Email theo tên miền cho kế toán kiểm toán: giữ chứng từ

Từ tháng một tới hết tháng ba, hộp thư của một công ty dịch vụ kế toán nhận lượng thư gấp nhiều lần các tháng khác: sổ phụ ngân hàng, bảng lương, hoá đơn đầu vào, biên bản đối chiếu công nợ, tất cả đổ về cùng lúc từ hàng chục khách hàng. Đó là bối cảnh khiến email theo tên miền cho kế toán kiểm toán phải chọn theo đỉnh chứ không theo mức trung bình cả năm. Chọn theo tháng bảy thì tới tháng hai hộp thư đầy đúng lúc không ai có thời gian xử lý.

Email theo tên miền cho kế toán kiểm toán chịu áp lực gì riêng

Ba áp lực chồng lên nhau. Thứ nhất là nhịp mùa vụ, lượng thư và dung lượng tệp tăng vọt trong quý một. Thứ hai là nghĩa vụ lưu trữ: tài liệu kế toán dùng cho ghi sổ và lập báo cáo tài chính thuộc nhóm phải giữ nhiều năm, và bản scan chứng từ khách gửi qua thư thường là bản duy nhất còn ở dạng số phía đơn vị dịch vụ. Thứ ba là bảo mật, vì số liệu tài chính của khách hàng nằm hết trong hộp thư đó.

Điểm thứ ba dẫn tới một rủi ro cụ thể của nghề: thư giả mạo. Kẻ gian dựng một địa chỉ nhìn gần giống địa chỉ kế toán trưởng rồi gửi lệnh chuyển tiền hoặc yêu cầu đổi tài khoản nhận thanh toán. Tên miền riêng khai đủ SPF, DKIM, DMARC cắt được nhánh giả mạo chính tên miền của bạn, cách nhận biết các thủ đoạn còn lại nằm ở bài phòng chặn thư giả mạo lãnh đạo.

Một khách hàng chiếm bao nhiêu dung lượng mỗi năm

Đây là phép tính nên làm trước khi chọn gói, và nó khác hẳn cách tính của doanh nghiệp thường. Công ty dịch vụ kế toán không giữ hồ sơ của mình mà giữ hồ sơ của toàn bộ khách hàng đang phục vụ.

Với một khách hàng quy mô nhỏ, chứng từ scan gửi qua thư trong một năm quanh 1,5 GB tính cả bảng biểu và ảnh chụp hoá đơn. Phục vụ ba mươi khách là 45 GB mỗi năm. Giữ mười năm thì con số cộng dồn lên tới 450 GB, gần chạm mức cao nhất trong bảng giá niêm yết của dòng mail server riêng, trong khi số nhân sự của công ty có khi chưa tới hai mươi người.

• Hồ sơ khách hàng đã ngừng hợp đồng vẫn phải giữ, không xoá theo khách.
• Kỳ kiểm toán cần tra lại thư trao đổi của các năm trước để đối chiếu bút toán.
• Bản scan trong thư thường là bằng chứng về việc khách đã cung cấp chứng từ vào ngày nào.
• Thư của mùa quyết toán nặng gấp nhiều lần thư của các quý còn lại.

Phép tính trên còn chưa cộng phần thư gửi đi. Bản báo cáo tài chính, tờ khai, biên bản đối chiếu do đơn vị dịch vụ soạn rồi gửi lại cho khách cũng nằm trong hộp thư, và nó thường nặng hơn chứng từ nhận vào vì kèm nhiều bảng biểu. Đơn vị nào bật chế độ lưu bản sao thư đã gửi, gần như mọi đơn vị đều bật, thì nên nhân đôi con số ước tính ban đầu cho sát thực tế.

Tách hộp thư theo khách hàng hay theo nhân viên phụ trách

Câu hỏi này quyết định cách vận hành cả năm. Chia theo nhân viên thì gọn lúc đầu nhưng rắc rối khi thay người phụ trách giữa kỳ, vì khách quen gửi vào địa chỉ cũ. Chia theo khách hàng thì số hộp thư phình lên nhanh nếu gói tính sát từng suất.

Còn một yếu tố nữa: khách hàng của đơn vị dịch vụ thường gửi chứng từ từ nhiều địa chỉ khác nhau, người thì gửi từ hộp thư công ty, người gửi từ địa chỉ cá nhân của kế toán viên. Hộp thư chức năng dùng chung giúp bộ phận tiếp nhận không phải nhớ ai gửi từ đâu, đồng thời tránh việc chứng từ nằm trong hộp thư riêng của một nhân viên đang nghỉ phép giữa kỳ quyết toán.

Cách nhiều công ty dịch vụ kế toán đang dùng là kết hợp. Mỗi nhân viên một hộp thư riêng cho trao đổi thường ngày, thêm các hộp thư chức năng dùng chung theo nghiệp vụ như thuế, bảo hiểm, hoá đơn. Khách lớn có thể có một hộp thư riêng, phân quyền cho người phụ trách và trưởng nhóm. Mô hình này chỉ chạy thoải mái khi quỹ hộp thư rộng, đó là điểm dòng mail server riêng với hộp thư không giới hạn hơn hẳn.

Chọn gói theo số khách hàng đang phục vụ

Bảng dưới lấy số khách hàng làm trục chính thay vì số nhân sự, vì đó mới là thứ sinh ra dung lượng trong nghề này.

Bốn mức niêm yết của dòng dùng chung nằm ở trang bảng giá email theo tên miền mailBus, còn dòng mail server riêng ở trang mail server riêng mailUltra. Điều cần nhớ khi đọc hai trang đó: mức 480 GB cao nhất là mức niêm yết, không phải giới hạn kỹ thuật, đơn vị có kho chứng từ lớn hơn cứ nêu con số thật để được dựng cấu hình đúng.

Câu hỏi thường gặp về email cho công ty kế toán

Ghi nhanh

Tính email theo tên miền cho kế toán kiểm toán là tính cho mười năm chứ không cho mười hai tháng. Nghề kế toán và kiểm toán chọn hộp thư theo hai con số: đỉnh quý một và số năm phải giữ chứng từ. Số nhân sự gần như không nói lên điều gì, số khách hàng đang phục vụ mới là thứ sinh ra dung lượng. Kết hợp hộp thư cá nhân với hộp thư chức năng dùng chung để thay người phụ trách không làm khách hoang mang. Đơn vị vài chục khách hàng nên đi thẳng vào mail server riêng, và khi kho chứng từ mười năm vượt mức niêm yết cao nhất thì đề nghị BizMaC dựng cấu hình riêng thay vì xoá bớt dữ liệu.