Trang pháp lý website cần những gì để đúng quy định

Trang pháp lý website là nhóm trang cố định, tách khỏi nội dung marketing, mô tả cách một website đang thật sự vận hành: doanh nghiệp nào đứng sau, dữ liệu khách được dùng ra sao, giao dịch diễn ra theo điều kiện gì. Không phải website nào cũng cần giống nhau. Website giới thiệu cần ít trang nhất, website bán hàng cần thêm cả nhóm chính sách giao dịch, website có form thu thập thông tin khách cần nói rõ dữ liệu nào được lấy và dùng để làm gì. Bài này liệt kê đúng hạng mục cần có theo từng loại, không đi sâu diễn giải luật.

Trang pháp lý website gồm những nhóm nào

Nhóm trang này chia làm ba tầng: tầng nền áp dụng cho mọi website (thông tin doanh nghiệp, cách liên hệ), tầng chính sách dữ liệu áp dụng khi website có form thu thập thông tin, và tầng giao dịch chỉ áp dụng cho website bán hàng. Ba tầng cộng dồn theo mức độ hoạt động của website, không loại nào thay thế được loại kia.

Website giới thiệu cần những trang pháp lý nào

Website giới thiệu công ty, dịch vụ hay portfolio không bán hàng trực tiếp, nhưng gần như luôn có form liên hệ hoặc nút gửi yêu cầu tư vấn, tức là đã thu thập tên, email, số điện thoại của người xem. Trang bắt buộc tối thiểu là chính sách bảo mật giải thích dữ liệu nào được lấy và dùng vào việc gì.

Nếu một website chỉ trưng bày thông tin, không có ô nhập liệu nào, chưa cần chính sách bảo mật. Thực tế phần lớn website giới thiệu hiện nay đều gắn ít nhất một form, kể cả chỉ để đăng ký nhận tư vấn, nên nên chuẩn bị sẵn từ đầu thay vì bổ sung sau. Bên cạnh đó, thông tin doanh nghiệp đặt ở chân trang là hạng mục không thể thiếu với bất kỳ website nào, kể cả website nhỏ nhất. Khi chuẩn bị nội dung trước khi thiết kế website, doanh nghiệp nên đưa luôn phần này vào danh sách tài liệu bàn giao, thay vì để đơn vị thiết kế tự đoán.

Website bán hàng cần thêm chính sách gì so với website giới thiệu

Ngoài chính sách bảo mật và thông tin doanh nghiệp đã nêu ở phần trên, website bán hàng cần thêm bốn nhóm chính sách riêng cho việc mua bán: điều kiện đổi trả, phạm vi và thời gian vận chuyển, hình thức thanh toán được chấp nhận, và kênh giải quyết khiếu nại khi đơn hàng có vấn đề.

Chính sách đổi trả phải nêu rõ thời hạn, điều kiện hàng hoá còn nguyên vẹn, và trường hợp nào không áp dụng đổi trả. Chính sách vận chuyển nói phạm vi giao hàng, thời gian dự kiến theo khu vực, phí vận chuyển tính thế nào. Chính sách thanh toán liệt kê hình thức được chấp nhận (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử, thanh toán khi nhận hàng) và cách xử lý khi giao dịch thanh toán online lỗi. Chính sách giải quyết khiếu nại ghi kênh liên hệ và thời hạn phản hồi, để khách biết phải làm gì khi hàng nhận sai hoặc lỗi. Cả bốn trang này nên liên kết chéo với nhau, vì một đơn hàng có vấn đề thường chạm cả bốn: đổi trả, vận chuyển, thanh toán, khiếu nại đi cùng một luồng xử lý. Danh sách chức năng đầy đủ hơn cho loại website này nằm ở bài chức năng cần có trên website bán hàng.

