Email marketing cho doanh nghiệp nhỏ bắt đầu thế nào

Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn, thư điện tử rác quy định gửi email quảng cáo phải có sự đồng ý trước của người nhận, và mỗi email phải kèm cách từ chối nhận tiếp. Vi phạm bị phạt tới hàng chục triệu đồng theo khung xử phạt của nghị định. Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua quy định này, tới khi tài khoản gửi bị nhà cung cấp khóa mới biết mình đã phạm luật.

Với email marketing, khó nhất không phải chọn công cụ gửi, mà là bắt đầu đúng ngay từ danh sách người nhận. Sai một bước đầu thì các chiến dịch sau đều trả giá bằng uy tín tên miền gửi. Bài này đi theo đúng trình tự nên làm: xây danh sách, chọn tần suất, viết nội dung, và đo chỉ số.

email marketing cho doanh nghiệp nhỏ bắt đầu từ đâu

Bắt đầu từ danh sách người đã đồng ý nhận thư (opt-in), không phải từ công cụ gửi hay mẫu thiết kế đẹp. Một danh sách 500 người tự nguyện để lại email hiệu quả hơn danh sách 50.000 địa chỉ mua sẵn, vì tỷ lệ mở và tỷ lệ mua hàng của nhóm opt-in cao gấp nhiều lần.

Doanh nghiệp nhỏ thường có sẵn nguồn opt-in mà không để ý: khách đã mua hàng để lại email trên hóa đơn, người đăng ký bản tin trên website, người điền form tư vấn. Gom đúng những nguồn này là đã có danh sách khởi điểm, không cần đi mua thêm.

Mua danh sách email có dùng được không

Không nên dùng, vì danh sách mua sẵn kéo tỷ lệ bounce lên cao và làm hỏng uy tín gửi của tên miền, ảnh hưởng tới mọi email công ty gửi sau, kể cả email giao dịch. Tên miền hoặc IP gửi bị liệt vào danh sách xấu thì việc gỡ ra mất nhiều tuần.

Danh sách mua thường chứa ba loại địa chỉ gây hại: email đã ngừng hoạt động (bounce cứng), email không liên quan sản phẩm nên không mở không click, và spam trap. Spam trap là địa chỉ do các tổ chức chống spam dựng lên để bẫy người mua danh sách, không thuộc về ai thật. Chỉ cần gửi tới một địa chỉ này là đủ để nhà cung cấp đánh dấu toàn bộ chiến dịch là rác.

Tỷ lệ bounce vượt ngưỡng trong một đợt gửi khiến Gmail, Outlook hạ điểm tin cậy của cả tên miền, không riêng chiến dịch đó. Doanh nghiệp khi đó phải đổi sang tên miền phụ mới hoặc mất nhiều tháng gửi ổn định lại mới lấy lại uy tín cũ. Giữ hộp thư theo tên miền công ty sạch ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với xây lại từ số không.

Xây danh sách opt-in bằng cách nào

Xây danh sách opt-in bằng cách đặt ô đăng ký ở nơi khách hàng đang tương tác thật: trang thanh toán, form liên hệ, hóa đơn điện tử, sự kiện offline. Mỗi ô đăng ký nên nói rõ khách sẽ nhận gì và bao lâu một lần.

• Ô tick riêng cho việc nhận thư quảng bá, tách khỏi ô đồng ý điều khoản dịch vụ chính.
• Trang cảm ơn sau khi mua hàng, mời khách để lại email nhận ưu đãi lần sau.
• Sự kiện, hội thảo: thu email qua form đăng ký tham dự, không quét danh thiếp rồi tự thêm vào danh sách.
• Double opt-in cho website: gửi email xác nhận, khách bấm xác nhận mới chính thức vào danh sách, lọc bớt địa chỉ gõ sai hoặc giả.

Double opt-in mất thêm một bước, nhưng danh sách sạch hơn hẳn: mỗi địa chỉ chắc chắn có thật và chủ động muốn nhận thư, kéo tỷ lệ mở lên và tỷ lệ báo spam xuống ngay từ chiến dịch đầu.

Nên gửi bao lâu một lần và gửi nội dung gì

Doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu nên gửi một đến hai lần mỗi tháng, đủ để khách hàng nhớ thương hiệu mà không thấy bị làm phiền. Gửi quá dày khi danh sách còn nhỏ thường kéo tỷ lệ hủy đăng ký lên nhanh hơn tỷ lệ mở.

