Mô hình email cho tổ chức: 5 cách chia hộp thư hay dùng
Cùng 20 nhân sự mà nơi mua 20 hộp thư, nơi chỉ mua 8. Khác nhau ở cách chia hộp thư, không ở quy mô. Năm mô hình kèm điều kiện hợp và chỗ vướng.
Hai công ty cùng 20 nhân sự có thể mua số hộp thư chênh nhau gấp đôi. Bên này cấp cho mỗi người một hộp, bên kia gom về 8 hộp phòng ban rồi chia quyền vào. Khác nhau nằm ở cách tổ chức hộp thư, không nằm ở quy mô. Năm mô hình dưới đây là những cách chia hay gặp nhất.
Mô hình email cho tổ chức quyết định số hộp thư phải mua, không phải số nhân sự
Gói email bán theo số hộp thư và dung lượng, không bán theo số người. Một hộp thư dùng chung cho 5 người vẫn tính là một. Đó là lý do hai công ty cùng quy mô lại mua hai mức khác nhau. Chọn mô hình trước, đếm hộp sau, rồi mới nhìn giá.
Bảng giá email doanh nghiệp BizMaC chia theo quỹ hộp thư: 25 hộp, 50 hộp, 80 hộp, 120 hộp. Biết mình cần bao nhiêu hộp thật thì tránh được cảnh mua gói 50 rồi dùng có 18.
| # | Mô hình | Quy mô hay dùng | Cách tính hộp thư |
|---|---|---|---|
| 1 | Một hộp dùng chung | Dưới 5 người | 1 tới 3 hộp cho cả tổ chức |
| 2 | Hộp thư theo cá nhân | 5 tới 80 người | Mỗi người một hộp |
| 3 | Phòng ban dùng alias | 10 tới 50 người | Hộp thật ít, alias nhiều |
| 4 | Nhiều chi nhánh | Từ 2 chi nhánh trở lên | Hộp cá nhân cộng hộp chung từng điểm |
| 5 | Công ty đa thương hiệu | Nhiều tên miền song song | Tính theo từng tên miền |
Năm mô hình email cho tổ chức và điều kiện dùng được
Xếp từ mô hình đơn giản nhất tới mô hình nhiều lớp nhất. Tổ chức lớn lên thì thường đi qua đúng thứ tự này, và mỗi lần chuyển đều có một dấu hiệu báo trước rõ ràng.
1 Một hộp dùng chung
Hợp với: nhóm dưới 5 người, mọi người cùng xử lý một luồng thư khách gửi tới.
Cả nhóm dùng chung một địa chỉ kiểu info@tencongty.com, ai rảnh thì trả lời. Cách này gọn khi lượng thư ít và công việc không phân vai rõ. Chi phí thấp nhất trong 5 mô hình vì chỉ mua 1 tới 3 hộp.
2 Hộp thư theo cá nhân
Hợp với: công ty 5 tới 80 người, mỗi vị trí có đầu mối trao đổi riêng với khách.
Mỗi nhân sự một địa chỉ theo tên, kèm vài hộp chức năng dùng chung như ketoan@ hoặc tuyendung@. Đây là mô hình phổ thông nhất. Số hộp cần mua bằng số nhân sự cộng thêm 3 tới 5 hộp chức năng.
3 Phòng ban dùng alias
Hợp với: tổ chức 10 tới 50 người có nhiều địa chỉ nhưng ít người thật sự cần hộp riêng.
Alias là địa chỉ không có kho thư riêng, thư gửi tới nó rơi vào một hộp thật. Công ty có 12 người vẫn công bố được 30 địa chỉ theo phòng ban mà chỉ mua 12 hộp. Alias thường không tính vào quỹ hộp thư của gói.
Chưa biết tổ chức của bạn cần bao nhiêu hộp thư?
Bốn quỹ hộp thư 25, 50, 80 và 120 hộp, kèm dung lượng tương ứng. Đếm hộp thật cần rồi chọn quỹ vừa tay.
