Diễn tập khôi phục email: thử trước khi dữ liệu mất thật

Công ty nào cũng nói có sao lưu email. Hỏi thêm 1 câu thì im lặng: đã ai từng thử khôi phục thật chưa. Phần lớn câu trả lời là chưa. Người ta chỉ biết quy trình có lỗ hổng lúc thư mất thật, đúng giờ cần gấp nhất.

Diễn tập khôi phục email là 1 buổi thử có kịch bản, chạy khi mọi thứ vẫn ổn. Không tốn nhiều thời gian. Cái tốn là thói quen chờ tới lúc mất mới lo.

Vì sao có sao lưu vẫn khác với khôi phục được

Sao lưu là việc hệ thống tự làm phía sau, đều đặn, âm thầm. Khôi phục là việc 1 người phải bấm đúng nút, chọn đúng mốc thời gian, rồi chờ xem thư có về không. 2 việc này tách rời nhau hoàn toàn.

Một công ty có thể chạy sao lưu ổn định 3 năm liền. Chưa từng mở quy trình khôi phục ra thử lần nào. Tới ngày cần, lộ ra 3 vấn đề cùng lúc: không ai nhớ gửi yêu cầu ở đâu, không rõ khôi phục theo mốc nào, không biết chờ bao lâu là bình thường. Diễn tập giải quyết đúng 3 chỗ này.

Chuẩn bị gì trước buổi diễn tập khôi phục email

3 việc cần làm trước khi bấm nút đầu tiên: chọn hộp thư thử, chọn mốc thời gian, báo trước cho người liên quan. Bỏ qua bước báo trước là lý do phổ biến nhất khiến diễn tập gây hoang mang thật.

Chọn hộp thư thử, đừng đụng hộp thư đang làm việc

Dùng 1 hộp thư ít quan trọng, hoặc tạo riêng 1 hộp thư test. Đừng chọn hộp thư của giám đốc hay kế toán. Khôi phục có thể xáo trộn thứ tự thư, tạo bản trùng, và người đang cần hộp thư đó làm việc sẽ bị ảnh hưởng ngay.

Chọn mốc thời gian cụ thể, không nói chung chung

"Khôi phục lại như cũ" không phải là 1 mốc thời gian. Ghi rõ ngày giờ cần lùi về. Ví dụ 14 giờ hôm qua, hoặc 3 ngày trước. Ticket gửi kèm mốc thời gian rõ ràng thì bên hỗ trợ xử lý nhanh hơn hẳn.

Báo trước cho ai

Báo cho người quản trị email nội bộ. Báo cho chủ hộp thư thử biết trong lúc diễn tập, hộp thư có thể xuất hiện thư trùng hoặc tạm thời khác thường. Không cần báo toàn công ty. Đúng người liên quan là đủ.

4 tình huống nên thử trong một đợt diễn tập

Mỗi tình huống kiểm 1 loại sự cố khác nhau. Thử đủ 4 tình huống mới coi là 1 đợt diễn tập trọn vẹn. Thử 1 tình huống rồi kết luận quy trình ổn là kết luận vội.

Tình huống 1: xoá nhầm một thư quan trọng

Đây là sự cố hay gặp nhất. Xoá 1 thư cụ thể trong hộp thư thử. Làm theo đúng quy trình khôi phục công ty đang có. Đo xem từ lúc gửi yêu cầu tới lúc thư về mất bao lâu.

Tình huống 2: xoá cả một thư mục

Khác hẳn xoá 1 thư. Thư mục chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn thư. Khôi phục theo thư mục đòi thao tác khác, đôi khi phải khôi phục cả hộp thư về 1 mốc rồi lọc lại. Thử để biết công ty có phân biệt được 2 cách xử lý không.

Tình huống 3: nhân viên nghỉ việc cần lấy lại hộp thư

Hộp thư của người đã nghỉ thường bị khoá hoặc xoá sau 1 khoảng thời gian theo chính sách nội bộ. Diễn tập tình huống này để biết quy trình lấy lại dữ liệu có rõ ràng không. Ai là người có quyền yêu cầu.

Tình huống 4: cần thư của một khoảng thời gian cũ

Ví dụ cần tìm lại thư trao đổi với 1 đối tác trong 6 tháng của năm trước, phục vụ đối chiếu hợp đồng. Đây là tình huống ít gặp. Áp lực thời gian lại cao, nên đáng thử ít nhất 1 lần.

Ghi lại kết quả sau buổi diễn tập như thế nào

Một tờ ghi kết quả chỉ cần 4 cột: mất bao lâu, ai làm được, thiếu thông tin gì, có cần sửa quy trình không. Không cần biểu mẫu phức tạp. Ghi lại thật là điều cần nhất, kể cả khi kết quả không đẹp.

Bảng này lưu qua các đợt diễn tập để so sánh. Đợt sau xử lý nhanh hơn đợt trước là dấu hiệu quy trình đang tốt lên. Không phải chỉ nhờ may mắn.

Bao lâu nên chạy lại buổi diễn tập này một lần

2 lần một năm là mức hợp lý cho hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty đông người, nhiều phòng ban dùng chung 1 tên miền email, nên tăng lên 4 lần một năm. Mỗi quý 1 lần, đổi tình huống thử để không lặp cùng 1 kịch bản.

Thời điểm thích hợp để chạy diễn tập là sau thay đổi lớn: đổi nhà cung cấp email, tăng nhân sự, hoặc sau khi từng xảy ra sự cố thật. Ngay sau sự cố là lúc quy trình còn mới trong đầu mọi người. Sửa lúc này dễ hơn nhiều so với để nguội vài tháng.

Dấu hiệu quy trình khôi phục đang có lỗ hổng

4 dấu hiệu sau, gặp 1 trong 4 là nên dừng lại rà soát ngay. Không đợi đủ cả 4 mới hành động.

• Không ai trong công ty nhớ rõ gửi yêu cầu khôi phục ở đâu, qua kênh nào.
• Từng khôi phục thành công nhưng không ai ghi lại mất bao lâu.
• Chính sách với hộp thư của người nghỉ việc chưa viết thành văn bản.
• Lần diễn tập gần nhất đã quá 12 tháng, hoặc chưa từng diễn tập lần nào.

Dấu hiệu cuối là phổ biến nhất. Nhiều công ty ký hợp đồng email theo tên miền riêng, yên tâm vì nghĩ nhà cung cấp lo hết phần sao lưu. Chưa từng chủ động hỏi thử 1 lần cách khôi phục diễn ra thế nào.

Câu hỏi thường gặp về diễn tập khôi phục email

Thử một lần rồi mới yên tâm

Sao lưu chạy tốt 3 năm không phải bằng chứng khôi phục cũng tốt. Chỉ 1 buổi diễn tập, chọn đúng kịch bản, ghi lại kết quả thật, là đủ biết công ty đang đứng ở đâu. Làm khi mọi thứ còn ổn. Đừng đợi thư mất thật mới bắt đầu tìm hiểu quy trình.

Doanh nghiệp đang cân nhắc chuyển sang email doanh nghiệp theo tên miền riêng, hoặc muốn hộp thư và IPv4 tách biệt hoàn toàn thì xem thêm email server riêng để so sánh mức phù hợp với quy mô hiện tại.