Email theo tên miền cho giáo dục đào tạo: bao nhiêu hộp
Trường và trung tâm có số tài khoản đông hơn doanh nghiệp cùng quy mô doanh thu. Bài tính số hộp thư cần cấp, cách xử lý luân chuyển theo năm học và cách gửi thông báo cho phụ huynh.
Một trung tâm ngoại ngữ ba cơ sở, hai mươi lăm giáo viên cơ hữu, mười lăm trợ giảng và cộng tác viên, cộng khối văn phòng và tuyển sinh, đã cần quanh sáu mươi hộp thư trong khi doanh thu chưa bằng một công ty thương mại mười người. Đó là điểm khác biệt đầu tiên khi tính email theo tên miền cho giáo dục đào tạo: số tài khoản luôn cao so với quy mô tài chính, và nó còn đảo mỗi đầu năm học khi giáo viên thỉnh giảng vào ra.
Email theo tên miền cho giáo dục đào tạo cần bao nhiêu hộp thư
Đếm theo bốn nhóm thay vì đếm theo đầu người, cách này ít khi hụt. Nhóm giảng dạy gồm giáo viên cơ hữu và thỉnh giảng. Nhóm vận hành gồm học vụ, tuyển sinh, kế toán, kỹ thuật. Nhóm quản lý theo cơ sở. Cuối cùng là các hộp thư chức năng dùng chung, thứ mà trường nào cũng cần nhưng hay quên tính.
- Hộp thư tuyển sinh nhận hồ sơ và câu hỏi của phụ huynh.
- Hộp thư học vụ xử lý bảo lưu, chuyển lớp, cấp bảng điểm.
- Hộp thư kế toán nhận uỷ nhiệm chi và biên lai học phí.
- Hộp thư từng cơ sở để phụ huynh gần cơ sở nào liên hệ nơi đó.
Bốn hộp thư chức năng cho một cơ sở, ba cơ sở thành hơn chục suất trước khi cấp cho bất kỳ giáo viên nào. Cách đặt tên gọn cho nhóm này nằm ở bài đặt địa chỉ thư theo phòng ban.
Luân chuyển đầu năm học xử lý thế nào cho gọn
Giáo viên thỉnh giảng dạy một học kỳ rồi nghỉ, trợ giảng đổi theo khoá, nhân sự tuyển sinh biến động theo mùa ghi danh. Nếu mỗi lần thay người lại xoá hộp thư cũ rồi tạo hộp mới, trường mất luôn lịch sử trao đổi với phụ huynh về từng học sinh.
Nguyên tắc gọn hơn: hộp thư gắn với vị trí công việc, không gắn với người. Giáo viên chủ nhiệm lớp 6A dùng một địa chỉ theo lớp trong suốt năm học, người phụ trách đổi thì đổi quyền đăng nhập chứ không đổi địa chỉ. Phụ huynh vẫn gửi vào một chỗ quen thuộc, còn nhà trường vẫn tra lại được toàn bộ chuỗi trao đổi khi có khiếu nại.
Kèm theo đó nên có một quy ước nhỏ về chữ ký: tên người đang phụ trách, vị trí, cơ sở và số điện thoại. Phụ huynh đọc thư biết ngay đang nói chuyện với ai, và khi người phụ trách đổi thì chỉ chữ ký đổi, địa chỉ giữ nguyên. Trường nào từng đổi giáo viên chủ nhiệm giữa năm học đều biết một dòng chữ ký rõ ràng tiết kiệm được bao nhiêu cuộc gọi hỏi lại.
Với tài khoản của người đã nghỉ hẳn, việc cần làm là khoá đăng nhập trước, chuyển tiếp thư về học vụ trong một học kỳ, rồi mới quyết định lưu trữ hay giải phóng suất. Trình tự đầy đủ ở bài xử lý tài khoản thư khi nhân sự nghỉ.
Số tài khoản đông, đừng chọn gói tính sát suất
mailBus Edge cho 120 hộp thư và 240 GB với 599.000đ mỗi tháng, đủ cho trường nhiều cơ sở. Cần hơn nữa thì mailUltra mở hộp thư không giới hạn từ 569.000đ mỗi tháng.
Gửi thông báo học phí và lịch học cho phụ huynh
Thông báo đầu kỳ gửi cho vài trăm tới vài nghìn phụ huynh cùng lúc là việc đều đặn của trường, và nó không giống thư trao đổi thông thường. Gửi thẳng từ hộp thư học vụ dễ chạm hạn mức gửi trong ngày, tệ hơn là bị đánh dấu nghi ngờ khiến những thư quan trọng sau đó cũng bị lọc.
Cách tách hợp lý: thông báo chung gửi qua kênh gửi số lượng lớn có dải gửi riêng, còn thư riêng về một học sinh cụ thể vẫn đi từ hộp thư của giáo viên hoặc học vụ. Trường có mảng tuyển sinh gửi thư giới thiệu khoá học thì nhất định phải dùng kênh gửi thư tiếp thị riêng, để chiến dịch ghi danh không kéo theo thư báo điểm bị rơi vào thư rác.
