IP máy chủ mail mới: gây dựng danh tiếng gửi thư thế nào
Khai đủ bản ghi xác thực rồi mà thư vẫn vào thư mục rác. Không phải bạn làm sai, chỉ là IP đó chưa ai biết nó là ai.
Nhận máy chủ mail riêng xong, khai đủ bản ghi xác thực, gửi thư thử thấy hợp lệ hết. Vậy mà tuần đầu thư vẫn hay rơi vào thư mục rác. Không phải bạn làm sai, chỉ là địa chỉ IP đó chưa ai biết nó là ai.
Danh tiếng gửi thư là gì và ai chấm điểm
Mỗi lần bạn gửi một thư, phía nhận sẽ hỏi 2 câu. Thư này có đúng do tên miền đó gửi không, và trước giờ địa chỉ IP này gửi thư kiểu gì.
Câu đầu thì bản ghi xác thực trả lời được, khai xong là xong. Câu thứ 2 không có cách nào trả lời bằng cấu hình, phải chứng minh bằng lịch sử gửi thật.
Người chấm là chính các nhà nhận thư lớn. Mỗi bên có hệ thống riêng, không ai công bố công thức, nhưng 4 thứ dưới đây bên nào cũng nhìn.
- Người nhận bấm nút báo thư rác bao nhiêu lần. Chỉ số nặng nhất.
- Thư gửi tới địa chỉ không tồn tại nhiều hay ít. Danh sách cũ chưa dọn là dính chỗ này.
- Lượng gửi có đều không. Hôm nay 20 thư, mai 5.000 thư là dấu hiệu đáng ngờ.
- Người nhận có mở, có trả lời không. Thư bị bỏ qua hoàn toàn cũng là tín hiệu xấu.
Danh tiếng bám vào đúng 2 thứ tách rời nhau: địa chỉ IP và tên miền. Đổi IP thì phần danh tiếng của IP làm lại từ đầu, phần của tên miền vẫn theo bạn.
IP mới mất bao lâu để được tin
Không có con số cố định vì mỗi nhà nhận thư một kiểu, và còn tuỳ bạn gửi bao nhiêu. Nhưng nhịp chung thì thế này.
| Giai đoạn | Gửi bao nhiêu | Điều đang xảy ra |
|---|---|---|
| Ngày 1 tới 3 | Vài chục thư, người quen là chính | Phía nhận ghi nhận IP mới, dè chừng cao nhất |
| Tuần 1 | Tăng dần, mỗi ngày hơn hôm trước một chút | Bắt đầu có lịch sử, thư vào hộp thư đến nhiều hơn |
| Tuần 2 tới 4 | Về mức bình thường của công ty | Đủ dữ liệu để phía nhận chấm ổn định |
| Sau 1 tháng | Gửi như mọi ngày | Danh tiếng thành nền, chỉ xấu đi nếu gửi ẩu |
Công ty gửi 200 tới 500 thư mỗi ngày thì tháng đầu là đủ. Đơn vị gửi hàng chục nghìn thư thì lâu hơn, và nên tách hẳn kênh gửi hàng loạt ra khỏi thư công việc.
Ba tuần đầu nên gửi thế nào
Nguyên tắc chỉ có một: tăng dần, đừng nhảy bậc. Phía nhận không sợ bạn gửi nhiều, họ sợ hôm nay ít mai nhiều đột ngột.
Tuần 1: gửi cho người chắc chắn sẽ đọc
Bắt đầu bằng thư công việc hàng ngày, gửi cho 10 tới 20 khách quen và đối tác đang trao đổi dở. Đây là nhóm gần như chắc chắn mở thư và trả lời, tín hiệu tốt nhất bạn tạo được lúc này.
Nhờ 2 hay 3 người trong số đó bấm nút đánh dấu không phải thư rác nếu thấy thư nằm sai chỗ. Một thao tác nhỏ nhưng phía nhận ghi nhận rất rõ.
Tuần 2: mở rộng nhưng vẫn chọn lọc
Thêm nhóm khách đã liên hệ trong 3 tháng gần đây, khoảng 100 tới 200 địa chỉ. Tránh danh sách cũ hàng năm chưa dọn, vì trong đó chắc chắn có địa chỉ đã đóng, và thư dội về nhiều là thứ hại danh tiếng nhanh nhất.
