Chuyển hộp thư sang máy chủ mail riêng: 9 việc cần làm

Công ty quyết định chuyển hộp thư sang máy chủ mail riêng. Việc lo nhất không phải chọn gói nào. Thư rơi. Đó mới là nỗi lo thật. Chuyển xong thư có rơi mất đoạn nào không. Câu trả lời nằm ở thứ tự làm, không nằm ở nhà cung cấp nào. Bài này xếp đúng 9 việc theo trình tự thi công, kèm 3 mốc dễ sai nhất khiến thư rơi giữa chừng.

Đây là góc nhìn của người chuyển đi. Rất cụ thể. Không phân biệt đang dùng Gmail, Outlook hay email theo tên miền của nhà cung cấp khác. Nhà nào cũng vậy. Việc chuyển thư giữa 2 hệ thống do đội kỹ thuật bên nhận lo. Phần bạn cần biết là việc gì đang diễn ra, và mốc nào phải canh đúng giờ. Canh đúng giờ.

Chuyển hộp thư sang máy chủ mail riêng gồm mấy việc

Đúng 9 việc, chia 3 giai đoạn: kiểm kê trước khi chuyển, sao chép và khai báo trong lúc chuyển, đổi hướng và dọn dẹp sau khi chuyển. Sai 1 việc ở giữa thì việc sau mất chỗ dựa. Đừng đảo thứ tự. Bảng dưới xếp đủ 9 việc theo đúng thứ tự thi công.

Việc 1 tới 2: kiểm kê hộp thư rồi dựng máy mới trước

Trước khi đụng cấu hình nào, phải có danh sách đúng. Công ty đang có bao nhiêu hộp thư. Hộp nào còn dùng, hộp nào chỉ nhận rồi chuyển tiếp. Mỗi hộp chiếm bao nhiêu dung lượng thật. Bỏ qua bước này là hỏng. Bước sao chép ở việc 3 dễ sót hộp ít dùng nhưng còn dữ liệu quan trọng. Ví dụ hộp thư kế toán lưu 5 năm hóa đơn.

Kiểm kê xong mới biết chọn gói mailUltra Core 150 GB hay Plus 250 GB đủ dư cho 3 năm tới. Chọn đúng ngay từ đầu. Nguyên tắc kế tiếp: máy mới phải sẵn sàng nhận thư trước khi có thư nào trỏ về đó. Sẵn sàng trước. Đội kỹ thuật tạo đủ hộp thư theo danh sách, đặt đúng địa chỉ, đúng hạn ngạch dung lượng từng người. Đúng từng người. Lúc này MX vẫn trỏ về hệ thống cũ. Chưa đổi gì cả. Thư công ty chạy bình thường. Máy mới tồn tại song song. Chưa nhận thư thật. Chỉ chờ 2 việc tiếp theo xong.

Việc 3: sao chép thư cũ sang trước khi đổi bất kỳ hướng nào

Đây là bước quyết định có mất thư hay không. Mốc này quan trọng. Nhớ kỹ. Cũng là mốc dễ sai nhất trong cả 9 việc: đổi MX trước khi sao chép xong thư cũ. Làm ngược thứ tự này, thư mới về máy mới. Thư cũ vẫn kẹt lại. Kẹt ở hệ thống cũ. Nhân viên mở hộp thư mới thấy trống trơn toàn bộ lịch sử trao đổi. Trống trơn.

Cách làm đúng là kéo toàn bộ thư từ hệ thống cũ sang máy mới qua giao thức IMAP. Giữ nguyên cấu trúc thư mục, thư đã gửi, thư lưu trữ. Việc này chạy nền. Không tắt gì cả. Không cần tắt hộp thư cũ. Nhân viên vẫn gửi nhận bình thường trong lúc sao chép. Không ai hay biết. Thời gian tùy tổng dung lượng, tính bằng giờ tới vài ngày với hộp thư lưu lâu năm.

Việc 4 tới 5: khai xác thực và hạ TTL trước khi đổi MX

3 bản ghi SPF, DKIM, DMARC trả lời câu hỏi phía nhận thư luôn hỏi ngầm: thư này có đúng do công ty gửi không. SPF liệt kê hệ thống được phép gửi thư nhân danh tên miền. Chỉ vậy thôi. DKIM ký số vào mỗi thư bằng khóa riêng của máy chủ mới. Ký ngầm, người dùng không thấy. DMARC quy định khi thư không khớp 2 cái trên thì xử lý ra sao. Là lớp cuối. Khai đủ 3 bản ghi trước. Đừng để sau. Lúc đổi MX xong thư đã bắt đầu bay đi từ máy mới rồi.