Vì sao website bán hàng phải thông báo với Bộ Công Thương

Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP), thương nhân hoặc tổ chức bán hàng hoá, dịch vụ qua website riêng của mình phải thông báo với Bộ Công Thương qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử trước khi website vận hành chính thức. Đây là bước riêng cho website bán hàng, khác với việc đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Sau khi được xác nhận, website được cấp một biểu tượng dẫn liên kết về đúng trang xác nhận của website đó trên hệ thống Bộ Công Thương. Biểu tượng này thường đặt ở chân trang, hiển thị trên mọi trang, để khách kiểm tra được ngay trước khi đặt hàng mà không cần tìm kiếm thêm. Đây là một trong những trang chính sách khách hàng dễ để ý nhất, vì nó xuất hiện ngay cạnh thông tin doanh nghiệp, không nằm sâu trong menu.

Thông tin doanh nghiệp cần hiện ở đâu trên website

Thông tin doanh nghiệp đặt cố định ở chân trang, xuất hiện trên mọi trang chứ không riêng một trang giới thiệu. Bốn hạng mục cần có: tên doanh nghiệp đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số giấy chứng nhận đó, địa chỉ trụ sở, và cách liên hệ trực tiếp (số điện thoại, email).

Đặt ở chân trang thay vì chỉ ở một trang giới thiệu riêng vì đây là thông tin khách cần tra cứu bất kỳ lúc nào trong quá trình duyệt web, không phải chỉ khi họ chủ động tìm trang giới thiệu. Với website bán hàng, chân trang còn là nơi gắn kèm biểu tượng thông báo Bộ Công Thương và liên kết tới các trang chính sách đã nêu ở phần trên, tạo thành một cụm thông tin đáng tin cậy khách nhìn thấy ngay từ trang chủ.

Vì sao không thể sao chép nguyên chính sách của công ty khác

Chép nguyên trang pháp lý website của một công ty khác về dùng là sai, vì nội dung của các trang này phải khớp với cách doanh nghiệp thật sự vận hành, không phải một mẫu chung chép qua chép lại. Chính sách đổi trả ghi thời hạn ba mươi ngày trong khi doanh nghiệp chỉ thật sự chấp nhận đổi trả trong bảy ngày là tự đặt mình vào thế khó: khách có quyền dựa vào chính văn bản đó để khiếu nại.

Vấn đề tương tự lặp lại ở nhiều chỗ khác: chính sách thanh toán liệt kê ví điện tử mà website chưa tích hợp, chính sách vận chuyển ghi phạm vi toàn quốc trong khi thực tế chỉ giao nội thành, chính sách bảo mật mô tả quy trình lưu trữ dữ liệu không đúng với cách hệ thống đang làm. Mỗi sai lệch như vậy đều là khoảng cách giữa cam kết bằng văn bản và thực tế vận hành, và khoảng cách đó là thứ gây rắc rối khi có tranh chấp. Cách làm đúng là viết theo đúng quy trình nội bộ đang chạy, dù ngắn gọn hơn bản mẫu tìm được trên mạng.

Câu hỏi thường gặp về trang pháp lý website

Điều cần nhớ

Nhóm trang pháp lý không phải việc làm cho có. Website giới thiệu cần chính sách bảo mật và thông tin doanh nghiệp ở chân trang. Website bán hàng cần thêm chính sách đổi trả, vận chuyển, thanh toán, giải quyết khiếu nại, và bước thông báo với Bộ Công Thương. Website nào có form thu thập thông tin khách đều phải nói rõ dữ liệu nào được lấy, dùng vào việc gì. Điều quan trọng nhất xuyên suốt các trang này: nội dung phải đúng với cách doanh nghiệp thật sự đang vận hành, không phải bản chép từ nơi khác. Nếu đang chuẩn bị ra mắt website mới, nên xác định rõ nhóm trang cần có ngay từ lúc làm việc với đơn vị thiết kế website trọn gói, và xem thêm việc cần làm sau khi website hoàn thành để không bỏ sót phần cập nhật các trang này về sau.