Email cho công ty nhỏ dưới 10 người: chọn gói mailBus nào

Email cho công ty nhỏ dưới 10 người thường bị mua thừa ngay từ ngày đầu: chủ doanh nghiệp đặt hẳn 10 hộp thư vì thấy có 10 nhân sự, trong khi chỉ 4-5 người thật sự cần một địa chỉ riêng để trao đổi với khách hàng. Bài này chỉ ra cách chọn đúng số hộp thư, khi nào dùng bí danh (alias) thay vì mua thêm, và bảng gói mailBus của BizMaC theo từng mốc quy mô.

Email cho công ty nhỏ dưới 10 người cần bao nhiêu hộp thư

Công ty dưới 10 người không cần mua đủ 10 hộp thư ngay từ đầu. Hộp thư cho nhóm vài người chỉ cần cấp riêng cho người trực tiếp trao đổi với khách hàng, đối tác hoặc ngân hàng; các vai trò còn lại dùng địa chỉ bí danh chuyển tiếp về một hộp thư đã có sẵn.

Người cần hộp thư riêng thường là chủ doanh nghiệp, kế toán, người phụ trách bán hàng và người nhận đơn từ website. Một công ty 6 người có thể chỉ mua 4 hộp thư thật, còn hai vị trí kiêm nhiệm dùng chung một hộp qua bí danh. Trang gói email doanh nghiệp mailBus của BizMaC hiện chia theo đúng logic này: mua sát số người cần hộp thư riêng, dư ra vài chỗ để tuyển thêm mà không phải đổi gói ngay.

Ai cần hộp thư riêng, ai chỉ cần bí danh chuyển tiếp

Hộp thư riêng dành cho người cần lưu trữ, tìm lại thư cũ và đăng nhập trên nhiều thiết bị. Bí danh (alias) là địa chỉ chuyển tiếp, không có nơi lưu trữ độc lập, thư gửi tới đó tự động rơi vào một hộp thư đã tồn tại, nên thường không tính vào số hộp thư đã mua trong gói.

Ví dụ dễ hình dung: info@congty.vn và hotro@congty.vn đều là bí danh, chuyển thẳng về hộp thư của người phụ trách chăm sóc khách hàng. Người đó chỉ cần một tài khoản thật, đăng nhập một lần, đọc được cả ba địa chỉ trong cùng một hộp thư đến. Trên control panel của BizMaC, quản trị viên tự lập nhóm chuyển tiếp này mà không cần liên hệ kỹ thuật hỗ trợ mỗi lần đổi. Cách đặt tên theo vai trò còn giúp khách hàng nhớ địa chỉ liên hệ dễ hơn, chi tiết hơn nằm ở bài cách đặt địa chỉ email theo phòng ban. So với việc mỗi phòng ban tự lập một hộp thư Gmail miễn phí rồi chia sẻ mật khẩu cho nhau, dùng bí danh trên tên miền riêng kiểm soát được ai đọc thư nào, đúng như phần so sánh trong bài email theo tên miền riêng với Gmail miễn phí.

Dung lượng hộp thư bao nhiêu là đủ khi hay gửi file

Dung lượng cần tính theo thói quen gửi file, không theo số người. Nhóm chỉ trao đổi văn bản dùng vài trăm MB một tháng là đủ; nhóm hay gửi báo giá kèm ảnh sản phẩm, file thiết kế hoặc hợp đồng scan thì một hộp thư có thể đầy sau vài tuần nếu dung lượng quá thấp.

Gói Core cấp 10 GB cho 5 hộp thư, đủ cho nhóm văn phòng gửi file vừa phải. Gói Plus nâng lên 20 GB cho 10 hộp thư, dành cho nhóm hay đính kèm ảnh hoặc file PDF nặng. Hộp thư báo đầy giữa chừng không phải lỗi hệ thống, mà là dấu hiệu cần dọn bớt thư cũ hoặc đổi gói cao hơn, cách xử lý cụ thể nằm ở bài hộp thư đầy dung lượng nên xử lý thế nào.

Bảng chọn gói email theo quy mô đội ngũ

Bảng dưới xếp theo số người thật sự cần hộp thư riêng, không phải tổng nhân sự công ty. Cột bí danh ghi số lượng linh hoạt vì đây là địa chỉ chuyển tiếp, tạo trực tiếp trên control panel theo nhu cầu, không phải một con số cố định trong gói.

Công ty dưới 10 người phần lớn rơi vào ba dòng giữa bảng. Chọn đúng dòng theo số hộp thư riêng thật sự cần, đừng theo tổng đầu người, là cách tránh trả tiền cho hộp thư không ai dùng.

Chi phí email doanh nghiệp quy mô nhỏ tính thế nào cho đúng

Chi phí email doanh nghiệp quy mô nhỏ tính bằng giá gói chia cho số hộp thư thật sự dùng, không chia cho tổng nhân sự. Một công ty 8 người mua gói Plus 119.000đ/tháng cho 10 hộp thư, nhưng chỉ tạo 6 hộp thư thật thì chi phí mỗi hộp thư đang dùng cao hơn con số ghi trên bảng giá.

Cách tính đúng: lấy giá gói chia cho số hộp thư đang thật sự cấp cho nhân viên, cộng thêm phần dư dự phòng tuyển người mới trong sáu tháng tới. Nếu công ty gần như chắc chắn không tuyển thêm trong năm nay, chọn gói vừa đủ số hộp thư riêng cộng một hộp dự phòng là hợp lý hơn mua dư nhiều bậc. Cách tính đúng nằm ở việc so khớp giá gói với số hộp thư đang thật sự cấp phát, không phải con số ghi trên bảng giá niêm yết.

Khi nào công ty cần nâng gói email

Dấu hiệu cần nâng gói: hộp thư báo đầy dung lượng thường xuyên, số người cần địa chỉ riêng vượt quá hộp thư đã mua, hoặc công ty vừa tuyển thêm một phòng ban mới. Nâng gói giữ nguyên toàn bộ hộp thư và dữ liệu cũ, chỉ tăng thêm số hộp thư và dung lượng.

Đường nâng gói của mailBus đi theo bậc liền kề: Lite lên Startup, Startup lên Core, cứ vậy tới Pro. Công ty không cần nhảy thẳng lên gói cao nhất để phòng xa, vì đổi gói không mất thời gian dựng lại từ đầu, hộp thư cũ vẫn nguyên vẹn sau khi nâng. Trường hợp công ty phát triển vượt xa mốc dưới 10 người, cần IP gửi riêng và không giới hạn hộp thư thì mới tính tới máy chủ email riêng, còn ở quy mô đội ngũ vài người tới chục người thì mailBus vẫn đủ.

Câu hỏi thường gặp về email cho công ty nhỏ

Tổng kết cho bạn

Email cho công ty nhỏ không phải mua theo tổng nhân sự, mà theo số người thật sự cần hộp thư riêng cộng một khoảng dự phòng cho vài tháng tới. Người kiêm nhiệm dùng bí danh chuyển tiếp thay vì mua thêm hộp thư, dung lượng chọn theo thói quen gửi file chứ không theo số người, và đường nâng gói giữ nguyên dữ liệu cũ khi công ty lớn dần. Bảng giá đầy đủ của các gói mailBus đang cập nhật tại trang email doanh nghiệp BizMaC.