Gửi file dung lượng lớn qua email, cách nào an toàn

Một file thiết kế 45 MB gửi cho khách hàng bị trả về ngay, dù dung lượng hộp thư công ty còn trống hàng chục GB. Gửi file dung lượng lớn qua email không đơn giản là kéo thả đính kèm rồi bấm gửi, vì giới hạn nằm ở cả máy chủ gửi lẫn máy chủ nhận, và dữ liệu còn phình thêm khi mã hoá để truyền đi. Bài này chỉ ra vì sao thư hay bị chặn, và cách nào gửi tài liệu cỡ lớn mà vẫn tới nơi an toàn.

Gửi file dung lượng lớn qua email bị chặn vì đâu

Giới hạn đính kèm tồn tại ở hai phía độc lập: máy chủ gửi và máy chủ nhận. Nhà cung cấp email của bạn có nâng mức gửi lên bao nhiêu, hộp thư người nhận vẫn giữ nguyên mức trần riêng của họ. Thư vượt mức đó bị chặn ngay tại cổng nhận, phía người gửi chỉ thấy một thông báo lỗi chung chung.

Hộp thư gần đầy dung lượng cũng chặn thư đến dù file chỉ vài MB, vì hệ thống không còn chỗ ghi thêm dữ liệu. Vấn đề nằm ở cả hai phía: người gửi cần theo dõi mức trần đính kèm của dịch vụ mình dùng, người nhận cần dọn hộp thư đầy dung lượng định kỳ để không tự chặn thư của chính mình. Thư trả lại kèm mã lỗi khó hiểu thì nên đọc thông báo lỗi thư bị trả lại để biết đúng nguyên nhân trước khi đổi cách gửi.

File đính kèm nặng bao nhiêu thì vượt giới hạn khi mã hoá truyền đi

Tệp đính kèm không truyền đi ở dạng nhị phân gốc mà được mã hoá base64 trước khi gói vào thư điện tử. Theo chuẩn MIME quy định trong RFC 2045, cách mã hoá này biến mỗi nhóm 3 byte gốc thành 4 ký tự văn bản, khiến dung lượng thực tế phình lên khoảng 1,37 lần. File 20 MB trên ổ đĩa vì vậy chiếm hơn 27 MB khi máy chủ tính giới hạn đính kèm.

Đây là lý do một file tưởng vừa khít mức trần 25 MB của Gmail vẫn bị từ chối. Theo trang hỗ trợ Google Workspace, giới hạn đính kèm Gmail là 25 MB cho một thư gửi đi, nhưng con số đó tính trên dữ liệu đã mã hoá, không phải dung lượng gốc của file. Muốn chắc thư đi lọt, nên nhân dung lượng gốc lên khoảng 1,4 lần rồi mới so với mức trần bên nhận công bố.

Các gói email theo tên miền riêng thường nới mức trần cao hơn hộp thư miễn phí. Ở gói email doanh nghiệp mailBus của BizMaC, hệ thống nhận đính kèm tới 35 MB mỗi thư, đồng bộ qua IMAP trên mọi thiết bị nên tải xuống ở đâu cũng ăn đúng dung lượng đó. Tài liệu vài trăm MB thì mức trần nào cũng không đủ, phải chuyển sang cách gửi khác.

Gửi liên kết thay vì đính kèm là cách nên làm trước tiên

Với file nặng, cách đúng không phải là tìm mẹo nhét vừa hộp thư mà là đừng đính kèm. Đẩy file lên FTP, file server nội bộ hoặc kho lưu trữ đám mây, rồi gửi đường dẫn trong thư. Thư chỉ mang vài dòng chữ nên không đụng giới hạn đính kèm, hộp thư hai bên không phình lên vì một tệp, và khi cần gỡ thì chỉ việc tắt liên kết thay vì đi đòi người nhận xoá thư.

