Thiết kế web logistics: tra vận đơn và bảng cước theo tuyến

Một đơn hàng gửi từ TP.HCM ra Hà Nội tối thứ Sáu, khách chờ đến trưa thứ Hai vẫn chưa thấy tới nơi, việc đầu tiên họ làm là mở website đơn vị vận chuyển gõ mã vận đơn, không phải gọi tổng đài. Thiết kế web logistics vì vậy đặt trọng tâm khác một trang giới thiệu dịch vụ thông thường: ô tra cứu, bảng cước và thời gian giao phải nằm ngay chỗ dễ thấy, vì phần lớn người vào trang là khách đang chờ hàng chứ không phải người mới tìm nhà vận chuyển.

Khách logistics vào website tìm gì trước tiên

Đa số lượt truy cập website logistics đến từ khách đang có đơn hàng, mở trang để tra vận đơn xem hàng tới đâu, không phải khách mới tìm dịch vụ vận chuyển. Đặt ô tra cứu sai chỗ hoặc chạy chậm thì khách bỏ qua web, quay lại gọi tổng đài, dồn thêm áp lực cho đội chăm sóc khách hàng. Tổng lượt tra vận đơn mỗi ngày thường lớn hơn nhiều lần lượt xem trang dịch vụ, nên thứ tự ưu tiên đúng là tra cứu trước, giới thiệu dịch vụ sau.

Ô tra cứu đặt ngay đầu trang chủ, dạng một ô nhập mã đơn giản kèm nút tra, hiển thị cả trên di động mà không phải cuộn xuống. Ô này gọi sang hệ thống quản lý vận đơn nội bộ để lấy trạng thái mới nhất mỗi lần bấm tra, nên backend phải chịu được nhiều lượt gọi đồng thời vào giờ cao điểm mà không làm chậm cả trang. BizMaC thường khuyên khách hàng ngành vận tải dựng hệ thống vận đơn riêng, chạy tách khỏi phần nội dung tĩnh của website, để một đợt tra cứu dồn dập không kéo sập trang chủ.

Những trang bắt buộc phải có trên website logistics

Một website logistics tối thiểu cần bảy trang: trang chủ có ô tra cứu, dịch vụ vận chuyển theo loại hình, bảng cước, mạng lưới tuyến, tra cứu vận đơn dạng trang riêng, báo giá lô hàng lớn, và liên hệ. Thiếu trang tra cứu riêng, khách không có chỗ xem lại lịch sử các đơn đã gửi trước đó.

• Trang chủ: ô tra cứu vận đơn đặt ngay đầu, dịch vụ nổi bật, số hotline bấm gọi được
• Dịch vụ vận chuyển: tách theo loại hình, đường bộ, đường biển, đường hàng không, hàng lẻ và hàng nguyên container
• Bảng cước: theo tuyến và theo trọng lượng, cập nhật ngay khi giá đổi
• Mạng lưới tuyến: bản đồ hoặc danh sách điểm giao nhận
• Tra cứu vận đơn: trang riêng xem được lịch sử nhiều đơn, không chỉ một ô nhanh
• Báo giá lô hàng lớn: form riêng cho khách doanh nghiệp
• Liên hệ: địa chỉ từng chi nhánh, giờ nhận hàng theo khu vực

Công ty vừa làm logistics vừa có mảng xuất nhập khẩu nên tách nội dung riêng, vì khách xuất nhập khẩu còn cần phần song ngữ và chứng từ đi kèm, xem thêm ở bài web xuất nhập khẩu song ngữ. Khung cấu trúc áp dụng cho mọi ngành đã có trong checklist thiết kế website doanh nghiệp, phần dưới đi sâu vào phần chỉ ngành vận chuyển mới cần.

Bảng cước theo tuyến và theo trọng lượng cần hiển thị đủ những gì

Bảng cước logistics cần ba cột cố định: tuyến vận chuyển, mức cước theo bậc thang trọng lượng, và thời gian giao dự kiến của tuyến đó. Thiếu cột thời gian giao, khách phải gọi hỏi lại điều bảng giá lẽ ra đã trả lời được.

Bảng trên chỉ minh hoạ cách trình bày, số cước thật do từng công ty tự niêm yết. Mọi dòng trong cùng một cột phải cùng hệ quy chiếu: cùng tính theo kg, cùng khoảng ngày, không trộn tuyến nội thành tính theo đơn còn tuyến liên tỉnh tính theo kg khiến khách không so sánh được.

Thời gian giao dự kiến phải ghi theo từng tuyến, không ghi chung chung

Ghi một dòng giao trong 2 đến 5 ngày cho mọi tuyến toàn quốc không có ý nghĩa với khách đang chờ hàng đi Đà Nẵng, vì tuyến ngắn nhanh hơn tuyến ra vùng sâu vùng xa. Tách thời gian giao theo từng tuyến, kèm ghi chú mùa cao điểm có thể trễ hơn niêm yết.

