Hạn mức gửi email mỗi ngày: hộp thư công ty gửi bao nhiêu

Một nhân viên kinh doanh gửi bốn mươi thư mỗi ngày thì cả năm không chạm giới hạn nào. Nhưng bộ phận chăm sóc khách hàng bấm gửi một thông báo tới 800 địa chỉ trong buổi sáng, hộp thư có thể ngừng gửi trước giờ nghỉ trưa. Hạn mức gửi email là con số trần nhà cung cấp đặt cho mỗi hộp thư trong một ngày, tính theo số thư hoặc số người nhận. Bài viết chỉ ra ngưỡng phổ biến trên thị trường, dấu hiệu sắp chạm trần và lúc nào phải đổi sang hạ tầng gửi khác.

Hạn mức gửi email mỗi ngày của hộp thư doanh nghiệp là bao nhiêu

Hộp thư doanh nghiệp theo tên miền riêng thường cho gửi từ vài trăm tới vài nghìn thư mỗi ngày, tính trên từng hộp chứ không cộng chung cả công ty. Con số cụ thể do nhà cung cấp đặt, nhưng nền tảng nào cũng có trần. Không chỗ nào cho gửi không giới hạn.

Trần đó tính theo hai cách nên hay gây nhầm. Cách thứ nhất đếm số thư gửi đi: một thư cho 300 người vẫn là một thư. Cách thứ hai đếm số người nhận, cũng thư đó thành 300 lượt. Nền tảng lớn phần lớn đếm theo người nhận.

Bộ đếm cũng không quay về không lúc nửa đêm như nhiều người tưởng. Hầu hết hệ thống chạy cửa sổ trượt 24 giờ: thư gửi ba giờ chiều hôm nay còn nằm trong bộ đếm tới ba giờ chiều hôm sau. Công ty dùng hộp thư email doanh nghiệp theo tên miền riêng để trao đổi công việc hàng ngày gần như không đụng trần. Rắc rối chỉ đến khi ai đó lấy chính hộp thư ấy gửi cho cả danh sách khách hàng.

Vì sao nhà cung cấp email đặt giới hạn số thư gửi ra trong ngày

Giới hạn tồn tại để giữ uy tín gửi cho cả hệ thống. Một máy chủ mail phục vụ nhiều tên miền cùng chia nhau một dải IP, nên chỉ cần một tài khoản bị chiếm quyền phun thư rác vài tiếng là IP đó vào danh sách chặn, kéo theo mọi khách hàng dùng chung.

Trần gửi cũng chặn thiệt hại khi mật khẩu bị lộ. Kẻ tấn công chiếm hộp thư rồi phun thư rác lúc nửa đêm: có trần thì dừng ở vài trăm thư, không có trần thì sáng hôm sau cả tên miền đã bị chặn.

Lý do thứ ba nằm ở phía người nhận. Gmail, Outlook và Yahoo đều đo tốc độ gửi của từng nguồn. Một tên miền vốn gửi vài chục thư mỗi ngày bỗng đẩy ra vài nghìn thư trong mười phút là tín hiệu bất thường rõ nhất, và họ đáp lại bằng throttling: nhận chậm lại, hoãn thư, hoặc trả về.

Google và Microsoft công bố giới hạn gửi thư bao nhiêu mỗi ngày

Theo tài liệu Gmail sending limits trong Google Workspace Admin Help, mỗi người dùng Workspace trả phí gửi tối đa 2.000 thư một ngày, còn tài khoản Gmail miễn phí dừng ở 500 thư. Theo tài liệu Exchange Online limits của Microsoft, mỗi hộp thư Microsoft 365 giới hạn 10.000 người nhận một ngày và tối đa 500 người nhận cho một thư.

Microsoft còn đặt thêm một mức ít ai để ý: 30 thư mỗi phút cho một hộp thư. Nó giải thích vì sao chiến dịch chỉ 400 thư vẫn nghẽn ngay hai phút đầu, dù tổng số thư trong ngày còn xa mới tới trần.

Hai con số 2.000 và 10.000 nghe rộng rãi, nhưng đó là trần kỹ thuật chứ không phải mức khuyến nghị. Gửi 2.000 thư quảng bá từ hộp thư công việc vẫn phá uy tín tên miền như thường, vì bộ lọc bên nhận không đọc hạn mức của nhà cung cấp, họ chỉ nhìn hành vi gửi.

