Máy chủ mail riêng: 12 việc làm trong tuần đầu setup

Nhận máy chủ mail riêng xong là lúc dễ lúng túng nhất. Máy đã chạy, đăng nhập đã có. Nhưng chưa ai dám đổi bản ghi MX vì sợ thư công ty đứng giữa chừng. Bài này là 12 việc theo đúng thứ tự thi công, làm hết rồi mới đổi MX.

In ra tick tay được. Mỗi việc kèm một dòng tự kiểm nói rõ nhìn vào đâu để biết mình đã làm đúng, chứ không dừng ở chỗ liệt kê tên việc rồi để bạn tự đoán.

Nói trước hai điều cho khỏi hiểu nhầm. Bài bắt đầu từ sau khi đã nhận bàn giao, phần cân nhắc có nên chuyển hay chưa nằm ở bài khác. Và mọi thao tác dưới đây làm trong panel quản trị mail, không cần dòng lệnh: máy chủ mail riêng bàn giao panel chứ không bàn giao quyền root hay SSH, phần cấu hình tầng dưới do bên cung cấp lo.

Nhận máy chủ mail riêng: 3 nhóm việc, thứ tự không đảo

Thứ tự dưới đây là thứ tự kỹ thuật bắt buộc, không phải xếp cho gọn mắt. Khai xác thực trước khi có PTR thì thư vẫn bị nghi ngờ. Gửi thử trước khi khai đủ thì kết quả chẳng nói lên gì.

• Nhóm 1 – Danh tính máy chủ (việc 1 tới 4): trả lời câu hỏi "máy này là ai".
• Nhóm 2 – Xác thực và mã hoá (việc 5 tới 8): trả lời câu "thư này có thật do bạn gửi không".
• Nhóm 3 – Nghiệm thu (việc 9 tới 12): kiểm thật rồi mới chuyển thư về.

Nhóm 1: khai danh tính cho máy chủ

1. Ghi lại IPv4 riêng và tên máy chủ

Chưa cấu hình gì vội. Việc đầu nhàm nhất mà bỏ qua là khổ sau: mở biên bản bàn giao, chép 4 thứ vào một chỗ dễ tìm gồm địa chỉ IPv4, tên máy chủ, đường vào panel quản trị mail và tài khoản đăng nhập panel. Bốn thứ này bạn mở lại ở gần hết các bước sau.

Tự kiểm: mở đường dẫn panel, thấy trang đăng nhập là hệ thống đã sống.

2. Đặt tên máy chủ theo tên miền công ty

Máy mới bàn giao thường mang tên mặc định của nhà cung cấp, kiểu một dãy chữ số. Đổi về dạng mail.congty.vn. Đây là tên máy tự xưng khi bắt tay với máy chủ nhận thư, để nguyên tên cũ thì phía bên kia nhận thư mang tên miền công ty bạn mà do một cái máy chẳng liên quan gửi đi.

Tự kiểm: mở trang quản trị, mục tên máy chủ hiển thị đúng tên miền công ty.

3. Trỏ bản ghi A cho tên máy chủ

Giờ mới tới phần đụng vào DNS, và đây là việc dễ nhất trong cả 12 việc: vào nơi quản lý DNS của tên miền, thêm một bản ghi A cho mail.congty.vn trỏ về IPv4 vừa nhận. Làm trước việc kế tiếp, vì chiều ngược chỉ có nghĩa khi chiều xuôi đã có.

Tự kiểm: tra tên máy chủ trên công cụ DNS bất kỳ, phải ra đúng địa chỉ IP.

4. Yêu cầu đặt bản ghi PTR

Đây là việc người ta tắc lâu nhất, vì một lý do buồn cười: tìm mãi không thấy ô nhập. Bạn sẽ không thấy thật. PTR không khai ở nhà quản lý tên miền, phải yêu cầu bên cấp IP. Máy chủ mail BizMaC thì gửi ticket, kỹ thuật đặt giúp.

Máy chủ nhận thư dùng PTR để kiểm chéo: IP này tự xưng là mail.congty.vn, tra ngược lại có ra đúng tên đó không. Không khớp là 1 trong 3 dấu hiệu đầu tiên khiến thư bị đẩy vào thư mục rác.

Tự kiểm: tra ngược địa chỉ IP. Kết quả phải ra đúng tên máy chủ ở việc 2.

Nhóm 2: xác thực và mã hoá

5. Khai bản ghi SPF

Ngồi xuống liệt kê xem công ty đang gửi thư từ mấy nơi: phần mềm kế toán gửi hoá đơn, website gửi thư xác nhận đơn hàng, công cụ gửi bản tin, rồi mới tới máy chủ mới. Chỗ sai nằm hết ở đây. Có 4 nguồn mà chỉ khai mỗi máy chủ mới thì 3 nguồn kia thành thư giả mạo trong mắt phía nhận.

Tự kiểm: tra bản ghi TXT của tên miền, phải thấy đúng 1 dòng SPF. Hai dòng cùng lúc là hỏng, phía nhận bỏ qua cả hai.

6. Bật DKIM và khai khoá công khai

Việc này nhẹ. Trang quản trị sinh sẵn cặp khoá, bạn chép khoá công khai vào DNS đúng chỗ là xong. Mỗi thư gửi đi sẽ được ký bằng khoá riêng trên máy chủ, phía nhận lấy khoá công khai ra kiểm, khớp thì tin thư đúng là của bạn.

Tự kiểm: gửi 1 thư ra ngoài, dòng xác thực DKIM ở đầu nhận phải báo hợp lệ.

