8 thuật ngữ email doanh nghiệp người quản lý cần hiểu
Bảng báo giá email nào cũng có một cột toàn chữ viết tắt. Bài xếp 8 thuật ngữ hay gặp nhất theo thứ tự bạn chạm tới khi dựng hệ thống thư từ.
Bảng báo giá email doanh nghiệp nào cũng có một cột toàn chữ viết tắt: MX, SPF, DKIM, DMARC. Người ký hợp đồng thường không phải người cấu hình, nên tám thuật ngữ email doanh nghiệp này hay bị bỏ qua rồi trả giá sau. Bài giải nghĩa cho người quản lý, không cho người viết code. Đang cân quy mô hộp thư thì mở bảng giá email theo tên miền đối chiếu song song.
Tám thuật ngữ email doanh nghiệp tóm trong một bảng
Tám mục chia ba nhóm. Bốn mục đầu là bản ghi DNS quyết định thư có tới nơi không. Hai mục giữa là cách tổ chức hộp thư. Hai mục cuối là giới hạn lúc gửi nhiều.
| # | Thuật ngữ | Trả lời câu hỏi gì | Bỏ qua thì sao |
|---|---|---|---|
| 1 | Bản ghi MX | Thư gửi tới tên miền thì máy nào nhận | Thư gửi vào không tới hộp nào |
| 2 | SPF | Máy nào được phép gửi thư nhân danh tên miền | Thư gửi ra bị xếp vào spam |
| 3 | DKIM | Nội dung thư có bị sửa dọc đường không | Bên nhận không xác minh được người gửi |
| 4 | DMARC | Thư trượt kiểm tra thì xử lý ra sao | Kẻ giả mạo gửi thư dưới tên công ty |
| 5 | Alias | Địa chỉ phụ đổ về hộp thư nào | Mua thừa hộp thư không cần thiết |
| 6 | Hộp thư thật | Chỗ lưu thư có dung lượng riêng | Tính sai số lượng lúc mua gói |
| 7 | Relay SMTP | Website và phần mềm gửi thư qua đường nào | Thư từ hệ thống không ai nhận được |
| 8 | Hạn mức gửi | Một ngày gửi được bao nhiêu thư | Bị chặn giữa chừng chiến dịch |
Giải nghĩa từng thuật ngữ theo thứ tự bạn sẽ chạm tới
Thứ tự theo dòng chảy công việc, không theo mức độ quan trọng. Bốn mục đầu làm một lần lúc dựng. Bốn mục sau theo bạn suốt quá trình.
1 Bản ghi MX
Hợp với: người vừa mua tên miền, chuẩn bị trỏ email về nhà cung cấp mới.
MX là bản ghi DNS chỉ đường cho thư gửi tới. Ai gửi thư về @tencongty.vn thì máy chủ của họ tra MX trước, rồi mới biết giao thư cho máy nào. Đổi nhà cung cấp email nghĩa là đổi MX. Đây là bản ghi duy nhất trong tám mục mà sai thì thư mất hẳn, không rơi vào spam.
2 SPF
Hợp với: công ty gửi thư từ nhiều nơi, vừa Outlook vừa website vừa phần mềm.
SPF là danh sách máy được phép gửi thư nhân danh tên miền của bạn. Bên nhận đối chiếu IP người gửi với danh sách này. Không có tên thì thư bị nghi giả mạo. Theo RFC 7208, một bản ghi SPF chỉ được tra tối đa 10 lượt DNS, vượt là hỏng toàn bộ.
3 DKIM
Hợp với: doanh nghiệp gửi báo giá, hợp đồng, chứng từ qua thư.
DKIM ký số vào thư lúc gửi đi. Bên nhận lấy khoá công khai trong DNS của bạn để kiểm chữ ký. Khớp thì thư đúng do tên miền đó phát ra, nội dung chưa bị sửa. SPF xác minh máy gửi. DKIM xác minh chính lá thư. Cần cả hai.
4 DMARC
Hợp với: thương hiệu đã bị mạo danh gửi thư lừa khách hàng.
DMARC nói cho bên nhận biết làm gì với thư trượt SPF và DKIM: bỏ qua, cho vào spam, hay chặn hẳn. Nó cũng gửi báo cáo cho bạn biết ai đang gửi thư dưới tên miền của mình. Không có DMARC thì mỗi bên nhận tự quyết một kiểu.
Muốn có người khai giúp bốn bản ghi này?
Gói mailBus Pro 219.000đ mỗi tháng cho 25 hộp thư và 50 GB, SPF cùng DKIM và DMARC nằm sẵn trong cấu hình bàn giao.
5 BIMI
Hợp với: thương hiệu bán lẻ muốn logo hiện cạnh tên người gửi.
