Dung lượng hộp thư bao nhiêu là đủ cho công ty bạn

Một hộp thư 5 GB chứa được hàng chục nghìn email dạng văn bản thuần, nhưng chỉ còn vài trăm thư nếu mỗi email kèm theo file PDF scan hoặc ảnh chụp hoá đơn. Dung lượng hộp thư bao nhiêu là đủ phụ thuộc vào việc từng vị trí trong công ty nhận loại tệp gì mỗi ngày, không phải một con số áp dụng chung cho toàn bộ nhân viên. Kế toán ôm hoá đơn PDF và bảng kê ngân hàng liên tục, trong khi nhân sự hành chính phần lớn chỉ trao đổi văn bản ngắn qua lại. Bài viết đưa ra cách ước tính theo từng vai trò, dấu hiệu hộp thư sắp đầy và hướng xử lý khi dung lượng không còn nhiều.

Dung lượng hộp thư email công ty phụ thuộc vào điều gì

Dung lượng cần dùng cho một hộp thư phụ thuộc ba yếu tố: loại tệp đính kèm nhận được mỗi ngày, thời gian công ty giữ lại thư cũ và số người dùng chung tên miền. Vị trí xử lý ảnh, file scan hay bản thiết kế cần nhiều GB hơn vị trí chỉ trao đổi văn bản, dù làm việc trong cùng một phòng ban.

Yếu tố đầu tiên là loại tệp. Một email văn bản thuần nặng vài chục KB, trong khi một file PDF scan hai mặt có thể nặng 2 – 5 MB, còn ảnh chụp từ điện thoại thường vượt 3 MB mỗi tấm. Bộ phận nhận nhiều PDF, ảnh hoặc file thiết kế cần hộp thư lớn hơn nhiều lần so với bộ phận chỉ gửi thông báo nội bộ.

Yếu tố thứ hai là thời gian lưu trữ. Công ty giữ email quá ba năm để đối chiếu hợp đồng hoặc phục vụ quyết toán sẽ cần dung lượng tăng dần theo từng năm, ngay cả khi khối lượng thư mỗi tháng không đổi. Yếu tố thứ ba là số người dùng chung tên miền: gói email theo tên miền thường tính tổng dung lượng chia cho số hộp thư, nên thêm người dùng đồng nghĩa mỗi hộp thư nhận phần chia nhỏ hơn nếu không nâng gói.

Bảng ước tính dung lượng hộp thư theo từng vị trí công việc

Mỗi vị trí công việc nên có mức dung lượng khác nhau vì loại tệp nhận vào không giống nhau. Bảng dưới đây ước tính theo khối lượng công việc phổ biến ở doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, dùng làm điểm khởi đầu trước khi công ty tự điều chỉnh theo thực tế.

Con số trên tính cho khoảng một năm sử dụng trước khi cần dọn hoặc nâng gói. Công ty dưới mười người có thể gộp chung, tham khảo gói email cá nhân theo tên miền để chọn mức dung lượng phù hợp thay vì trả tiền cho những hộp thư không dùng hết.

Hộp thư đầy thì email gửi tới đi đâu

Khi hộp thư hết dung lượng, máy chủ nhận thư từ chối email mới và gửi trả lại cho người gửi kèm thông báo lỗi, thư không hề vào hộp thư của công ty. Người gửi thấy dòng chữ dạng “mailbox full” hoặc mã lỗi SMTP 552, còn công ty không biết đã bỏ lỡ thư nào cho tới khi khách hàng gọi điện hỏi lại.

Tình huống này thường xảy ra âm thầm. Một hộp thư kinh doanh đầy trong lúc đang chờ đơn hàng có thể khiến báo giá của khách bị trả về, còn nhân viên vẫn tưởng khách chưa phản hồi. Bộ phận IT nên đặt ngưỡng cảnh báo dung lượng ở mức 85 – 90% để có thời gian dọn dẹp hoặc nâng gói trước khi hộp thư chạm giới hạn.

Cách dọn hộp thư nặng mà không mất dữ liệu quan trọng

Dọn hộp thư đúng cách nghĩa là chuyển bớt dữ liệu ra khỏi máy chủ chứ không xoá hẳn nội dung cần giữ. Bốn cách dưới đây làm được điều đó mà không ảnh hưởng tới thư đã lưu trữ.

1. Lọc thư theo kích thước trong webmail hoặc Outlook, ưu tiên xử lý thư trên 5 MB trước vì nhóm này chiếm phần lớn dung lượng dù số lượng thư ít.
2. Tải file PST hoặc MBOX qua IMAP xuống máy tính hoặc ổ lưu trữ ngoài cho thư cũ trên một năm, vẫn mở lại được khi cần mà không chiếm chỗ trên máy chủ.
3. Nén ảnh và file thiết kế trước khi gửi thay vì đính kèm bản gốc, một ảnh chụp điện thoại nén xuống còn khoảng 500 KB so với bản gốc 3 – 4 MB.
4. Dùng liên kết chia sẻ file thay vì đính kèm trực tiếp cho hợp đồng, catalogue hoặc bản thiết kế trên 10 MB, vừa nhẹ hộp thư người gửi vừa nhẹ hộp thư người nhận.

So sánh dung lượng gói email cá nhân theo tên miền của BizMaC

Năm gói email cá nhân theo tên miền của BizMaC chia dung lượng theo số hộp thư, phần lớn gói tính trung bình 2 GB trở lên mỗi hộp. Bảng dưới quy đổi dung lượng trung bình mỗi hộp để so sánh các gói trên cùng một hệ quy chiếu.

Gói Lite phù hợp một người cần dung lượng rộng cho riêng mình, còn từ Startup trở lên chia đều 2 GB mỗi hộp, đủ cho vị trí hành chính hoặc kinh doanh theo bảng ước tính ở phần trên. Vị trí kế toán hoặc marketing cần trên 8 GB nên chọn hộp có phần chia lớn hơn trong nhóm, hoặc chuyển sang gói email doanh nghiệp mailBus có mức dung lượng mỗi hộp cao hơn.

Theo tài liệu hỗ trợ Google Workspace, dung lượng lưu trữ dùng chung cho Gmail và Drive ở gói Business Starter là 30 GB mỗi người dùng. Theo tài liệu Microsoft 365, hộp thư Exchange Online trong gói Business Basic giới hạn 50 GB mỗi người dùng. Hai mức này giúp hình dung khoảng dung lượng phổ biến trên thị trường, công ty cần xử lý nhiều file nặng có thể lấy đó làm mốc tham chiếu khi chọn gói.

Câu hỏi thường gặp về dung lượng hộp thư

Chốt phương án phù hợp với công ty bạn

Công ty dưới mười người, mỗi người một vai trò khác nhau nên chọn gói theo vị trí cần dung lượng lớn nhất trong nhóm, tránh tình trạng một người đầy hộp thư trong khi người khác còn dư nhiều GB không dùng tới. Công ty trên hai mươi người, nhiều phòng ban dùng chung tên miền thì gói mailBus doanh nghiệp phù hợp hơn vì chia dung lượng theo đầu người rõ ràng. Công ty cần toàn quyền quản trị máy chủ mail và không muốn phụ thuộc hạn mức cố định theo từng hộp thì email server riêng là lựa chọn tiếp theo.

Bắt đầu từ vị trí công việc thay vì từ số GB có sẵn giúp công ty chọn đúng gói ngay từ đầu, ít phải nâng cấp giữa chừng. Xem chi tiết gói email tên miền riêng cho công ty nhỏ hoặc dung lượng lớn hơn ở dịch vụ email server riêng nếu công ty cần quản trị độc lập.