Tuần 3: chạy như bình thường
Qua 14 ngày đầu thì có thể gửi theo nếp cũ. Riêng thư quảng cáo và bản tin thì vẫn nên chờ hết tháng đầu, hoặc tách sang kênh gửi hàng loạt riêng.
Máy chủ mail riêng, IP của riêng bạn
mailUltra đi kèm IPv4 riêng và hộp thư không giới hạn, từ 569.000đ/tháng. Đội kỹ thuật đặt bản ghi PTR, khai xác thực và đồng bộ hộp thư cũ sang máy mới.
Nhìn vào đâu để biết danh tiếng đang lên hay xuống
Đừng đoán bằng cảm giác. Có đúng 3 chỗ xem được số thật.
Công cụ của chính nhà nhận thư. Google có Postmaster Tools, Microsoft có công cụ tương tự. Khai tên miền vào đó là thấy tỷ lệ báo thư rác và tình trạng xác thực. Cách đọc từng chỉ số nằm ở bài Google Postmaster Tools v2.
Thư dội về. Mỗi thư không tới nơi đều có mã lỗi kèm câu giải thích. Đọc câu đó biết ngay bị từ chối vì địa chỉ không tồn tại, vì nghi thư rác, hay vì IP đang bị chặn.
Thử gửi vào hộp thư của chính mình ở nhà cung cấp lớn. Cách thô sơ mà hiệu quả: mỗi tuần gửi 1 thư sang địa chỉ Gmail cá nhân, xem nó vào hộp thư đến hay thư mục rác.
Bốn việc làm hỏng danh tiếng nhanh nhất
Gửi ồ ạt ngay ngày đầu. Nhập danh sách 5.000 địa chỉ rồi bấm gửi hết trong 1 buổi sáng. Đây là cách nhanh nhất để IP mới bị đánh dấu.
Dùng danh sách mua lại. Người trong đó chưa từng đồng ý nhận thư của bạn, tỷ lệ bấm báo thư rác rất cao và địa chỉ chết cũng nhiều.
Không dọn địa chỉ dội về. Thư trả lại 2 lần liên tiếp thì gỡ hẳn địa chỉ đó khỏi danh sách. Gửi mãi vào chỗ không tồn tại là tín hiệu của máy gửi rác.
Trộn thư công việc với thư quảng cáo trên cùng một đường. Người nhận báo thư rác cho bản tin, nhưng thư báo giá cũng chịu hậu quả vì đi chung IP.
Đang dùng gói chung chuyển sang máy riêng, danh tiếng cũ có theo sang không
Phần gắn với tên miền thì theo sang. Phần gắn với địa chỉ IP thì không, vì đó là IP mới hoàn toàn. Nên tuần đầu vẫn phải tăng dần dù công ty đã gửi thư nhiều năm.
Có cách nào rút ngắn thời gian này không
Không có đường tắt, nhưng gửi đúng cách thì nhanh hơn. Thư gửi cho người thật sự đọc và trả lời tạo tín hiệu tốt nhanh hơn nhiều so với gửi số lượng lớn cho danh sách lạ.
Thư vẫn vào thư mục rác sau một tháng thì sao
Lúc này không còn là chuyện IP mới nữa. Kiểm lại 3 bản ghi xác thực SPF, DKIM, DMARC, kiểm bản ghi PTR, và tra xem IP có nằm trong danh sách chặn nào không. Máy chủ mail BizMaC thì gửi ticket kèm mã lỗi thư dội về, kỹ thuật tra nhật ký hệ thống.
Gửi bản tin cho khách hàng thì để chung máy chủ mail được không
Được nhưng không nên, nhất là tháng đầu. Bản tin có tỷ lệ bị báo thư rác cao hơn thư công việc, để chung là kéo cả thư báo giá đi xuống theo.
Tóm lại
Địa chỉ IP mới cần khoảng 1 tháng để có danh tiếng ổn định, và cách gửi trong tháng đó quyết định kết quả nhiều hơn mọi cấu hình.
Ba tuần đầu gửi tăng dần, ưu tiên người chắc chắn đọc và trả lời. Tránh danh sách cũ chưa dọn. Bản tin để sau.
Xem chi tiết dịch vụ ở trang Email Server Riêng, hoặc Email doanh nghiệp nếu chưa cần IP riêng.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