Doanh nghiệp có sẵn FTP hoặc file server thì nên dùng chính hạ tầng của mình: file nằm trong tầm kiểm soát, phân quyền theo phòng ban, và không phụ thuộc tài khoản cá nhân của người gửi. Dùng kho đám mây bên ngoài thì đặt hạn liên kết bảy đến mười bốn ngày và tắt quyền chỉnh sửa. Liên kết mở công khai lâu ngày là rủi ro, vì ai cầm được đường dẫn cũng xem được nội dung, kể cả sau khi việc gửi file đã xong từ lâu.

Khi buộc phải đính kèm: nén và tách file là phương án cuối

Có lúc bên nhận không mở được liên kết ngoài, hoặc quy trình bắt tài liệu phải đi kèm ngay trong thư để lưu vết. Lúc đó mới tính tới nén và tách. Nén bằng zip hoặc 7z giảm dung lượng rõ rệt với văn bản, bảng tính và mã nguồn, nhưng gần như không giúp gì với ảnh, video hay PDF chứa hình quét sẵn.

Tách file thành nhiều phần là chỗ hay hỏng việc: bên nhận thiếu một mảnh là ghép không ra, mà cả hai hộp thư đều đã phình lên vì giữ nguyên chừng đó dữ liệu. Nên coi đây là lối thoát cho trường hợp riêng, không phải cách làm hàng ngày. File chỉ cần lưu trữ nội bộ thì đẩy thẳng sang ổ mạng hoặc dịch vụ lưu trữ riêng, đừng để hộp thư gánh. Để thư nặng dồn lại rồi mới lo sao lưu email công ty định kỳ là làm ngược, nên dọn từ lúc file còn mới.

Đặt mật khẩu cho tài liệu nhạy cảm trước khi gửi qua email

Hợp đồng, báo giá hay dữ liệu tài chính nên được đặt mật khẩu ngay trong file trước khi gửi, dù gửi bằng đính kèm hay liên kết chia sẻ. Định dạng PDF, Word và các file nén phổ biến đều hỗ trợ đặt mật khẩu sẵn có, không cần thêm phần mềm ngoài.

Mật khẩu chỉ có tác dụng khi gửi qua kênh khác với thư chứa file. Gửi cả file lẫn mật khẩu trong cùng một email thì ai đọc được thư cũng đọc được cả hai, việc đặt mật khẩu coi như vô nghĩa. Gọi điện đọc mật khẩu, nhắn qua Zalo, hoặc nhắn tin riêng là ba cách giữ tách kênh mà không mất công thêm bước nào.

Chọn cách gửi file dung lượng lớn theo tình huống nào

Không có một cách gửi đúng cho mọi trường hợp. File dưới 20 MB gửi thẳng bằng đính kèm là đủ, file vài trăm MB cần liên kết chia sẻ, còn dữ liệu nhạy cảm nên nén và đặt mật khẩu trước khi chọn cách truyền đi phù hợp ở dưới đây.

Câu hỏi thường gặp về gửi file dung lượng lớn qua email

Chốt vài ý

File nặng bị trả lại vì hai lý do cộng lại: giới hạn nằm ở cả bên gửi lẫn bên nhận, và dữ liệu còn phình thêm khoảng 1,37 lần khi mã hoá để truyền đi. Đính kèm trực tiếp chỉ hợp với file dưới 20 MB, còn lại nên chuyển sang liên kết chia sẻ có hạn dùng, nén và tách phần, hoặc đặt mật khẩu cho tài liệu nhạy cảm rồi gửi mật khẩu qua kênh khác.

Giữ file nặng nằm mãi trong hộp thư cũng ăn dung lượng của cả người gửi lẫn người nhận, tới lúc hộp thư đầy thì thư mới vào cũng bị chặn theo. Công ty cần mức trần đính kèm cao hơn hộp thư miễn phí và dung lượng co giãn theo số nhân sự có thể xem qua dịch vụ email theo tên miền BizMaC để chọn gói mailBus phù hợp quy mô đội ngũ.