Dung lượng máy chủ mail riêng tính sao cho đủ 3 năm
Hộp thư không giới hạn nên tiền tính theo dung lượng, không theo số hộp thư. Cách đếm số người, dung lượng trung bình và hệ số tăng theo năm để chọn đúng bậc mailUltra.
Hộp thư trên máy chủ mail riêng không giới hạn số lượng. Dung lượng thì có trần. Công ty 20 người ký hợp đồng mailUltra Core 150 GB, xong hỏi lại một câu: 3 năm nữa còn đủ không. Bài này đưa cách tính. Không đoán.
Vì sao dung lượng máy chủ mail riêng là con số duy nhất phải cân
mailUltra cho hộp thư không giới hạn ở cả 4 bậc. Số nhân viên tăng lên không làm tốn thêm phí theo đầu hộp thư. Cái duy nhất bị giới hạn là tổng dung lượng lưu trữ của cả máy chủ. Dung lượng này chia sẻ cho mọi hộp thư cộng lại.
Vì thế câu hỏi đúng không phải "công ty có bao nhiêu người". Câu hỏi đúng là "tổng dữ liệu thư từ sẽ nặng bao nhiêu ký sau 3 năm". Chọn bậc theo dung lượng, không theo đầu người. Vậy mới ra con số đúng khi đăng ký máy chủ mail riêng.
Công thức tính dung lượng máy chủ mail riêng cho 3 năm
3 biến số quyết định. Số người dùng hộp thư, dung lượng trung bình mỗi hộp thư hiện tại, và hệ số tăng theo năm. Nhân 3 số đó lại là ra con số cần dự trù. Không cần công cụ đo phức tạp.
Bước 1: đếm số người thật sự dùng email công ty
Không đếm nhân sự trên bảng lương. Đếm số hộp thư sẽ tạo. Mỗi nhân viên 1 hộp, cộng thêm hộp thư phòng ban như kinhdoanh@ hay hotro@. Công ty 30 người thường ra 35 tới 40 hộp thư sau khi cộng phần dùng chung.
Bước 2: đo dung lượng trung bình một hộp thư đang chiếm
Không cần đoán. Mở webmail, xem dung lượng đã dùng của 5 hộp thư bất kỳ. Lấy trung bình. Hộp thư văn phòng thường thuần văn bản, chiếm 1 tới 2 GB sau một năm dùng. Hộp thư kinh doanh hay kế toán nhận nhiều file đính kèm thì 3 tới 5 GB một năm là bình thường.
Bước 3: nhân với hệ số tăng theo năm
Thư không tự xoá. Dữ liệu tích dần từng ngày. Năm sau luôn nặng hơn năm trước cộng dồn. Dùng hệ số 1,3 cho năm thứ hai và 1,5 cho năm thứ ba so với năm đầu. Đây là mức dự trù an toàn cho công ty phát triển bình thường. Chưa tính đợt tuyển thêm người đột biến.
| Năm | Hệ số so với năm 1 | Ghi chú |
|---|---|---|
| Năm 1 | 1,0 | Mốc gốc, đo lúc mới chuyển |
| Năm 2 | 1,3 | Thư cũ còn nguyên, cộng thêm thư mới |
| Năm 3 | 1,5 | Đính kèm và lịch sử trao đổi dài dần |
Đính kèm mới là thứ chiếm chỗ. Không phải số lượng thư. Một email 2 dòng chữ nặng vài KB. Một email kèm file thiết kế hay báo cáo PDF có thể nặng vài chục MB. Phòng kinh doanh gửi báo giá kèm ảnh sản phẩm luôn chiếm dung lượng nhanh hơn phòng nhân sự trao đổi lịch họp.
Không chắc công ty mình cần bậc nào?
mailUltra có 4 bậc dung lượng từ 150 GB tới 480 GB, hộp thư không giới hạn ở mọi bậc. Gửi số người và ngành nghề, đội BizMaC tính giúp con số 3 năm.
Ví dụ tính dung lượng máy chủ mail riêng cho công ty 30 người
Công ty 30 người, ra 35 hộp thư sau khi cộng hộp thư phòng ban. Dung lượng trung bình đo được 2,5 GB mỗi hộp ở năm đầu. Nhân 35 hộp với 2,5 GB ra 87,5 GB cho năm 1. Nhân tiếp hệ số 1,5 của năm 3 thì ra khoảng 131 GB.
Con số 131 GB đã sát trần của mailUltra Core 150 GB. Còn dư chưa tới 20 GB cho 3 năm. Quá mỏng. Một đợt tuyển thêm người, hoặc một chiến dịch gửi file thiết kế nặng, là chạm trần sớm hơn dự tính. Trường hợp này nên lên thẳng mailUltra Plus 250 GB ngay từ đầu.
Bảng quy mô công ty và bậc mailUltra phù hợp
Bảng dưới tính theo mức trung bình 2,5 GB một hộp thư ở năm đầu, hệ số 1,5 cho năm 3. Đã cộng thêm khoảng 15% dự phòng cho hộp thư phòng ban và biến động thật.
| Quy mô công ty | Số hộp thư ước tính | Dung lượng cần cho 3 năm | Bậc mailUltra hợp lý |
|---|---|---|---|
| Dưới 15 người | 15 – 20 | Khoảng 60 – 80 GB | Core, 150 GB |
| 15 – 30 người | 20 – 35 | Khoảng 80 – 135 GB | Core hoặc Plus |
| 30 – 60 người | 35 – 65 | Khoảng 135 – 245 GB | Plus, 250 GB |
| 60 – 100 người | 65 – 110 | Khoảng 245 – 415 GB | Pro, 350 GB |
| Trên 100 người | 110 trở lên | Trên 415 GB | Max, 480 GB |
Bảng chỉ là điểm khởi đầu. Công ty thiết kế, kiến trúc hay xuất nhập khẩu gửi nhiều file nặng thì dùng dung lượng trung bình cao hơn 2,5 GB. Phải tính riêng theo bước 2 ở trên. Không áp thẳng bảng này.