Form báo giá cho lô hàng lớn cần hỏi những trường nào

Form báo giá lô hàng lớn cần tối thiểu bảy trường: điểm gửi, điểm nhận, loại hàng, khối lượng hoặc thể tích, tần suất gửi, ngày dự kiến gửi đầu tiên, và thông tin liên hệ doanh nghiệp. Thiếu trường tần suất gửi, đội kinh doanh không biết nên báo giá đơn lẻ hay giá hợp đồng theo tháng.

• Điểm gửi và điểm nhận, có thể nhiều điểm nhận cho một lô
• Loại hàng: hàng thường, hàng dễ vỡ, hàng cần bảo quản lạnh, hàng giá trị cao
• Tổng khối lượng hoặc thể tích ước tính mỗi lần gửi
• Tần suất: gửi một lần hay định kỳ theo tuần, theo tháng
• Ngày dự kiến gửi lô đầu tiên
• Tên công ty, người liên hệ, số điện thoại và email
• Ghi chú yêu cầu riêng: đóng gói, bốc xếp, giao ngoài giờ hành chính

Khách gửi lô hàng lớn thường là doanh nghiệp, ra quyết định chậm hơn khách lẻ và cần người tư vấn gọi lại thay vì chỉ nhận email tự động.

Checklist trước khi bàn giao website logistics

Trước khi bàn giao, website logistics cần qua bảy điểm kiểm: ô tra cứu chạy đúng dữ liệu thật, bảng cước không còn số mẫu, form báo giá gửi thử nhận được email, các trang pháp lý tối thiểu đã có. Bỏ sót một điểm, khách đầu tiên dùng thử dễ gặp ngay lỗi hiển thị sai trạng thái.

• Ô tra cứu trả đúng trạng thái từ hệ thống quản lý thật, không còn dữ liệu mẫu lúc dựng web
• Bảng cước và thời gian giao đã thay số liệu thật, không còn số ví dụ của bên thiết kế
• Form báo giá lô hàng lớn gửi thử, kiểm tra email nhận về đúng hộp thư kinh doanh
• Hiển thị mã số giấy phép kinh doanh vận tải ở footer
• Có điều khoản trách nhiệm khi hàng thất lạc hoặc hư hỏng, dẫn tới trang chính sách riêng
• Tốc độ tải trang chủ dưới 3 giây trên di động, đúng lúc khách tra cứu ngoài đường
• Đường truyền HTTPS bật trên toàn trang, nhất là trang có form nhập thông tin liên hệ

Theo nghiên cứu của Google về hành vi người dùng di động, hơn một nửa lượt truy cập bị bỏ dở nếu trang tải quá 3 giây, tải chậm mất khách nhanh hơn hầu hết các ngành khác.

Chi phí và thời gian thực hiện website logistics

Chi phí thiết kế website logistics tính theo phạm vi, không theo bảng giá cố định, vì mỗi công ty khác nhau ở số tuyến, có sẵn hệ thống quản lý vận đơn hay chưa. BizMaC báo giá sau khi xem hệ thống tra cứu hiện tại, thời gian hoàn thiện thường tính bằng tuần vì phần tích hợp tra cứu mất nhiều công hơn giao diện.

Theo Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam, chi phí logistics tại Việt Nam chiếm khoảng 16 – 17% GDP, cao hơn nhiều nước trong khu vực, nên phần vận hành như website cũng cần tính đúng ngay từ đầu. Ô tra cứu phải xử lý nhiều lượt gọi cùng lúc nên hosting dùng chung thường không đủ, BizMaC hay đề xuất VPS riêng cho website logistics để chủ động tài nguyên khi tra cứu tăng đột biến vào mùa cao điểm.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế web logistics

Áp dụng vào công ty bạn ra sao

Nếu công ty bạn đang có website logistics nhưng ô tra cứu chạy chậm hoặc bảng cước phải gọi điện mới biết, ưu tiên sửa hai điểm đó trước khi nghĩ tới làm đẹp giao diện. Khách chờ hàng không quan tâm màu sắc trang, họ chỉ cần biết đơn đang ở đâu và bao giờ tới.

Cùng hướng tra cứu theo dữ liệu thật, ngành gara ô tô cũng gặp bài toán tương tự khi khách tra phụ tùng theo đời xe, tham khảo thêm ở bài web gara ô tô đặt lịch sửa. Bắt đầu bằng việc liệt kê tuyến đang chạy, mức cước hiện tại và hệ thống quản lý vận đơn đang dùng, từ đó BizMaC tư vấn phần nào giữ, phần nào cần dựng lại.