Máy chủ mail riêng một năm tốn bao nhiêu, tính đủ 4 khoản
Bảng giá ghi 569.000đ/tháng, nhưng đó chưa phải con số kế toán cần. Bóc đủ 4 khoản và đặt cạnh gói dùng chung.
Bảng giá ghi 569.000đ/tháng. Nhân 12 ra 6.828.000đ. Nhưng con số đó chưa phải thứ kế toán cần biết, vì máy chủ mail riêng còn kéo theo vài khoản không nằm trên bảng giá, và một khoản lớn nhất thì không ai in ra hoá đơn: thời gian của người trong công ty.
Bài này bóc từng khoản, đặt cạnh chi phí gói email dùng chung để thấy chênh thật là bao nhiêu.
Máy chủ mail riêng một năm tốn bao nhiêu: bốn khoản
Có 4 khoản. Khoản đầu có trên bảng giá, 3 khoản sau thì không.
1. Tiền thuê máy chủ mail
Khoản duy nhất công khai. mailUltra có bốn bậc. Chúng khác nhau ở dung lượng lưu trữ, hộp thư thì bậc nào cũng không giới hạn.
| Gói | Dung lượng | Mỗi tháng | Một năm |
|---|---|---|---|
| mailUltra Core | 150 GB | 569.000đ | 6.828.000đ |
| mailUltra Plus | 250 GB | 839.000đ | 10.068.000đ |
| mailUltra Pro | 350 GB | 1.299.000đ | 15.588.000đ |
| mailUltra Max | 480 GB | 1.999.000đ | 23.988.000đ |
Chọn bậc theo dung lượng thư tích trong 3 năm tới, không theo số người hiện tại. Hộp thư không giới hạn nên thêm nhân sự không làm tăng tiền. Thư cũ thì mỗi năm một dày.
2. Tên miền
Khoản này công ty nào cũng đã trả rồi, kể cả khi dùng gói dùng chung. Đây là 1 trong 4 khoản không phát sinh thêm khi đổi sang máy riêng. Chuyển sang máy riêng không phát sinh thêm, chỉ là bản ghi trỏ về chỗ khác.
3. Thời gian tuần đầu
Đây là khoản đắt nhất và không ai tính. Nhận máy xong phải khai danh tính máy chủ, khai xác thực, gửi thư thử hai chiều, đồng bộ hộp thư cũ, rồi mới đổi bản ghi MX. 12 việc, đúng thứ tự.
Đội kỹ thuật BizMaC nhận phần này khi khách chuyển về, nên với hầu hết công ty thì khoản này bằng không. Tự làm thì tính 1 người trong 2 tới 3 buổi, cộng thời gian chờ đồng bộ chạy nền.
4. Thời gian mỗi tháng sau đó
Ít hơn người ta tưởng. Máy chạy rồi thì việc lặp lại chỉ còn 3 thứ: tạo hộp thư cho người mới, khoá hộp thư người nghỉ, thỉnh thoảng xem báo cáo xác thực. Đều làm trong panel, bấm chuột, không cần dòng lệnh.
Chỗ này hay bị hiểu sai nên nói rõ: máy chủ mail riêng của BizMaC bàn giao panel quản trị, không bàn giao quyền root hay SSH. Phần cấu hình tầng dưới, vá lỗi, theo dõi tài nguyên do bên cung cấp lo. Bạn không cần người biết quản trị Linux trong công ty.
Đặt cạnh gói email dùng chung thì chênh bao nhiêu
Câu hỏi thật của người quyết định không phải "máy riêng tốn bao nhiêu" mà "đắt hơn cái đang dùng bao nhiêu, và đổi lại được gì".
| mailBus (dùng chung) | mailUltra (riêng) | |
|---|---|---|
| Bậc thấp nhất | 219.000đ/tháng · 25 hộp thư · 50 GB | 569.000đ/tháng · không giới hạn hộp thư · 150 GB |
| Bậc cao nhất | 599.000đ/tháng · 120 hộp thư · 240 GB | 1.999.000đ/tháng · không giới hạn hộp thư · 480 GB |
| Địa chỉ IP gửi thư | Dùng chung với khách khác | IPv4 riêng |
| Thêm người | Hết hạn mức thì nâng gói | Mở thêm hộp thư, không đụng tới gói |
Đọc bảng này sẽ thấy một điều: ở bậc thấp nhất chênh 350.000đ mỗi tháng, nhưng ở bậc cao thì cách nhau xa hơn nhiều. Lý do là hai dịch vụ bán hai thứ khác nhau. mailBus bán suất hộp thư. mailUltra bán chỗ đứng riêng trên Internet.