Ngành nào tiêu tốn dung lượng nhanh hơn mức trung bình
Không phải công ty nào cũng đều tay như nhau. 3 nhóm ngành sau thường vượt mức 2,5 GB một hộp thư mỗi năm. Cần cộng thêm dự phòng khi tính bậc.
- Thiết kế, kiến trúc, quảng cáo: file ảnh và bản vẽ đính kèm nặng, một email có thể kèm vài chục MB.
- Xuất nhập khẩu, logistics: chứng từ scan, vận đơn, hợp đồng PDF nhiều trang gửi qua lại hàng ngày.
- Kế toán, kiểm toán: báo cáo tài chính, bảng kê kèm file Excel lớn lưu trữ nhiều năm theo quy định.
3 nhóm này nên nhân dung lượng trung bình lên 1,5 tới 2 lần. Làm trước khi áp công thức ở bước 3. Không dùng thẳng mức 2,5 GB mỗi hộp.
Chọn dư ngay từ đầu hay đợi đầy rồi nâng bậc
Nâng bậc mailUltra giữa chừng không mất dữ liệu. Nhưng mất công một lượt: đổi cấu hình gói, xác nhận lại thông tin thanh toán, chờ xử lý yêu cầu qua ticket. Không phức tạp. Vẫn là việc phát sinh giữa lúc công ty đang bận việc khác.
Hộp thư không giới hạn nên phần chênh giá giữa 2 bậc kế tiếp không lớn so với tổng chi phí vận hành công ty. Chọn dư một bậc ngay từ đầu ít việc phát sinh hơn tính sát rồi phải nâng gói giữa năm thứ hai.
Cách kiểm tra đơn giản: con số tính ở bước 3 vượt quá 70% dung lượng một bậc thì chọn bậc kế tiếp. Còn dư 30% trở lên mới đủ chỗ xoay khi có đợt tuyển dụng bất ngờ. Hoặc dự án gửi file nặng ngoài dự tính.
Dấu hiệu dung lượng máy chủ mail riêng sắp chạm trần
Không phải đợi tới lúc hộp thư báo đầy mới biết. 3 dấu hiệu sau xuất hiện trước. Người quản trị nên theo dõi định kỳ qua panel để phát hiện sớm.
- Tổng dung lượng đã dùng vượt 70% mức gói trong báo cáo panel quản trị.
- Tốc độ tăng dung lượng mỗi tháng nhanh dần, không còn phẳng như 6 tháng trước.
- Có phòng ban mới hoặc chiến dịch gửi file lớn kéo dài trong nhiều tuần.
Thấy 1 trong 3 dấu hiệu này là lúc lên kế hoạch nâng bậc. Đừng chờ tới khi hệ thống báo hết dung lượng mới xử lý. Việc theo dõi này nằm trong phần quản trị email công ty nói chung, không riêng máy chủ mail riêng.
Câu hỏi thường gặp về dung lượng máy chủ mail riêng
Hộp thư không giới hạn thì sao vẫn phải lo dung lượng
Không giới hạn là số lượng hộp thư được tạo. Không phải tổng dữ liệu lưu trữ. 4 bậc mailUltra đều cho tạo bao nhiêu hộp thư tuỳ ý, nhưng tổng dung lượng cả máy chủ vẫn có trần theo từng bậc, từ 150 GB tới 480 GB.
Xoá thư cũ có giải phóng được nhiều dung lượng không
Có. Nhưng lượng giải phóng thường nhỏ hơn tốc độ tích luỹ mới. Thư nghiệp vụ như hợp đồng hay hoá đơn thường phải giữ lại nhiều năm. Xoá bớt thư quảng cáo hay thông báo hệ thống chỉ giải phóng một phần nhỏ.
Đổi bậc mailUltra giữa chừng có phải cấu hình lại từ đầu không
Không. Hộp thư, tên miền và bản ghi xác thực giữ nguyên. Chỉ đổi mức dung lượng của gói. Gửi yêu cầu qua ticket là bộ phận kỹ thuật xử lý phần nâng bậc.
Công ty nhỏ dưới 10 người có cần tính kỹ như bài này không
Vẫn nên tính, nhưng đơn giản hơn. 10 người dùng đều thư văn bản thì mailUltra Core 150 GB thường đủ cho cả 5 năm chứ không riêng 3 năm. Trừ khi ngành nghề thuộc nhóm gửi file nặng đã nêu ở trên.
Chọn bậc nào cho đỡ phải đổi giữa chừng
Đếm số hộp thư thật, đo dung lượng trung bình một hộp, nhân hệ số 1,5 cho năm 3. Con số vượt 70% một bậc thì chọn bậc kế tiếp ngay từ đầu. Đừng tính sát rồi đợi đầy mới nâng.
Bảng 4 bậc mailUltra của BizMaC đi từ 150 GB tới 480 GB. Hộp thư không giới hạn ở tất cả các mức. Xem chi tiết dung lượng và giá từng bậc tại Email Server Riêng, hoặc so sánh với gói dùng chung tại email doanh nghiệp nếu công ty chưa cần tách máy chủ riêng.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
