ghi rõ dạng bàn giao (file nén, kho Git riêng, hay đường dẫn trên máy chủ), đường dẫn nhận cụ thể, ranh giới mã hoá: phần nào mã hoá, phần nào mở.
- Tài khoản quản trị website. Ghi tài khoản quyền cao nhất trên CMS, ai giữ mật khẩu, có bàn giao quyền admin hay chỉ quyền biên tập.
- Chứng chỉ bảo mật SSL. Ghi loại chứng chỉ (DV, OV hay EV), nhà cấp, ngày hết hạn, cơ chế gia hạn tự động hay tự tay làm lại. Không rõ cơ chế gia hạn thì tra lại bảng giá chứng chỉ SSL để biết gói nào tự gia hạn.
Điều cần xem trong biên bản không phải đòi hết mọi dòng code. Đó là ranh giới rõ ràng. Mã hoá phần lõi thì bình thường. Mã hoá luôn cả giao diện riêng và toàn bộ dữ liệu khách hàng mới là dấu hiệu bất thường, cần hỏi lại ngay.
Sắp nghiệm thu website mới?
Dịch vụ Thiết kế Website của BizMaC bàn giao kèm biên bản ghi rõ ranh giới mã nguồn, tài khoản quản trị và toàn bộ tài sản liên quan, không để khách hàng tự đoán.
Khối 3: tài khoản đo lường, mạng xã hội và tài liệu đi kèm
Khối này ít gây tranh cãi lúc bàn giao. Nhưng lại khó đòi nhất về sau. Tài khoản đo lường thường đứng tên cá nhân người làm dự án, không đứng tên công ty. Không ghi rõ quyền sở hữu ngay từ đầu, 1 hoặc 2 năm sau người đó nghỉ việc là mất luôn lịch sử dữ liệu.
- Tài khoản công cụ đo lường và mạng xã hội. Ghi tài khoản Google Analytics, Google Search Console, Facebook Business Manager, các kênh quảng cáo đang chạy, ai là chủ sở hữu (owner) trên từng nền tảng.
- Tài liệu đi kèm. Ghi có hay không có hướng dẫn sử dụng, file thiết kế gốc (Figma, PSD hay AI), định dạng file bàn giao.
Những dòng nào bắt buộc phải có trong biên bản bàn giao website
Ngoài 7 nhóm tài sản, biên bản cần 3 dòng bắt buộc: ngày bàn giao, chữ ký và con dấu 2 bên, điều khoản trách nhiệm sau bàn giao. Thiếu 1 trong 3 dòng, biên bản chỉ là bản ghi nhớ. Không phải văn bản nghiệm thu.
Ngày bàn giao. Đây là mốc tính hạn bảo hành, hạn khiếu nại lỗi kỹ thuật, ngày chuyển trách nhiệm vận hành. Theo Bộ luật Dân sự, thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng thường tính từ ngày quyền lợi bị xâm phạm, nên mốc ngày bàn giao càng rõ càng dễ xác định thời hiệu. Ghi rõ ngày, tháng, năm. Không ghi chung chung kiểu "trong tháng này".
Chữ ký 2 bên. Đại diện có thẩm quyền của bên giao và bên nhận cùng ký, ghi rõ họ tên, chức danh. Có con dấu thì đóng dấu kèm chữ ký. Không chỉ ký tay.
Trách nhiệm sau bàn giao. Ghi rõ bảo hành gồm gì, không gồm gì, hạn bảo hành tính bằng tháng, ai chịu trách nhiệm nếu phát sinh lỗi sau ngày bàn giao. Bỏ trống mục này là nguồn tranh cãi phổ biến nhất khi website gặp sự cố sau vài tháng.
Cách dùng mẫu biên bản bàn giao website này
In bảng ở mục dưới ra 2 bản. Mỗi bên giữ 1 bản biên bản bàn giao website có chữ ký gốc. Trước ngày hẹn bàn giao, gửi trước bản nháp cho cả 2 bên đọc. Tránh vừa ký vừa đọc lướt.
