Bộ lọc email và thư mục tự động nên đặt sao cho gọn

Hộp thư công việc nhận ba trăm thư một tuần thì Inbox nhanh chóng thành một dòng chảy lẫn lộn: thông báo hệ thống, thư khách, thư nội bộ xen nhau không theo trật tự nào. Dựng đúng bộ lọc email và một cây thư mục hợp lý giải quyết phần lớn sự lộn xộn đó. Bài này đi từ chỗ bộ lọc chạy ở đâu tới cách xếp thư mục sao cho một năm sau vẫn còn dùng được.

Bộ lọc nên chạy trên máy chủ hay trên phần mềm ở máy

Bộ lọc chạy trên máy chủ (server-side, mail rules trong webmail) xử lý thư ngay khi thư về tới hộp, không cần máy tính đang bật. Bộ lọc chạy trên phần mềm ở máy (client-side, ví dụ quy tắc trong Outlook desktop) chỉ hoạt động khi phần mềm đó đang mở, và chỉ áp dụng cho đúng máy đã cài.

Khác biệt lộ rõ khi một người vừa đọc thư trên điện thoại vừa mở laptop ở công ty: quy tắc đặt trên webmail cho kết quả giống nhau ở cả hai nơi, còn quy tắc đặt riêng trong Outlook trên laptop thì điện thoại không hề biết tới, thư vẫn đổ thẳng vào Inbox trên di động.

Quy tắc muốn áp dụng cho cả tài khoản, mọi thiết bị thì đặt phía máy chủ. Quy tắc chỉ cần trên một máy thì mới đặt phía phần mềm ở máy. Doanh nghiệp dùng email doanh nghiệp theo tên miền riêng nên ưu tiên cấu hình quy tắc trên webmail, để nhân viên đổi thiết bị vẫn thấy hộp thư sắp xếp y như cũ.

Ba tiêu chí bộ lọc email đáng tin cậy nhất

Ba tiêu chí bộ lọc email đáng tin cậy nhất là địa chỉ người gửi, tên miền người gửi và một chuỗi cố định trong tiêu đề. Cả ba đều khó thay đổi ngẫu nhiên nên quy tắc dựng trên chúng ít khi bắt nhầm thư, ngược lại tên hiển thị và từ khóa chung chung trong nội dung lại dễ lọc sai.

Địa chỉ người gửi đầy đủ, ví dụ ketoan@congtyabc.com, là tiêu chí chặt nhất vì chỉ đúng một người mới khớp. Tên miền người gửi phù hợp khi một đối tác có nhiều nhân viên cùng gửi thư, không cần thêm quy tắc cho từng người. Chuỗi trong tiêu đề hữu ích với thư tự động, vì hệ thống nội bộ thường đặt sẵn một mẫu cố định như [Hóa đơn] hoặc mã đơn hàng.

Tên hiển thị là tiêu chí dễ lọc nhầm nhất, vì ai gửi thư cũng tự đặt được tên hiển thị trùng với đồng nghiệp hoặc đối tác quen. Lọc theo từ khóa chung chung trong nội dung, kiểu chứa chữ báo giá, cũng bắt nhầm thư không liên quan chỉ vì tình cờ dùng cùng một từ. Theo tài liệu trợ giúp Gmail của Google, mỗi tài khoản tạo được tối đa 1.000 bộ lọc, đủ rộng để chia theo từng đối tác lớn mà không lo hết chỗ.

Thứ tự ưu tiên khi nhiều quy tắc lọc cùng khớp một thư

Khi một thư khớp cùng lúc nhiều quy tắc, phần lớn nền tảng xử lý theo thứ tự từ trên xuống và dừng ở quy tắc đầu tiên có hành động chuyển thư, trừ khi bật tùy chọn chạy tiếp các quy tắc còn lại. Quy tắc đặt trên cùng vì vậy phải là quy tắc cụ thể nhất, không phải quy tắc rộng nhất.

Một thư thông báo bảo trì khẩn vừa khớp quy tắc theo tên miền nhà cung cấp, vừa khớp quy tắc theo tiêu đề chứa chữ khẩn. Nếu quy tắc theo tên miền đứng trước và có lệnh dừng xử lý, thư khẩn bị đẩy thẳng vào thư mục nhà cung cấp, nằm im tới khi có người mở ra xem lại.