4 Nhiều chi nhánh
Hợp với: doanh nghiệp có từ 2 điểm hoạt động, mỗi điểm tự nhận và xử lý thư của mình.
Mỗi chi nhánh có một hộp chung riêng, ví dụ hanoi@ và danang@, bên cạnh hộp cá nhân của nhân sự tại đó. Thư khách khu vực nào rơi đúng khu vực đó. Kế toán và ban giám đốc thường nhận bản sao qua alias để nắm chung.
5 Công ty đa thương hiệu
Hợp với: một pháp nhân vận hành nhiều tên miền, mỗi thương hiệu giữ bộ mặt riêng.
Mỗi thương hiệu dùng tên miền riêng, thư đi phải mang đúng tên miền đó. Cùng một nhân sự có thể cần hai địa chỉ ở hai tên miền. Mỗi tên miền phải khai SPF, DKIM và DMARC riêng, không dùng chung được bản khai của tên miền kia.
Ba dấu hiệu cho thấy đã tới lúc đổi mô hình
Mô hình đang dùng chưa vỡ hẳn thì không cần đổi. Nhưng khi ba dấu hiệu dưới đây xuất hiện đều đặn, chi phí của việc giữ nguyên đã lớn hơn công sức sắp xếp lại.
- Thư khách bị trả lời hai lần trong một tuần. Hộp chung đang quá tải người dùng, tới lúc chia hộp cá nhân.
- Người nghỉ việc mang theo một luồng khách. Địa chỉ cá nhân đang gánh việc lẽ ra thuộc hộp chức năng.
- Quỹ hộp thư dùng trên 90% và tháng nào cũng xin thêm. Đếm lại xem bao nhiêu hộp thật sự cần kho thư riêng, phần còn lại chuyển thành alias.
Khi số hộp vượt mức các gói niêm yết, hoặc tổ chức cần giữ toàn quyền quản trị, thì tính tới email server riêng. Ngưỡng đó thường rơi vào lúc quỹ hộp thư trên 120 và có yêu cầu lưu trữ thư nội bộ dài hạn.
Câu hỏi thường gặp về mô hình email cho tổ chức
Alias có tính vào số hộp thư của gói không?
Thường là không. Alias chỉ là địa chỉ chuyển hướng, không có kho thư riêng nên không chiếm suất trong quỹ hộp. Cần xác nhận với nhà cung cấp vì vài nơi giới hạn số alias trên mỗi hộp thật.
Nên cấp hộp thư cho cộng tác viên thời vụ không?
Tuỳ thời gian làm. Dưới 3 tháng thì dùng một hộp xoay vòng đặt theo vai trò, ví dụ ctv1@, đổi mật khẩu khi bàn giao. Làm dài hơn thì cấp hộp riêng để truy được trách nhiệm.
Công ty 2 chi nhánh có cần 2 tên miền không?
Không. Chi nhánh dùng chung một tên miền, chỉ tách bằng địa chỉ hộp thư riêng cho từng điểm. Tên miền riêng chỉ cần khi hai bên là hai thương hiệu khác nhau ra mặt khách hàng.
Chuyển từ hộp dùng chung sang hộp cá nhân có mất thư cũ không?
Thư cũ nằm trong hộp chung và vẫn ở đó. Cách làm gọn là giữ hộp chung làm kho lưu, mở hộp cá nhân cho luồng thư mới, rồi trỏ alias của địa chỉ chung sang người phụ trách.
Chốt vài ý
- Số hộp thư phải mua đến từ mô hình tổ chức, không đến từ số nhân sự.
- Alias giúp công bố nhiều địa chỉ mà không tăng quỹ hộp, dùng tốt cho phòng ban.
- Nhiều chi nhánh thì thêm hộp chung theo điểm. Nhiều thương hiệu thì thêm tên miền, kèm bộ SPF, DKIM và DMARC riêng.
- Đổi mô hình khi thư bị trả lời trùng, khi người nghỉ mang theo luồng khách, hoặc khi quỹ hộp dùng trên 90%.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