Với từng nhóm tài sản, điền cụ thể tài khoản và mật khẩu vào 1 phụ lục riêng. Không ghi thẳng mật khẩu vào bản chính lưu trữ lâu dài. Biên bản chính chỉ ghi tên trường thông tin và xác nhận đã bàn giao.
Bên nhận nên tự kiểm ngay tại chỗ trước khi ký. Đăng nhập thử tài khoản quản trị. Mở thử đường dẫn mã nguồn. Tra thử ngày hết hạn tên miền. Ký xong mới phát hiện tài khoản không đăng nhập được, việc đòi sửa khó hơn nhiều so với lúc chưa đặt bút.
| Nhóm tài sản | Trường cần ghi | Dấu hiệu chưa nhận đủ |
|---|---|---|
| Tên miền | Nhà đăng ký, tài khoản quản trị, người đứng tên, ngày hết hạn | Không đăng nhập được tài khoản quản trị tên miền |
| Hosting / máy chủ | Nhà cung cấp, tên gói, tài khoản panel, ngày hết hạn | Chỉ có tài khoản FTP, không có quyền panel |
| Mã nguồn | Dạng bàn giao, đường dẫn nhận, ranh giới mã hoá | Chỉ nhận đường dẫn xem, không có file thật |
| Tài khoản quản trị website | Tài khoản quyền cao nhất, người giữ mật khẩu | Chỉ có quyền biên tập, không có quyền quản trị |
| Chứng chỉ SSL | Loại chứng chỉ, nhà cấp, ngày hết hạn, cơ chế gia hạn | Không rõ ai chịu trách nhiệm gia hạn |
| Công cụ đo lường, mạng xã hội | Tên nền tảng, tài khoản, quyền sở hữu (owner) | Tài khoản đứng tên cá nhân, chưa chuyển owner |
| Tài liệu | Hướng dẫn sử dụng, file thiết kế gốc, định dạng file | Không có tài liệu, chỉ có link website đang chạy |
Biên bản bàn giao website có cần công chứng không
Không bắt buộc. Chữ ký và con dấu (nếu có) của 2 bên là đủ giá trị làm căn cứ nội bộ. Hợp đồng giá trị lớn thì nhờ luật sư soạn thêm phụ lục pháp lý.
Thiếu biên bản bàn giao thì có đòi lại được tài khoản không
Vẫn đòi được, nhưng khó hơn nhiều. Không có căn cứ văn bản xác nhận ai đang giữ gì. Nên lập biên bản ngay từ lần bàn giao đầu tiên.
Đổi đơn vị thiết kế giữa chừng thì áp mẫu biên bản này thế nào
Vẫn dùng đúng 7 nhóm này, chỉ đổi vai. Bên giao là đơn vị cũ. Bên nhận là đơn vị mới hoặc chính doanh nghiệp. Yêu cầu đơn vị cũ điền đủ từng trường trước khi chấm dứt hợp đồng.
Mã nguồn mã hoá một phần thì có phải dấu hiệu lừa đảo không
Không. Mã hoá phần lõi là cách bảo vệ bản quyền sản phẩm, phổ biến với CMS tự xây riêng. Điều cần kiểm là ranh giới: giao diện riêng và dữ liệu của bạn phải mở, không bị mã hoá cùng phần lõi.
Biên bản bàn giao và hợp đồng thiết kế web khác nhau chỗ nào
Hợp đồng ký trước khi làm, quy định phạm vi công việc và giá cả. Biên bản bàn giao ký sau khi hoàn tất, xác nhận đã giao đủ tài sản theo cam kết. 2 văn bản bổ trợ nhau, không thay thế nhau.
Ký rồi mới nhớ ra thiếu thì khó đòi
7 nhóm tài sản. 3 dòng bắt buộc. Và 1 quy tắc dễ nhớ: đọc kỹ trước khi ký, không ký trước rồi tính sau. Website là tài sản chạy dài hạn. Biên bản chỉ lập 1 lần lúc bàn giao.
Cần soạn hợp đồng thiết kế website mới kèm quy trình bàn giao rõ ràng ngay từ đầu, xem thêm thiết kế website doanh nghiệp để biết BizMaC làm phần này thế nào.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
