Email theo tên miền cho bất động sản: sàn nhiều người

Một môi giới nghỉ việc sau hai năm, mang theo tài khoản Gmail cá nhân từng dùng để trao đổi với gần ba trăm khách quan tâm dự án. Sàn không đọc lại được một dòng nào trong số đó. Đây là mất mát riêng của ngành, và là lý do email theo tên miền cho bất động sản nên được đặt ra ngay khi sàn tuyển người thứ ba, chứ không đợi tới lúc có phòng nhân sự. Hộp thư trên tên miền công ty vẫn thuộc về công ty sau khi người dùng nó rời đi.

Email theo tên miền cho bất động sản giữ lại điều gì khi môi giới nghỉ

Giữ lại toàn bộ lịch sử trao đổi với khách: khách hỏi căn nào, đã báo giá bao nhiêu, đã hẹn xem nhà chưa. Khi hộp thư nằm trên tên miền công ty, quản trị viên khoá đăng nhập của người nghỉ rồi chuyển quyền đọc cho người tiếp nhận, dữ liệu không đi đâu cả.

Cách làm gọn nhất khi có người nghỉ gồm bốn bước, làm trong ngày cuối cùng chứ không để sang tuần sau:

1. Đổi mật khẩu và ngắt các phiên đăng nhập đang mở trên điện thoại cá nhân.
2. Bật trả lời tự động báo người phụ trách mới cùng số điện thoại liên hệ.
3. Chuyển tiếp thư đến sang hộp của trưởng nhóm trong ba tháng.
4. Giữ nguyên dữ liệu cũ, chỉ hạ quyền đăng nhập, đừng xoá hộp thư ngay.

Trình tự chi tiết hơn nằm ở bài bàn giao hộp thư khi nhân viên nghỉ việc, phần trên chỉ rút gọn cho nhịp thay người nhanh của nghề môi giới.

Sàn nhiều dự án thường có nhiều tên miền cùng lúc

Đặc thù thứ hai của ngành: mỗi dự án phân phối thường đi kèm một tên miền riêng cho trang giới thiệu, đôi khi do chủ đầu tư yêu cầu. Sàn phân phối bốn dự án là bốn tên miền, cộng tên miền của chính công ty.

Mua bốn gói hộp thư rời cho bốn tên miền vừa tốn vừa khó quản. Dòng mail server riêng phục vụ được nhiều tên miền trên cùng một hệ thống, quỹ dung lượng dùng chung, quản trị viên nhìn một bảng điều khiển thay vì bốn. Đây là điểm rẽ khiến nhiều sàn đi thẳng lên mail server riêng dù số nhân sự chưa lớn.

Có một hệ quả ít ai tính trước: khi dự án bán xong và tên miền dự án ngừng gia hạn, toàn bộ thư đã trao đổi với khách theo tên miền đó cũng mất chỗ nếu nó nằm trên một gói rời. Gom mọi tên miền về cùng một hệ thống thì dữ liệu ở lại, còn tên miền chỉ là địa chỉ nhận. Sàn nào từng phân phối chục dự án trong năm năm sẽ thấy giá trị của việc này khi cần tra lại một giao dịch cũ, nhất là lúc khách quay lại hỏi về căn đã mua hoặc khi cần chứng minh nội dung đã tư vấn tại thời điểm ký hợp đồng đặt cọc.

Tách thư chào bán ra khỏi thư giao dịch với khách

Sàn nào cũng có lúc gửi thông tin mở bán cho danh sách khách cũ. Nếu gửi thẳng từ hộp thư mà môi giới đang dùng để trao đổi hợp đồng, chỉ cần vài chục người bấm nút báo thư rác là uy tín gửi của cả tên miền đi xuống, kéo theo cả thư đặt cọc và thư xác nhận lịch xem nhà bị lọc.

Nguyên tắc là tách hai luồng: thư giao dịch một người gửi cho một người đi qua hộp thư công việc, thư giới thiệu dự án gửi cho danh sách đi qua nền tảng gửi thư số lượng lớn với dải gửi riêng. Khác biệt giữa hai kiểu gửi này được mổ kỹ ở bài phân biệt gửi thư số lượng lớn và email marketing.

Chọn gói theo số môi giới và số tên miền dự án

Số hộp thư của sàn dao động theo mùa, nên chọn gói cần chừa chỗ cho đợt tuyển quân trước mỗi lần mở bán. Bảng dưới xếp theo cấu trúc sàn, dung lượng là tổng quỹ của cả tên miền.

Sàn dưới trăm người, một tên miền, thư ra vào bình thường thì mailBus là lựa chọn hợp lý và nâng gói được khi mở rộng, xem chi tiết bốn mức ở trang bảng giá email theo tên miền. Từ ba tên miền dự án trở lên thì phép tính đảo chiều, mail server riêng gọn hơn cả về tiền lẫn công quản trị.

Câu hỏi thường gặp về email cho sàn bất động sản

Chốt vài ý

Nói ngắn gọn, email theo tên miền cho bất động sản là cách giữ khách hàng ở lại với công ty thay vì đi theo người bán. Hộp thư của sàn là kho khách hàng, đừng để nó nằm trong tài khoản cá nhân của môi giới. Có người nghỉ thì khoá đăng nhập, chuyển tiếp và giữ nguyên dữ liệu, đó là việc của ngày cuối cùng chứ không phải việc để sau. Thư chào bán tách khỏi thư giao dịch để một đợt gửi lớn không làm hỏng thư đặt cọc. Sàn một tên miền dưới trăm người thì mailBus Max hoặc Elite là vừa, từ ba tên miền dự án trở lên thì gom về mail server riêng cho gọn.