Công ty sáp nhập hoặc đổi tên: 10 việc với hạ tầng số

Quyết định sáp nhập hay đổi tên chốt trong một cuộc họp. Hạ tầng số thì không xong trong một buổi. Tên miền cũ, email cũ, website cũ, hoá đơn và chữ ký số đều mang tên công ty cũ, và không đổi cùng lúc được. Bài này xếp 10 việc theo đúng thứ tự.

Một lưu ý trước khi vào việc: bài này nói cách làm kỹ thuật và vận hành. Phần thủ tục với hoá đơn điện tử, chữ ký số hay hồ sơ pháp nhân thì làm việc trực tiếp với đơn vị cung cấp và cơ quan quản lý. Đây không phải bài tư vấn pháp lý.

Đổi hạ tầng khi sáp nhập kéo theo bao nhiêu thứ

Đổi hạ tầng khi sáp nhập không chỉ là đổi logo. Ít nhất 6 hệ thống số đang mang tên cũ. Tên miền, hộp thư, website, hoá đơn điện tử, chữ ký số, chứng chỉ SSL. Mỗi thứ đổi nhanh chậm khác nhau. Có việc xong trong ngày. Có việc chờ cả tháng.

10 việc dưới đây chia 3 nhóm. Tuần đầu là việc 1 tới 4. Tháng đầu là việc 5 tới 8. Về sau không vội là việc 9 và 10. Xếp sai thứ tự dễ gây đứt liên lạc nhất.

Việc 1 và 2: chốt danh sách tài sản số, đăng ký tên miền mới

Trước khi đổi bất kỳ thứ gì, liệt kê hết những gì đang gắn tên công ty cũ. Bỏ sót 1 dòng là bỏ sót tới khi có người phàn nàn. Email không nhận được. Website báo lỗi. Hoá đơn xuất sai tên.

• Tên miền chính và các tên miền phụ đang trỏ về công ty
• Toàn bộ hộp thư đang hoạt động, kể cả hộp thư dùng chung như info@, ketoan@
• Website chính và các trang landing page đang chạy song song
• Chứng chỉ SSL đang gắn cho từng tên miền
• Hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử và chữ ký số

Tự kiểm việc 1: danh sách có người ký tên xác nhận, không phải một người tự nhớ rồi ghi lại.

Đăng ký tên miền mới ngay khi tên công ty đã chốt, kể cả trước khi xong thủ tục pháp lý. Tên miền đẹp bị người khác đăng ký trước là chuyện có thật. Điểm quan trọng nhất: đừng huỷ tên miền cũ. Tên miền mới chỉ thêm vào. Tên miền cũ vẫn gia hạn đúng hạn. Lý do nằm ở việc 10.

Tự kiểm việc 2: tra WHOIS tên miền mới, thông tin đăng ký đã đúng tên pháp nhân hoặc tên thương hiệu mới.

Việc 3 và 4: dựng email mới, chuyển tiếp thư từ địa chỉ cũ

Dựng hệ thống email trên tên miền mới trước khi thông báo cho bất kỳ ai. Mỗi nhân sự có 2 hộp thư trong giai đoạn chuyển tiếp. Hộp thư cũ vẫn nhận bình thường. Hộp thư mới dùng cho việc hàng ngày. Chạy song song vài tuần tới khi cả công ty quen tay.

BizMaC giao panel quản trị mail để tự tạo hộp thư, cấu hình chuyển tiếp và khai bản ghi xác thực, không giao quyền root hay SSH máy chủ.

Tự kiểm việc 3: mỗi nhân sự đăng nhập được cả 2 hộp thư, gửi thử 1 email ra ngoài, dòng xác thực SPF DKIM DMARC báo hợp lệ.

Song song đó, đặt quy tắc chuyển tiếp toàn bộ thư gửi tới địa chỉ cũ sang hộp thư mới. Giữ nguyên nhiều tháng, không phải vài tuần. Đây là việc cứu công ty khỏi mất thư nhiều nhất. Khách hàng cũ lưu địa chỉ cũ trong danh bạ. Họ không biết công ty đã đổi tên cho tới khi có ai nhắc.

Email Server Riêng khai được cả chuyển tiếp lẫn xác thực cho tên miền mới trên cùng một panel, không cần đổi hạ tầng chỉ vì đổi tên.

Tự kiểm việc 4: gửi 1 thư thử tới địa chỉ cũ, thư phải tới đúng hộp thư mới trong vài phút.

Việc 5: báo khách hàng và đối tác theo đợt

Báo khách hàng và đối tác theo đợt, không phải 1 thông báo chung rồi thôi. Đợt đầu: khách hàng đang có giao dịch dở dang. Đợt hai: đối tác thường xuyên gửi hoá đơn hay hợp đồng. Đợt ba: danh sách còn lại.