7. Khai DMARC ở mức theo dõi trước

Đừng siết ngay, dù trang quản trị có sẵn nút siết. Tuần đầu để ở mức chỉ theo dõi và nhận báo cáo thôi, vì lúc này bạn chưa chắc đã liệt kê đủ nguồn gửi ở việc 5, siết sớm là tự tay chặn thư hợp lệ của chính công ty mình.

Tự kiểm: tra bản ghi DMARC, chính sách ở mức theo dõi và có địa chỉ nhận báo cáo.

8. Bật mã hoá kết nối

Bấm nút cấp chứng chỉ tự động trong trang quản trị, chọn đúng tên máy chủ ở việc 2. Chỉ vậy thôi. Chứng chỉ này lo hai thứ: mã hoá đoạn đường giữa ứng dụng thư và máy chủ, và cho máy chủ phía bên kia biết thư của bạn không đi trần trên mạng.

Tự kiểm: cấu hình 1 hộp thư, chọn kết nối có mã hoá. Vào được là đạt.

Nhóm 3: nghiệm thu trước khi chuyển thư về

9. Tạo hộp thư thử và gửi thư ra ngoài

Tới lúc xem công sức nhóm 2 có ăn thua không. Tạo 1 hộp thư thử, gửi thư tới một địa chỉ ở nhà cung cấp lớn bên ngoài, rồi mở thông tin chi tiết ở đầu nhận xem cả 3 dòng SPF, DKIM và DMARC có hợp lệ hết không.

Chưa đạt thì quay lại nhóm 2 rà lại từng bản ghi trước khi đi tiếp, vì mọi bước sau đều dựa trên kết quả xác thực ở đây.

Tự kiểm: cả 3 dòng xác thực hợp lệ, và thư nằm ở hộp thư đến chứ không rơi vào thư mục rác.

10. Gửi thư từ bên ngoài vào

Gửi ra được rồi. Thế nhận vào thì sao? Chiều này hơi vòng một chút vì bản ghi MX chưa đổi nên không gửi theo tên miền được, phải gửi thẳng vào máy chủ mới bằng mục kiểm tra nhận thư trong trang quản trị, hoặc trỏ tạm một tên miền phụ vào máy mới rồi gửi qua đó.

Tự kiểm: thư tới hộp thư thử, mở đọc được cả nội dung lẫn tệp đính kèm.

11. Đồng bộ hộp thư cũ sang máy mới

Nhân viên có phải nghỉ làm ngồi chờ không? Không. Hệ thống cũ chạy bình thường suốt lúc đồng bộ, mọi người vẫn gửi nhận như mọi ngày. Chỉ là bước này lâu nhất trong 12 việc, tính bằng giờ hoặc bằng ngày tuỳ dung lượng thư cũ. Đội kỹ thuật BizMaC nhận làm phần này khi khách chuyển về.

Đồng bộ xong đừng vội đổi MX. Mở 2 hay 3 hộp thư ra đối chiếu số thư trong các thư mục chính, nhất là thư mục lưu trữ và thư đã gửi. Đó là 2 chỗ hay bị sót nhất.

Tự kiểm: số thư hai bên phải khớp. Mở vài thư đính kèm nặng xem tệp có đi theo đủ không.

12. Hạ thời gian sống của bản ghi rồi mới đổi MX

Việc cuối, và là việc duy nhất khách hàng nhìn thấy nếu nó hỏng. Trước khi đổi MX 1 ngày, hạ thời gian sống của bản ghi xuống mức thấp. Có vậy thì lỡ thấy gì không ổn còn quay lại trong vài phút, chứ không ngồi chờ nửa ngày cho bản ghi cũ hết hạn khắp nơi.

Đổi MX xong, giữ máy chủ cũ chạy thêm vài ngày nữa vì thư gửi theo bản ghi cũ vẫn còn rơi vào đó một thời gian.

Tự kiểm: bản ghi MX trỏ về máy mới. Gửi thư từ ngoài vào, tới đúng hộp thư là xong.

3 chỗ hay bỏ sót khi nhận máy chủ mail riêng

Ứng dụng đang gửi thư qua máy chủ cũ. Phần mềm kế toán, website, hệ thống quản lý khách hàng – những thứ này cấu hình một lần rồi chạy nền nhiều năm, đến lúc đổi máy chủ thì không ai nhớ ra. Thư báo giá tự động ngừng gửi mà mãi sau mới có người phát hiện.

Thư chuyển tiếp và bí danh. Hộp thư dạng info@ hay hotro@ thường không phải hộp thư thật mà là bí danh chuyển tiếp về vài người. Cấu hình này nằm ở máy chủ cũ, không tự theo sang máy mới.

Chữ ký và bộ lọc của từng người. Thư thì đồng bộ được. Chữ ký, bộ lọc tự động, thư mục tự phân loại thì nằm ở phần cài đặt riêng của mỗi hộp thư. Báo trước cho nhân sự để họ chụp lại màn hình cấu hình cũ.

Tóm tắt

Nhớ đúng một điều thôi cũng đủ: đổi bản ghi MX là việc thứ 12, không phải việc đầu. Làm đủ 11 việc trước rồi mới chuyển thư về. Sai chỗ này là cả công ty mất thư giữa giờ làm.

Đang cân nhắc chuyển sang máy chủ mail riêng thì xem Email Server Riêng, hoặc so với Email doanh nghiệp nếu công ty còn dưới trăm người.