Một số nền tảng còn gắn thêm hành động chuyển tiếp thư sang địa chỉ khác trong cùng quy tắc, hành động này cũng chịu ảnh hưởng bởi thứ tự, đặt sau quy tắc đã dừng xử lý thì không bao giờ chạy tới. Theo tài liệu hỗ trợ Outlook của Microsoft, toàn bộ quy tắc lưu trên máy chủ Exchange giới hạn dung lượng 256 KB, hộp thư có quá nhiều quy tắc chi tiết sẽ chạm mức này và quy tắc tạo sau cùng không được lưu lại.

Doanh nghiệp quản trị nhiều hộp thư cùng lúc, cần tự sắp thứ tự quy tắc ở cấp máy chủ thay vì chỉnh từng tài khoản, hợp với dịch vụ email server riêng có IPv4 nơi đội kỹ thuật nắm toàn quyền cấu hình.

Đặt tên thư mục email theo công việc hay theo tên người gửi

Thư mục email nên đặt tên theo loại công việc, ví dụ Hợp đồng chờ ký hoặc Hóa đơn tháng, không đặt theo tên người gửi. Tên người thay đổi liên tục vì nhân sự nghỉ việc hoặc đổi vị trí, trong khi loại công việc đó vẫn tồn tại năm này qua năm khác.

Thư mục mang tên Anh Minh kế toán trở nên vô nghĩa ngay khi anh Minh nghỉ việc, quy tắc lọc cũ không còn khớp ai cả. Thư mục mang tên Đối soát công nợ thì vẫn đúng chỗ dù người phụ trách đổi bao nhiêu lần. Phòng ban dùng chung một hộp thư càng cần quy ước tên thư mục cố định. Xem thêm cách phân quyền hộp thư chung phòng ban để tránh chồng chéo khi nhiều người cùng thao tác trên một cây thư mục.

Khi nào nên gắn nhãn email thay vì chuyển thư ra khỏi hộp đến

Gắn nhãn hợp với thư còn cần xử lý tiếp, vì thư vẫn hiển thị trong Inbox sau khi gắn, không bị giấu đi. Chuyển thư ra khỏi hộp đến hợp với thư đã đọc xong, chỉ giữ lại để tra cứu sau này, không cần nhìn thấy mỗi lần mở hộp thư.

Gmail và một số webmail tách bạch hai khái niệm này: gắn nhãn không rời thư khỏi Inbox, còn quy tắc chuyển hẳn vào thư mục thì rời khỏi danh sách chính. Outlook gộp chung dưới tên category (gắn màu, không chuyển đi) và rule chuyển thư mục (rời khỏi Inbox), tùy phiên bản giao diện gọi tên khác nhau nên cứ kiểm lại trước khi đặt quy tắc.

Bộ khung bốn nhóm quy tắc lọc nên có trong hộp thư công ty

Bốn nhóm bộ lọc nên có trong mọi hộp thư công ty là thư nội bộ theo tên miền công ty, thư khách theo từng đối tác hoặc dự án, thông báo hệ thống tự động như hóa đơn hay cảnh báo, và thư quảng cáo đã đăng ký nhận. Xếp đúng bốn nhóm là đủ dùng cho phần lớn công việc văn phòng.

Sai lầm hay gặp nhất nằm ở nhóm thư khách: lọc thẳng mọi thư từ khách hàng vào một thư mục riêng, nhìn Inbox gọn hẳn, nhưng sau đó không ai còn mở thư mục đó ra đọc. Thư hỏi giá nằm im vài ngày, khách chờ không thấy trả lời rồi gọi điện phàn nàn. Nhóm thư khách nên gắn nhãn để vẫn hiện trong Inbox, chỉ nhóm thông báo hệ thống và quảng cáo mới nên chuyển hẳn ra khỏi tầm mắt hàng ngày.

Câu hỏi thường gặp về quy tắc lọc thư

Mang về gì trước khi dựng bộ lọc thư

Trước khi ngồi dựng quy tắc cho hộp thư công ty, xác định rõ ba việc. Một, quy tắc quan trọng đặt phía máy chủ để dùng được trên mọi thiết bị. Hai, dựng quy tắc quanh địa chỉ người gửi, tên miền và chuỗi tiêu đề cố định, tránh tên hiển thị và từ khóa chung chung. Ba, xếp quy tắc cụ thể lên trên quy tắc rộng, và đặt tên thư mục theo công việc chứ không theo tên người đang phụ trách.

Nhóm thư khách luôn cần gắn nhãn thay vì giấu hẳn, đó là chỗ dễ mất khách nhất nếu lọc sai một quy tắc. Công ty đang chuẩn hóa lại hộp thư có thể xem bốn gói mailBus theo số hộp thư để chọn dung lượng và số tài khoản phù hợp trước khi cấu hình lại quy tắc lọc.