BIMI hiện logo công ty ngay trong danh sách thư của người nhận. Điều kiện tiên quyết: DMARC phải chạy ở mức chặn hoặc cách ly, không phải mức theo dõi. Nhiều bên nhận còn đòi chứng chỉ xác thực nhãn hiệu. Đây là mục duy nhất thuộc loại nên có, không bắt buộc.
6 Alias và hộp thư thật
Hợp với: công ty đang tính mua bao nhiêu hộp thư cho đủ dùng.
Hộp thư thật có dung lượng riêng và mật khẩu riêng. Alias chỉ là địa chỉ phụ đổ vào một hộp đã có. Địa chỉ chung như info@ hay sales@ nên là alias. Đây là chỗ tiết kiệm rõ nhất: gói 25 hộp đủ cho công ty 25 người kể cả khi danh bạ liệt kê 40 địa chỉ.
7 Relay SMTP
Hợp với: website có form liên hệ, phần mềm bán hàng gửi hoá đơn.
Relay SMTP là đường để hệ thống của bạn nhờ máy chủ thư gửi hộ. Website gửi thư xác nhận đơn hàng phải đưa qua relay. Hàm gửi mặc định của hosting hay bị từ chối vì không đứng tên tên miền nào. Dùng relay có xác thực thì thư đi dưới đúng tên miền công ty.
8 Hạn mức gửi
Hợp với: marketing sắp gửi thông báo cho danh sách vài nghìn khách.
Mọi nhà cung cấp email đều đặt trần số thư một hộp gửi được trong ngày và trong giờ. Trần này chống lạm dụng, không phải để bán thêm. Chạm trần thì thư sau bị hoãn hoặc trả lại. Danh sách lớn thuộc về công cụ email marketing riêng.
Thứ tự khai bốn bản ghi DNS cho đúng
Bốn bản ghi DNS ở trên khai theo thứ tự, không làm song song. Sai thứ tự thì thư đang chạy đứt giữa lúc chuyển. Đây là trình tự BizMaC dùng khi nhận chuyển hộp thư về.
- Dựng hộp thư trên hệ thống mới, chưa đụng DNS, gửi thử nội bộ trước
- Hạ thời gian lưu bản ghi xuống 300 giây, chờ đủ một vòng theo mức cũ
- Đổi MX sang máy chủ mới, theo dõi thư gửi vào trong 24 giờ đầu
- Cập nhật SPF gộp đủ nguồn gửi, đếm lại cho dưới 10 lượt tra DNS
- Dán khoá DKIM, gửi thử tới một hộp bên ngoài để kiểm chữ ký
- Bật DMARC ở mức theo dõi, đọc báo cáo ít nhất 2 tuần rồi mới siết dần
Bước 6 hay bị bỏ. Siết DMARC khi chưa rà hết nguồn gửi thì phần mềm kế toán vẫn đi đường cũ sẽ bị chặn sạch, và không ai biết vì sao khách không nhận được gì. Cần dung lượng lớn hơn thì cân nhắc máy chủ email riêng.
Câu hỏi thường gặp về thuật ngữ email doanh nghiệp
Có SPF rồi thì cần DKIM nữa không?
Cần. SPF kiểm máy gửi, DKIM kiểm chính lá thư. Thư chuyển tiếp qua hộp trung gian thì SPF trượt nhưng DKIM vẫn còn. Nhiều bên nhận lớn đòi đủ cả hai mới cho vào hộp thư đến.
Alias có tính vào số hộp thư trong gói không?
Không. Alias chỉ là địa chỉ phụ trỏ về hộp thư đã có. Gói 25 hộp vẫn tạo được nhiều alias kiểu info@ hay ketoan@ mà không đụng quỹ 25 hộp.
Đổi nhà cung cấp email thì thư cũ có mất không?
Thư cũ nằm trên hệ thống cũ, không nằm trong DNS. Chuyển sang được bằng công cụ đồng bộ IMAP, làm trước khi đổi MX. Làm ngược thứ tự thì thư gửi vào trong lúc chuyển nằm rải hai nơi.
Bao lâu thì bản ghi MX mới có hiệu lực?
Theo thời gian lưu bản ghi bạn đặt trong DNS. Để mức 3600 giây thì máy bên ngoài giữ bản ghi cũ tới 1 giờ. Hạ xuống 300 giây trước khi đổi vài ngày sẽ rút thời gian chờ.
Điều cần nhớ
- MX quyết định thư có tới không. Sai MX thì thư mất hẳn, không rơi vào spam
- SPF, DKIM, DMARC đi cùng nhau. Có một thứ không thay được hai thứ kia
- SPF chỉ được tra 10 lượt DNS, gộp nhiều nhà cung cấp là chạm trần lúc nào không hay
- Đếm hộp thư thật, không đếm địa chỉ. Địa chỉ chung làm alias thì không tốn thêm
- Thư do website và phần mềm gửi phải đi qua relay có xác thực
- Danh sách vài nghìn người thì tách sang công cụ gửi riêng
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