Cái 350.000đ chênh mỗi tháng mua được gì
Một thứ thôi, nhưng là thứ không mua lẻ được: danh tiếng gửi thư của riêng bạn.
Trên gói dùng chung, thư của bạn đi ra từ dải IP mà nhiều công ty khác cùng dùng. Ai đó trong dải gửi ẩu, bị nhà nhận thư đánh dấu, thì mọi người trong dải chịu chung. Bạn không làm gì sai mà thư báo giá vẫn rơi vào thư mục rác, và cũng không có cách nào tự gỡ.
Máy riêng thì ngược lại. IP đó chỉ mình bạn gửi, nên lịch sử gửi tốt hay xấu do chính bạn quyết định. Đổi lại, giai đoạn đầu IP chưa có lịch sử nên phía nhận còn dè chừng, phải tăng lượng gửi từ từ chứ không gửi ồ ạt ngay ngày đầu.
Máy chủ mail riêng đáng tiền với ai, phí tiền với ai
Đáng khi thư là công cụ kiếm tiền: gửi báo giá, gửi chứng từ, gửi thông báo đơn hàng. Một thư báo giá rơi vào rác có thể mất cả hợp đồng, và số đó lớn hơn 350.000đ nhiều lần.
Phí khi thư chỉ để trao đổi nội bộ và liên hệ lai rai. Công ty 20 người, ngày gửi vài chục thư, chưa từng bị than phiền thư không tới. Dùng mailBus Pro 219.000đ là đủ, chuyển lên máy riêng chỉ là trả thêm tiền cho thứ chưa dùng tới.
Chưa chắc mình thuộc nhóm nào thì cứ bắt đầu bằng mailBus. Chuyển sang mailUltra về sau vẫn giữ nguyên địa chỉ và thư cũ, đội kỹ thuật làm phần đồng bộ.
Xem bốn bậc mailUltra
IPv4 riêng và hộp thư không giới hạn, từ 569.000đ/tháng, bốn mức dung lượng từ 150 GB. Đội kỹ thuật đặt bản ghi PTR, khai xác thực và đồng bộ hộp thư cũ sang máy mới.
Ba khoản người ta hay tính nhầm
Tính tiền theo đầu người. Quen từ gói dùng chung nên nhiều người lấy giá chia cho số nhân sự. Máy riêng không tính kiểu đó, hộp thư không giới hạn ở mọi bậc, tiền đi theo dung lượng lưu trữ.
Cộng thêm lương một người quản trị. Khoản này chỉ đúng khi tự dựng máy trên VPS. Thuê máy chủ mail riêng thì phần cấu hình tầng dưới bên cung cấp lo, bạn chỉ thao tác trong panel.
Quên thời gian tuần đầu khi tự làm. Ngược lại với khoản trên: nếu định tự khai từ đầu thì phải tính 2 tới 3 buổi của 1 người, và tính cả rủi ro đổi bản ghi MX sai giờ làm.
Trả theo tháng hay theo năm rẻ hơn
Đường đặt hàng của cả 4 bậc mailUltra mặc định theo chu kỳ năm. Muốn biết chính xác mức chênh giữa hai chu kỳ thì mở trang dịch vụ hoặc hỏi tư vấn, vì con số này có thể thay đổi theo đợt.
Đang dùng mailBus, chuyển lên có mất thư cũ không
Không. Địa chỉ giữ nguyên, thư cũ đồng bộ sang máy mới, hệ thống cũ vẫn chạy trong lúc đồng bộ nên nhân viên không phải ngừng làm việc. Đội kỹ thuật BizMaC nhận phần này.
Công ty chưa tới mười người có nên dùng máy riêng
Thường là chưa cần, trừ khi thư là kênh bán hàng chính hoặc đang gặp chuyện thư không tới. Số người ít không phải lý do quyết định, tính chất công việc mới là.
Nâng dung lượng giữa chừng có được không
Được, chuyển lên bậc cao hơn trong cùng dòng mailUltra. Nên chọn dư ngay từ đầu vì thư cũ tích dần theo năm, mà đổi bậc thì vẫn mất công một lượt.
Tóm lại
Một năm mailUltra Core là 6.828.000đ, cộng thêm hai tới ba buổi làm nếu tự khai báo. Đắt hơn gói dùng chung 350.000đ mỗi tháng ở bậc thấp nhất.
Khoản chênh đó mua danh tiếng gửi thư của riêng bạn, thứ quyết định thư báo giá vào hộp thư đến hay rơi vào rác. Thư là công cụ kiếm tiền thì đáng. Thư chỉ để trao đổi nội bộ thì chưa.
Xem chi tiết 4 bậc ở trang Email Server Riêng, hoặc so với Email doanh nghiệp nếu công ty còn dưới trăm người.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