Dấu hiệu hộp thư công ty sắp chạm trần gửi thư trong ngày

Hộp thư chạm trần hiếm khi báo trước bằng thông báo rõ ràng. Nó lộ ra qua vài biểu hiện nhỏ lúc gửi: thư nằm lại trong hộp thư đi, tốc độ gửi chậm dần về cuối buổi, lỗi chỉ đến sau khi đã gửi một lượng nhất định. Năm dấu hiệu sau đáng chú ý nhất.

1. Thư nằm trong hộp thư đi vài phút mới rời máy, trong khi buổi sáng cùng ngày đi tức thì.
2. Máy chủ trả về thông báo vượt giới hạn trong ngày, kèm mã lỗi SMTP nhóm 4xx là tạm thời, nhóm 5xx là từ chối hẳn.
3. Lỗi chỉ rơi vào một hộp thư, thường là hộp kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng, các hộp khác gửi bình thường.
4. Thư đi được nhưng khách nhận trễ vài giờ, dấu hiệu bên nhận đang hoãn thư vì tốc độ gửi bất thường.
5. Sự cố lặp đúng những ngày công ty gửi thông báo cho nhiều khách, như ngày báo lịch nghỉ lễ.

Vượt hạn mức gửi email thì hộp thư bị khoá thế nào

Vượt trần thì chức năng gửi bị khoá tạm thời, chức năng nhận vẫn chạy. Google ghi trong tài liệu hỗ trợ rằng tài khoản vượt quota bị tạm ngừng gửi tối đa 24 giờ rồi tự mở lại. Số thư còn trong hàng chờ bị trả về người gửi.

Điểm nguy hiểm là sự im lặng. Nhân viên bấm gửi xong thì coi như xong việc, trong khi nửa danh sách nhận được thư còn nửa kia thì không. Thông báo trả về nằm lẫn giữa hàng chục thư khác, không ai đọc. Vài ngày sau khách mới gọi hỏi báo giá.

Hậu quả kéo dài hơn nằm ở điểm uy tín tên miền. Một lần bị đánh dấu gửi bất thường không xoá đi ngay khi hộp thư mở lại, và đó là một nguyên nhân khiến email công ty rơi vào hộp thư spam nhiều tuần sau đó, kể cả thư giao dịch hợp lệ như hoá đơn hay xác nhận đơn hàng.

Gửi thư cho cả nghìn khách thì nên đi qua hạ tầng nào

Danh sách vài nghìn địa chỉ phải tách sang nền tảng email marketing chuyên dụng, không phải nâng trần hộp thư thường. Hộp thư dựng để trao đổi một chọi một, nền tảng chiến dịch dựng để đẩy khối lượng lớn kèm theo dõi và huỷ đăng ký.

Cột giữa cho thấy vì sao không thể hoán đổi. Hộp thư bị chặn bởi thứ công ty không kiểm soát được, còn nền tảng chiến dịch cho mua đúng lượng thư cần gửi. Mức Sendora cao nhất chạy tới 120.000 email mỗi tháng, rẻ hơn nhiều so với mở thêm hộp thư để lách trần.

Ranh giới giữa hai loại thư không phải lúc nào cũng rõ, bài phân biệt thư gửi số lượng lớn với email marketing mổ xẻ kỹ từng nhóm. Công ty gửi chiến dịch định kỳ nên xem nền tảng gửi chiến dịch Sendora, tổ chức muốn tự nắm quyền quản trị máy chủ và ngưỡng gửi thì dịch vụ email server riêng có IPv4 riêng hợp hơn.

Câu hỏi thường gặp về giới hạn gửi thư của hộp thư công ty

Ghi nhanh trước khi bấm gửi cho cả danh sách

Ba việc nên làm trước mỗi lần gửi cho nhiều người. Đếm số người nhận thật chứ không đếm số thư, vì phần lớn nền tảng tính theo lượt nhận. Xác định đây là thư trao đổi hay thư quảng bá, hai loại đi hai đường ngay từ đầu. Vượt vài trăm địa chỉ thì dừng lại, chuyển sang nền tảng gửi chiến dịch.

Hạn mức gửi email không phải thứ để lách, nó là ranh giới cho biết loại thư đang gửi đã đúng chỗ hay chưa. Hộp thư giữ đúng vai trao đổi thì uy tín tên miền ổn định năm này qua năm khác. Công ty đang cân nhắc dùng tên miền riêng có thể xem bốn gói mailBus theo số nhân sự để chọn mức hợp quy mô.