Bản tin tổng hợp sản phẩm và ưu đãi hợp với chu kỳ hai tuần hoặc một tháng một lần. Thông báo đơn hàng, xác nhận giao dịch thì gửi ngay khi phát sinh, không tính vào lịch định kỳ. Giữ lịch gửi cố định, ví dụ luôn vào thứ Ba đầu tháng, giúp khách hàng quen dần, tỷ lệ mở ổn định hơn gửi ngẫu hứng.

Về nội dung, một tỷ lệ hợp lý là ba phần hữu ích trên một phần bán hàng trực tiếp: mẹo dùng sản phẩm, câu hỏi khách hay hỏi kèm câu trả lời, tin tức ngành liên quan công việc người nhận. Thư chỉ toàn quảng cáo dồn dập là nguyên nhân phổ biến nhất khiến người nhận hủy đăng ký hoặc báo spam.

Vì sao bắt buộc phải có nút hủy đăng ký

Nút hủy đăng ký bắt buộc có trong mọi email quảng bá, vì lý do pháp lý lẫn kỹ thuật gửi thư. Người nhận không tìm được cách hủy thường chọn cách nhanh hơn là bấm nút báo spam, gây hại uy tín tên miền hơn nhiều so với việc họ rời khỏi danh sách.

Link hủy đăng ký nên đặt cố định ở cuối mỗi email, xử lý ngay khi khách bấm, không bắt đăng nhập hay điền form xin lý do. Xử lý càng nhanh, tỷ lệ báo spam càng thấp, vì phần lớn người báo spam là do không tìm ra cách hủy chứ không hẳn vì ghét nội dung.

Theo dõi chỉ số nào sau mỗi chiến dịch

Bốn chỉ số cần nhìn sau mỗi lần gửi là tỷ lệ mở, tỷ lệ click, tỷ lệ hủy đăng ký và tỷ lệ báo spam. Tỷ lệ báo spam quan trọng nhất: vượt ngưỡng an toàn dù chỉ một lần gửi cũng đủ khiến nhà cung cấp email lớn giảm điểm tin cậy của tên miền.

Ngưỡng trong bảng lấy theo mức khuyến nghị phổ biến của Mailchimp và HubSpot, không phải con số cố định cho mọi ngành. Bán lẻ thường có tỷ lệ mở cao hơn B2B, nên theo dõi xu hướng của chính danh sách mình qua từng lần gửi thay vì so với số của ngành khác.

Doanh nghiệp nhỏ nên gửi bằng công cụ nào

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn nền tảng gửi có sẵn xác thực SPF, DKIM, DMARC và nút hủy đăng ký tự động, thay vì gửi thủ công qua Gmail hoặc Outlook công ty. Gửi cho nhiều người cùng lúc qua hộp thư cá nhân dễ khiến địa chỉ đó bị giới hạn hoặc khóa tạm thời vì hành vi gửi bất thường.

BizMaC cung cấp dịch vụ theo bốn mức Sendora, chia theo lượng email gửi mỗi tháng: 10.000 cho doanh nghiệp mới bắt đầu gửi bản tin cho tệp khách hiện có, 30.000 cho chiến dịch định kỳ tới vài chục nghìn địa chỉ, 60.000 và 120.000 cho đội marketing chạy nhiều luồng song song. Cả bốn mức có sẵn SPF, DKIM, DMARC, báo cáo tỷ lệ mở, click, bounce và link hủy đăng ký tự động. Chi phí báo theo quy mô tệp khách và nhịp gửi thực tế, bạn liên hệ để BizMaC dựng phương án.

Bắt đầu từ việc nào trong tuần này

Việc đầu tiên đáng làm ngay là gom lại các nguồn email đã có sẵn, khách đã mua hàng, người từng điền form, thay vì đi tìm chỗ mua danh sách. Việc thứ hai là chọn gói gửi email có xác thực tên miền và nút hủy đăng ký sẵn, thay vì gửi tay qua hộp thư công ty.

Sau lần gửi đầu tiên, nhìn đúng bốn chỉ số ở bảng trên trước khi quyết định bước tiếp theo. Danh sách nhỏ nhưng sạch, gửi đều đặn và đúng nội dung khách cần luôn bền hơn danh sách lớn nhưng mua sẵn, vì uy tín tên miền gửi mất nhiều tháng mới xây lại được một khi đã hỏng.