Thiết kế web xuất nhập khẩu: trang song ngữ làm thế nào

Khách nước ngoài hỏi hàng thường gửi email lệch múi giờ, kèm yêu cầu thông số theo đơn vị của họ: vải tính bằng GSM, khổ tính bằng inch thay vì mét. Website công ty không có bảng quy đổi, không có form hỏi hàng bằng tiếng Anh, đối tác chuyển sang nhà cung cấp khác trước khi trời sáng. Thiết kế web xuất nhập khẩu phải giải quyết đúng tình huống này trước khi tính đến giao diện đẹp hay banner sản phẩm.

Khách xuất nhập khẩu vào website tìm gì trước tiên

Đối tác nước ngoài tìm ba thứ khi vào website xuất nhập khẩu: hàng có đúng thông số kỹ thuật họ cần không, có chứng từ chứng minh nguồn gốc và chất lượng không, và có cách liên hệ nhanh bằng ngôn ngữ họ đọc được không. Thiếu một trong ba, họ rời trang và gửi yêu cầu cho nhà cung cấp kế tiếp trong danh sách tìm kiếm hoặc trên sàn B2B.

Khách trong nước còn gọi điện hỏi lại khi thiếu thông tin, khách nước ngoài hiếm khi gọi, họ đóng tab và gửi cùng yêu cầu cho ba bốn nhà cung cấp khác, ai trả lời nhanh và đủ dữ liệu thắng đơn hàng. Bộ khung áp dụng cho mọi ngành đã có trong checklist thiết kế website doanh nghiệp, phần dưới đây đi sâu vào phần chỉ website xuất nhập khẩu mới cần.

Thiết kế web xuất nhập khẩu cần trang song ngữ cấu trúc thế nào

Câu trả lời ngắn: tách nội dung theo ngôn ngữ bằng đường dẫn riêng, ví dụ /vi/ cho tiếng Việt và /en/ cho tiếng Anh, thay vì nhét cả hai ngôn ngữ chung một trang hoặc chỉ dựa vào nút dịch tự động của trình duyệt. Thư mục con dễ quản trị, giữ nguyên sức mạnh SEO của tên miền chính, phù hợp phần lớn doanh nghiệp xuất nhập khẩu quy mô vừa hơn là dùng tên miền phụ hay tên miền riêng cho mỗi thị trường. Mỗi cặp trang nên khai báo thẻ hreflang để Google biết bản nào phục vụ ngôn ngữ nào, tránh hai bản cạnh tranh nhau trên cùng một truy vấn.

Dịch máy toàn trang là lỗi hay gặp nhất: trang giới thiệu và mô tả sản phẩm dịch tự động thường sai thuật ngữ chuyên ngành, có lúc đổi cả nghĩa thông số kỹ thuật. Phần bán hàng, nhất là mô tả sản phẩm và điều khoản giao dịch, cần qua người dịch thật đọc lại, chỉ tin tức nội bộ ít quan trọng mới tạm chấp nhận dịch máy. Đây là phần việc nằm trong gói thiết kế website doanh nghiệp của BizMaC khi khách yêu cầu bản song ngữ.

Khách nước ngoài truy cập từ xa nên tốc độ tải trang ảnh hưởng trực tiếp tới việc họ ở lại. Theo tài liệu Core Web Vitals của Google, thời gian hiển thị nội dung lớn nhất (LCP) nên dưới 2,5 giây để đạt ngưỡng tốt, và khoảng cách địa lý giữa máy chủ với người truy cập là một yếu tố kéo dài thời gian này. Máy chủ phản hồi càng nhanh, đường truyền quốc tế càng ít trở thành điểm nghẽn duy nhất, đó là lý do nhiều doanh nghiệp xuất khẩu chọn nâng cấp lên dịch vụ VPS hosting BizMaC chạy SSD NVMe.

Bảng thông số hàng hoá trình bày theo chuẩn quốc tế thế nào

Bảng thông số hàng hoá trên website xuất nhập khẩu cần hiển thị song song đơn vị hệ mét và đơn vị Anh Mỹ, vì đối tác Bắc Mỹ quen dùng inch, pound, gallon trong khi phần lớn thị trường còn lại dùng hệ mét. Thiếu một cột đơn vị, khách phải tự quy đổi hoặc bỏ qua sản phẩm vì ngại tính sai.

Với hàng có mã HS (Harmonized System) rõ ràng, nên ghi kèm mã này cạnh tên sản phẩm. Đối tác tra được thuế nhập khẩu trước khi hỏi giá, rút ngắn một vòng trao đổi vốn tốn cả buổi vì lệch múi giờ.