Một mẹo nhỏ giúp thư thông báo ít bị bỏ qua: đặt tiêu đề theo cấu trúc cố định gồm tên cơ sở, lớp hoặc khoá, rồi tới nội dung. Phụ huynh nhận nhiều thư trong tuần đầu năm học sẽ lọc được thư của trường mình chỉ bằng cách nhìn tiêu đề, và khi cần tìm lại thông báo học phí của học kỳ trước cũng gõ đúng vài từ là ra.
Nhà trường cũng nên chốt trước ai được phép gửi thư đại trà. Thực tế hay gặp là mỗi cơ sở tự gửi theo cách riêng, dẫn tới một phụ huynh nhận ba thư nội dung gần giống nhau trong cùng buổi sáng. Gom về một đầu mối, thường là học vụ, rồi các cơ sở gửi yêu cầu nội dung sang đó, vừa đỡ trùng vừa giữ được giọng thống nhất của trường.
Chọn gói cho trường học và trung tâm đào tạo
Yếu tố quyết định là số tài khoản, không phải dung lượng. Hộp thư giáo viên thường nhẹ, nhưng số lượng đông và biến động, nên gói tính sát suất sẽ vướng ngay đợt tuyển giáo viên đầu năm.
| Loại cơ sở đào tạo | Gói phù hợp | Hộp thư | Dung lượng | Giá mỗi tháng |
|---|---|---|---|---|
| Trung tâm một cơ sở, dưới hai mươi nhân sự | mailBus Pro | 25 | 50 GB | 219.000đ |
| Trung tâm hai cơ sở, có phòng tuyển sinh riêng | mailBus Max | 50 | 100 GB | 339.000đ |
| Trường tư thục quy mô vừa, nhiều tổ bộ môn | mailBus Elite | 80 | 160 GB | 469.000đ |
| Hệ thống nhiều cơ sở, trên trăm cán bộ giáo viên | mailBus Edge | 120 | 240 GB | 599.000đ |
| Cần cấp cho cả học viên hoặc vượt 120 tài khoản | mailUltra Core | Unlimited | 150 GB | 569.000đ |
Trường muốn cấp địa chỉ cho cả học viên, ví dụ hệ đào tạo dài hạn hoặc chương trình liên kết, thì số tài khoản vượt xa mọi gói tính suất. Lúc đó dòng mail server riêng với hộp thư không giới hạn là hướng duy nhất hợp lý, chi tiết bốn mức dung lượng ở trang mail server riêng cho tổ chức.
Câu hỏi thường gặp về email cho trường và trung tâm
Có nên cấp hộp thư cho học viên không?
Tuỳ thời gian học. Khoá ngắn vài tháng thì dùng địa chỉ cá nhân của học viên là đủ. Chương trình dài hạn thì cấp địa chỉ theo trường giúp thông báo không bị lẫn với thư quảng cáo, đổi lại phải chọn dòng không giới hạn hộp thư vì số tài khoản lên tới hàng nghìn.
Giáo viên thỉnh giảng dùng chung một hộp thư được không?
Không nên dùng chung tài khoản đăng nhập, vì không truy được ai đã trả lời phụ huynh. Cách tốt hơn là mỗi người một tài khoản, thêm hộp thư theo tổ bộ môn để cả nhóm cùng thấy thư chung của tổ.
Thư báo điểm gửi cho phụ huynh có bị coi là thư quảng cáo không?
Không, đó là thư giao dịch với người đã có quan hệ với nhà trường. Nhưng nếu gửi cùng lúc cho vài nghìn địa chỉ từ một hộp thư công việc thì hệ thống bên nhận vẫn xử lý như một đợt gửi số lượng lớn, nên vẫn phải tách kênh gửi.
Đổi tên miền trường có làm mất thư cũ không?
Không mất nếu chuyển đúng cách: dựng hộp thư trên tên miền mới, chép thư cũ sang bằng công cụ đồng bộ IMAP, giữ tên miền cũ nhận thư song song một thời gian. Phần kỹ thuật này nằm trong dịch vụ migrate miễn phí khi đăng ký gói mới.
Nhớ gì từ bài này
Bài toán email theo tên miền cho giáo dục đào tạo nằm ở số tài khoản và nhịp luân chuyển, không nằm ở dung lượng. Trường và trung tâm nên đếm hộp thư theo bốn nhóm, đừng quên các địa chỉ chức năng dùng chung vì chúng ăn suất trước cả giáo viên. Gắn địa chỉ với vị trí công việc thay vì với người để đầu năm học thay nhân sự không phải báo lại toàn bộ phụ huynh. Thông báo gửi đại trà tách khỏi hộp thư học vụ. Về gói, một tới hai cơ sở thì mailBus Max hoặc Elite là đủ, hệ thống nhiều cơ sở dùng Edge, còn khi muốn cấp cho cả học viên thì chuyển sang dòng hộp thư không giới hạn.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