Mốc dễ sai thứ 2 nằm ở đây: quên hạ TTL nên chuyển xong vẫn có thư về chỗ cũ nhiều giờ liền. TTL là thời gian các máy chủ DNS ghi nhớ giá trị MX trước khi hỏi lại, mặc định thường 1 ngày hoặc lâu hơn. Không hạ trước là hỏng. Lúc đổi MX thật, nhiều nơi trên mạng vẫn dùng bản ghi cũ đã nhớ. Thư về hệ thống cũ suốt cả ngày sau khi bạn đã đổi. Hạ TTL xuống mức thấp trước 1 ngày để khi đổi thật, toàn mạng cập nhật nhanh hơn. Chỉ 1 ngày thôi.

Việc 6: đổi MX vào giờ ít thư

Chọn khung giờ công ty gửi nhận ít nhất, thường tối muộn hoặc sáng sớm cuối tuần. Đổi MX là thao tác 1 dòng ở nơi quản lý DNS của tên miền, thực hiện rất nhanh. Thao tác đổi rất nhanh. Cái mất thời gian là việc 3, 4, 5 đã làm trước đó. Chọn giờ ít thư để nếu có gì bất thường thì vẫn còn thời gian xử lý trước giờ làm việc. Có thời gian xoay sở.

Việc 7 tới 8: chạy song song rồi kiểm thư 2 chiều

Đổi MX xong. Đừng vội. Không tắt hệ thống cũ ngay. Giữ hộp thư cũ sống thêm vài ngày. TTL dù đã hạ vẫn còn vài nơi trên mạng chưa kịp cập nhật, thư gửi tới có thể rơi về địa chỉ cũ trong thời gian ngắn. Chạy song song để đối chiếu: thư mới đủ ở máy mới. Đủ là mừng. Thư trễ rơi về máy cũ vẫn nhận được, chuyển tay sang cho người nhận. Chuyển tay cũng được. Đây là lớp đệm an toàn. Không thừa đâu.

Kiểm không chỉ chiều thư về. Cả 2 chiều. Gửi thử từ hộp thư mới tới 1 địa chỉ ở nhà cung cấp lớn bên ngoài. Mở phần chi tiết kỹ thuật ở đầu nhận xem SPF, DKIM, DMARC có báo hợp lệ hết không. Đối chiếu thêm số thư trong các thư mục chính, nhất là thư mục lưu trữ và thư đã gửi. Hai chỗ hay sót. Đây là 2 thư mục hay bị sao chép thiếu nhất vì dung lượng lớn, ít người để ý kiểm lại. Dễ sót nhất.

Việc 9: dọn cấu hình cũ sau khi đã chắc chắn

Mốc dễ sai thứ 3. Nguy hiểm nhất. Không sửa lại được: tắt hộp thư cũ quá sớm. Chỉ dọn cấu hình và đóng hệ thống cũ khi đã chạy song song đủ lâu. Đủ lâu mới dọn. Số thư 2 bên đã khớp nhau. Khớp hẳn. Không còn thư nào rơi về địa chỉ cũ trong vài ngày liên tục. Vài ngày liền.

Việc dọn dẹp gồm gỡ bản ghi DNS cũ không còn dùng, đóng dịch vụ email cũ để tránh tốn phí song song. Đưa TTL của MX về mức bình thường sau khi ổn định. Vội ở bước này là mất. Mất luôn phần thư chưa kịp sao chép. Không còn bản gốc nào để lấy lại. Mất là mất.

Câu hỏi thường gặp khi chuyển email công ty sang máy chủ riêng

Mốc nào sai là thư rơi

Nhớ đúng thứ tự: dựng máy mới, sao chép thư cũ, khai xác thực, hạ TTL, rồi mới đổi MX. Đảo bước nào ra trước đổi MX là rủi ro thư rơi tăng lên. Sai chỗ này là mất. Chuyển hộp thư sang máy chủ mail riêng làm đúng thứ tự thì công ty chỉ thấy 1 buổi sáng bình thường, hộp thư đã ở nhà mới mà không ai để ý đã chuyển lúc nào. Quy mô còn dưới vài chục hộp thư thì cân nhắc thêm gói email doanh nghiệp theo tên miền.