Thông báo cần nói rõ 2 việc: từ ngày nào dùng địa chỉ mới, địa chỉ cũ còn nhận thư tới khi nào. Thiếu vế thứ 2, một số đối tác vội đổi ngay danh bạ, số khác lại tưởng địa chỉ cũ mất hiệu lực ngay.

Tự kiểm: có 1 mẫu email dùng chung cho cả 3 đợt, chỉ đổi tên người nhận.

Việc 6: đổi thông tin trên website, chữ ký thư và tài liệu

Đổi thông tin trên website trước. Đây là nơi khách hàng tra cứu đầu tiên khi thấy tên công ty lạ trong hộp thư. Cập nhật tên công ty, logo, thông tin liên hệ ở chân trang và trang giới thiệu. Sau đó mới tới chữ ký email và mẫu tài liệu, hợp đồng.

Website chạy trên nền tảng nào cũng cập nhật được, không cần đổi hạ tầng. Muốn làm luôn cấu trúc trang mới trong 1 đợt thì xem dịch vụ thiết kế website.

Tự kiểm: mở website trên điện thoại, kiểm chân trang và trang liên hệ đã đúng tên mới, không sót tên cũ ở trang con nào.

Việc 7 và 8: hoá đơn điện tử, chữ ký số và chứng chỉ SSL

Hoá đơn điện tử và chữ ký số cần làm trực tiếp với đơn vị cung cấp và cơ quan quản lý. Không tự đổi trong hệ thống nội bộ được. Bài này không hướng dẫn thủ tục chi tiết, vì mỗi đơn vị có quy trình riêng. Công ty nên liên hệ đơn vị đang cung cấp dịch vụ, hỏi rõ hồ sơ cần nộp. Bắt đầu càng sớm càng tốt.

Tự kiểm việc 7: có 1 đầu mối liên hệ rõ ở đơn vị cung cấp, biết chính xác hồ sơ còn thiếu gì.

Website trên tên miền mới cần chứng chỉ SSL riêng. Chứng chỉ của tên miền cũ không dùng chung được. Chứng chỉ DV cấp trong ngày, giá từ 200.000đ/năm, hợp website mới chỉ cần HTTPS cơ bản. Nhiều tên miền phụ dùng chung 1 thương hiệu thì chọn Wildcard SSL. Tên miền cũ vẫn giữ chứng chỉ tới khi ngừng hẳn.

Tự kiểm việc 8: mở website mới trên trình duyệt, biểu tượng ổ khoá hiện đúng tên miền mới.

Việc 9 và 10: cập nhật hồ sơ website, giữ tên miền cũ lâu dài

Website đổi tên miền hoặc đổi thông tin doanh nghiệp thuộc diện phải cập nhật hồ sơ thông báo website với cơ quan quản lý. Làm sau khi website mới đã ổn định. Không làm song song lúc còn sửa nội dung. Diện nào phải thông báo, xem tại trang hướng dẫn thông báo website.

Đây là việc dễ bị bỏ qua nhất, vì tưởng đã xong từ việc 2. Nhiều công ty đổi tên xong vài tháng thì ngừng gia hạn tên miền cũ để tiết kiệm một khoản phí nhỏ. Cái giá phải trả lớn hơn nhiều. Thư khách hàng cũ gửi vào không tới ai. Giá trị tìm kiếm tích luỹ nhiều năm mất trắng nếu tên miền rơi vào tay người khác.

Giữ tên miền cũ ít nhất vài năm. Đặt chuyển hướng 301 toàn bộ trang cũ sang website mới. Giữ chuyển tiếp thư từ việc 4 chạy liên tục. Chi phí gia hạn 1 tên miền mỗi năm rẻ hơn nhiều so với mất 1 khách hàng.

Tự kiểm: tên miền cũ đặt lịch gia hạn tự động, không phụ thuộc có ai nhớ ra hay không.

Câu hỏi thường gặp về đổi hạ tầng khi sáp nhập

Thứ tự làm để không đứt liên lạc

Tóm gọn 10 việc thành 1 nguyên tắc: không huỷ cái cũ trước khi cái mới chạy ổn. Tên miền mới đăng ký xong, tên miền cũ vẫn gia hạn. Email mới dựng xong, email cũ vẫn chuyển tiếp. Website mới chạy xong, website cũ chuyển hướng chứ không xoá.

Phần cần đơn vị bên ngoài xử lý như hoá đơn điện tử, chữ ký số hay hồ sơ thông báo website thì liên hệ sớm. Thời gian xử lý không nằm trong tay công ty. Phần tự làm được trong panel như dựng email, đặt chuyển tiếp, khai SSL thì làm ngay tuần đầu.