Lịch bảo trì website theo tháng, quý, năm cho doanh nghiệp

Không website nào sập trong một đêm mà không có lý do. Nó xuống dần: một plugin không cập nhật, một liên kết gãy không ai để ý, một chứng chỉ SSL hết hạn vì không ai canh ngày. 6 tháng sau mới có người hỏi sao web chạy chậm hẳn. Lịch bảo trì website dưới đây chia việc theo 3 chu kỳ: tháng, quý, năm, để không còn cảnh nhớ ra mới làm.

Vì sao website cần lịch bảo trì thay vì sửa khi hỏng

Sửa khi hỏng luôn đắt hơn phòng trước. Website mất dữ liệu vì không sao lưu. Hoặc tụt hạng vì tốc độ tải chậm dần suốt 1 năm. Cả hai đều là hậu quả của việc không ai kiểm định kỳ. Một lịch bảo trì rõ ràng biến việc chăm web từ phản ứng thành thói quen.

3 chu kỳ dưới đây không phải tự đặt. Nhóm hàng tháng hỏng nhanh và gây hại ngay: mất sao lưu, mất liên kết, mất khách qua form. Nhóm hàng quý trôi chậm hơn: tài khoản dư thừa, nội dung lỗi thời. Nhóm hàng năm gắn với hạn dùng: tên miền, hosting, SSL.

Lịch bảo trì website hàng tháng gồm những việc gì

Hàng tháng kiểm 4 việc: sao lưu, liên kết gãy, form liên hệ, bản cập nhật đang chờ. Chỉ tốn khoảng 30 phút. Ngăn được phần lớn sự cố bất ngờ.

• Sao lưu website. Mở panel quản trị, xem bản sao lưu gần nhất có chạy đúng lịch không. Sao lưu là cơ chế chạy nền, nhưng vẫn cần người xác nhận nó không âm thầm lỗi.
• Liên kết gãy. Dùng công cụ quét liên kết, tìm các đường dẫn trả về lỗi 404. Trang sản phẩm ngừng bán hay bài viết đã xoá thường để lại liên kết chết mà không ai biết.
• Form liên hệ. Gửi thử 1 form, kiểm tra thư có về đúng hộp thư kinh doanh không. Đây là lỗi âm thầm nhất. Form vẫn hiện, khách vẫn bấm gửi. Nhưng thư không tới nơi vì đổi hosting hay đổi email mà quên cập nhật.
• Thông báo cập nhật. Xem CMS, plugin, theme có bản vá mới không. Không cập nhật ngay, nhưng ghi lại để xử lý theo lịch, tránh dồn 20 bản vá vào một lần.

Lịch bảo trì website hàng quý gồm những việc gì

Hàng quý rà 4 việc: tài khoản quản trị, tốc độ tải, nội dung lỗi thời, hiển thị trên điện thoại. Cần khoảng nửa ngày. Thường giao người phụ trách kỹ thuật, không tự làm.

• Tài khoản quản trị. Liệt kê ai đang có quyền đăng nhập CMS, khoá tài khoản của người đã nghỉ việc. Chi tiết 6 bước rà tài khoản đã có bài riêng, đọc thêm ở rà tài khoản quản trị mỗi quý.
• Tốc độ tải. Đo lại điểm Core Web Vitals, so với quý trước xem có tụt không. Ảnh mới upload không nén, plugin mới cài đều làm trang chậm dần theo thời gian.
• Nội dung lỗi thời. Rà giá cũ chưa gỡ, nhân sự đã nghỉ vẫn còn ảnh trên trang giới thiệu, khuyến mãi hết hạn 3 tháng vẫn nằm ở banner. Khách gọi hỏi một đằng, nhân viên trả lời một nẻo.
• Hiển thị trên điện thoại. Mở web bằng điện thoại thật, kiểm nút bấm, form, menu có vỡ layout không. Hơn một nửa lượt truy cập tới từ điện thoại, lỗi ở đây mất khách trực tiếp.

Lịch bảo trì website hàng năm gồm những việc gì

Hàng năm kiểm 4 việc: hạn tên miền và SSL, cấu trúc trang, nhu cầu làm mới giao diện, thông tin pháp lý. Nhóm này gắn với hạn dùng và định hướng dài hơn. Thường làm 1 lần, trước khi sang năm tài chính mới.

• Hạn tên miền, hosting, SSL. Kiểm ngày hết hạn của cả 3 thứ, gia hạn sớm ít nhất 30 ngày. Tên miền quên gia hạn có thể bị bên khác đăng ký lại, mất trắng cả một địa chỉ đã xây dựng nhiều năm.
• Cấu trúc trang. Xem lại sơ đồ menu, các trang dịch vụ mới phát sinh có được thêm vào đúng chỗ không. Doanh nghiệp thêm dịch vụ mới trong năm mà quên cập nhật menu là chuyện thường gặp.
• Nhu cầu làm mới giao diện. So sánh web với 2 đến 3 đối thủ cùng ngành, xem giao diện có còn cạnh tranh không. Không phải năm nào cũng cần làm lại, nhưng cần đánh giá mỗi năm 1 lần.
• Thông tin pháp lý. Rà chính sách bảo mật, điều khoản sử dụng, thông báo Bộ Công Thương nếu web có bán hàng. Quy định thay đổi theo thời gian, thông tin cũ có thể không còn đúng.

Bảng lịch bảo trì website: chu kỳ, việc, ai làm

Bảng dưới gom cả 3 chu kỳ vào một chỗ. Cột cuối cho biết ai làm phần nào.

3 dấu hiệu website đang bị bỏ bê

Không cần đợi web sập mới biết nó đang bị bỏ bê. 3 dấu hiệu dưới đây xuất hiện trước, âm thầm, và thường bị bỏ qua vì web vẫn chạy được.

• Không ai nhớ lần sao lưu gần nhất. Hỏi ra không ai trả lời được, đó là dấu hiệu rõ nhất. Đến lúc cần khôi phục mới biết bản sao lưu cuối cùng đã cũ vài tháng.
• Tốc độ tải chậm dần mà không ai đo. Web chạy được 3 năm mà chưa đo tốc độ lần nào, trong khi ảnh và plugin cứ chồng lên mỗi năm. Khách rời trang trước khi kịp đọc nội dung.
• Thông tin sai lệch tồn tại lâu. Giá cũ, sản phẩm ngừng bán, nhân sự đã nghỉ vẫn còn trên web quá 3 tháng. Đây là dấu hiệu không ai đang kiểm nội dung định kỳ.

Câu hỏi thường gặp về lịch bảo trì website

Việc nhỏ làm đều, đỡ việc lớn

Lịch bảo trì website không phức tạp. 4 việc mỗi tháng, 4 việc mỗi quý, 4 việc mỗi năm, tổng cộng 12 đầu việc lặp lại theo chu kỳ. Cái khó không nằm ở số lượng, mà ở chỗ có ai nhớ làm đều đặn hay không.

Không có người kỹ thuật riêng thì giao trọn gói cho dịch vụ quản trị website, khỏi phải nhớ lịch. Đang cân nhắc làm web mới thì xem thêm thiết kế website doanh nghiệp để có nền tảng dễ bảo trì ngay từ đầu.