Chứng từ và chứng nhận chất lượng cần hiển thị ở đâu trên website

Website xuất nhập khẩu nên có một trang riêng liệt kê chứng từ và chứng nhận chất lượng: giấy chứng nhận xuất xứ, kết quả kiểm nghiệm, chứng nhận hệ thống quản lý, kèm số hiệu hoặc bản scan để đối tác tự tra cứu, thay vì đặt rải rác trong từng mô tả sản phẩm khiến họ phải tìm lại nhiều lần khi làm hồ sơ nhập khẩu.

Nhóm hàng khác nhau cần chứng từ khác nhau: hàng nông sản thường kèm giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, hàng công nghiệp cần chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, hàng thực phẩm chế biến cần kết quả kiểm nghiệm an toàn. Với một số nhóm hàng, chứng từ còn là điều kiện để thông quan chứ không chỉ để tạo niềm tin, nên phải thay bản mới ngay khi hết hạn, tránh đối tác nhận nhầm bản cũ đã lưu từ email trước đó.

Form hỏi hàng cho khách nước ngoài cần những trường nào

Form hỏi hàng cho khách nước ngoài cần tối thiểu sáu trường: tên hàng, số lượng kèm đơn vị đo lường quốc tế, cảng đến hoặc quốc gia nhận hàng, điều kiện giao hàng, thời gian cần nhận hàng, và ô ghi chú cho yêu cầu riêng. Thiếu trường điều kiện giao hàng, bộ phận kinh doanh phải hỏi lại qua email trước khi báo giá được.

Theo bộ quy tắc Incoterms 2020 do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, có 11 điều kiện giao hàng quốc tế như FOB, CIF, EXW. Đưa danh sách này vào ô lựa chọn của form giúp đối tác chọn đúng điều kiện thay vì gõ tự do và dễ nhầm ký hiệu, cũng giúp bộ phận kinh doanh báo giá đúng ngay từ lần đầu. Ô số lượng nên cho chọn đơn vị thay vì cố định một loại, ví dụ chuyển đổi được giữa kg và lb, giữa cái và thùng theo quy cách đóng gói; doanh nghiệp bán theo container nên có thêm lựa chọn 20 feet hoặc 40 feet ngay trong form, tránh phải giải thích lại bằng lời qua email.

Checklist trước khi bàn giao website xuất nhập khẩu

Trước khi ký nghiệm thu, rà lại từng mục dưới đây trên bản thật, không phải trên bản demo.

• Cấu trúc song ngữ theo thư mục /vi/ và /en/, đã khai hreflang cho từng cặp trang
• Nội dung bán hàng qua người dịch thật, không còn đoạn dịch máy đọc sượng
• Bảng thông số hàng hoá đủ cột đơn vị hệ mét và Anh Mỹ
• Trang chứng từ, chứng nhận chất lượng đã cập nhật bản mới nhất, còn hạn
• Form hỏi hàng có trường điều kiện giao hàng, cảng đến, đơn vị đo lường chọn được
• Tốc độ tải đã kiểm tra từ vị trí ngoài Việt Nam, không chỉ test tại văn phòng
• Số điện thoại có mã vùng quốc tế, email trả lời được trong giờ làm việc cả hai múi giờ
• Đã kết nối Google Search Console, theo dõi được truy vấn theo từng quốc gia

Chi phí thiết kế web xuất nhập khẩu phụ thuộc số ngôn ngữ, số nhóm hàng cần bảng thông số riêng, và khối lượng chứng từ phải số hoá đưa lên trang. BizMaC báo giá theo phạm vi thực tế sau khi nhận yêu cầu, không niêm yết một mức chung. Công ty làm cả khâu vận chuyển xem thêm thiết kế web logistics; xưởng sản xuất bao bì phục vụ hàng xuất khẩu xem thiết kế web bao bì để so sánh phạm vi gần với ngành mình hơn.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế web xuất nhập khẩu

Chốt phương án phù hợp với công ty bạn

Doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu, số lượng sản phẩm còn ít, có thể làm trước bản song ngữ ở mức cơ bản: trang giới thiệu, danh mục hàng có bảng thông số hai đơn vị, form hỏi hàng theo Incoterms. Chứng từ để dạng tải về, chưa cần trang riêng phức tạp.

Doanh nghiệp đã có đơn hàng đều từ nhiều thị trường nên đầu tư cấu trúc song ngữ chuẩn theo thư mục, trang chứng từ cập nhật theo từng nhóm hàng, hạ tầng hosting đủ nhanh để phục vụ khách truy cập từ xa. Phần khó nhất thường không nằm ở dựng giao diện, mà ở chuẩn bị đủ nội dung song ngữ chính xác và chứng từ còn hiệu lực trước ngày bàn giao.