Hộ kinh doanh lên số hoá cần hạ tầng gì để không đứt

Chị chủ tiệm tạp hoá nhận hoá đơn điện tử vào hộp thư cá nhân. Dùng từ hồi mới lập gia đình. Đổi điện thoại, quên mật khẩu khôi phục. Mất luôn chứng từ của cả năm. Hộ kinh doanh giờ phải dùng hoá đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm bán hàng. Mỗi thứ 1 nhà cung cấp riêng. Không ai nói cho biết cần hạ tầng cho hộ kinh doanh gì đứng sau, để 3 thứ đó chạy được, không đứt giữa chừng.

Bài này không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Phần hoá đơn điện tử và chữ ký số có quy định riêng. Cần làm việc trực tiếp với đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử và cơ quan thuế, theo quy định hiện hành. Nội dung dưới chỉ nói phần hạ tầng kỹ thuật đứng sau: email, tên miền, nơi lưu, sao lưu, ai giữ tài khoản.

Hạ tầng cho hộ kinh doanh gồm những gì

Hạ tầng cho hộ kinh doanh là 6 nhóm đứng sau phần mềm nghiệp vụ: email theo tên miền riêng, tên miền, nơi lưu chứng từ, website khi cần, cơ chế sao lưu, người đứng tên tài khoản. Thiếu 1 nhóm thì phần mềm phía trên vẫn chạy. Chỉ đến lúc đổi người hoặc mất thiết bị mới lộ ra.

• Hộ kinh doanh thường chọn phần mềm trước, tính hạ tầng sau. Ngược thứ tự nên làm.
• Mỗi nhà cung cấp phần mềm chỉ lo phần của họ. Không ai nhắc phần đứng sau.
• 6 nhóm nhìn rời rạc nên tưởng làm lúc nào cũng được. Tới lúc cần mới thấy thiếu.
• Việc IT trong nhà thường dồn cho đúng 1 người. Trôi qua vài năm không ai để ý lại.

Email và tên miền: 2 việc nên làm trước tiên

Dùng hộp thư cá nhân miễn phí để nhận hoá đơn điện tử là rủi ro. Hộp thư đó gắn với 1 thiết bị, 1 số điện thoại của đúng 1 người. Mất quyền vào là mất luôn chứng từ đã nhận qua email. Đối tác nhìn địa chỉ Gmail cá nhân trên hoá đơn cũng khó tin bằng địa chỉ mang tên hộ kinh doanh.

• Đổi điện thoại, quên bước xác minh 2 lớp. Mất quyền vào đúng lúc cần tra hoá đơn cũ.
• Người phụ trách nghỉ việc. Hộp thư nhận hoá đơn vẫn đứng tên cá nhân người đó.
• Hộp thư cá nhân dùng chung việc riêng lẫn việc buôn bán. Chứng từ trộn với thư quảng cáo.
• Tên miền đăng ký trễ. Tới lúc cần làm web thì tên đã bị người khác lấy mất.

Cách khác đi là dùng email theo tên miền riêng, dạng [email protected]. Gói mailBus Pro của BizMaC cho 25 hộp thư, 50 GB. Hộ kinh doanh vài người dùng đủ. Tên miền đăng ký đứng tên chủ hộ, gia hạn hàng năm. Đặt lịch nhắc trước ít nhất 30 ngày. Dùng email ngay dù website làm sau, không cần chờ có web mới đăng ký tên miền.

Chứng từ nên lưu ở đâu, sao lưu thế nào

Hoá đơn điện tử theo quy định hiện hành đã lưu trên hệ thống của đơn vị cung cấp. Hộ kinh doanh cần thêm 1 nơi giữ bản sao riêng, tách khỏi tài khoản cá nhân của 1 người. Để tra cứu nhanh, không phải chờ xin lại. Dữ liệu bán hàng và danh sách khách cũng vậy: mất máy hay xoá nhầm file thì không lấy lại được, nếu chưa từng sao lưu ở đâu khác.

• Hộp thư theo tên miền riêng, xem như bản sao thứ 2 của hoá đơn nhận qua email.
• 1 thư mục lưu trữ dùng chung, không nằm trên máy hay điện thoại của riêng 1 người.
• Xuất danh sách khách và đơn hàng ra file định kỳ. Lưu ở nơi khác ngoài máy đang dùng hàng ngày.
• Không để duy nhất 1 bản sao trên 1 thiết bị. Kể cả điện thoại cá nhân của chủ hộ.

Việc lưu chứng từ là quyết định về hạ tầng, không phải quyết định về thuế. Giữ bao lâu, giữ theo hình thức nào thì hỏi trực tiếp đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử và cơ quan thuế, theo quy định hiện hành.

Website hoặc trang giới thiệu: khi nào cần, khi nào chưa vội

Hộ kinh doanh bán qua sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội chưa cần website ngay. Cần khi khách hàng bắt đầu hỏi địa chỉ chính thức. Hoặc khi muốn đứng độc lập, không phụ thuộc hoàn toàn vào 1 nền tảng có thể đổi luật bất cứ lúc nào.

Khi tới lúc cần, thiết kế website cho hộ kinh doanh nhỏ thường chỉ cần trang giới thiệu và bảng giá. Chưa cần hệ thống lớn ngay từ đầu. Website nhỏ vậy chạy tốt trên 1 gói Linux Hosting dung lượng thấp, không cần thuê nguyên VPS. Theo tài liệu Let's Encrypt, chứng chỉ SSL miễn phí giúp website nhỏ vẫn bật được HTTPS, không tốn thêm chi phí.

Ai nên giữ tài khoản của hộ kinh doanh

Chủ hộ kinh doanh phải là người đứng tên các tài khoản quan trọng: tên miền, email chính, nơi quản lý hosting nếu có. Người làm dịch vụ hộ có thể thao tác giúp. Nhưng không nên là người duy nhất giữ mật khẩu gốc. 4 dấu hiệu dưới đây cho biết đang phụ thuộc quá nhiều vào 1 người.

• Chỉ 1 người biết mật khẩu email chính. Không ai khác trong nhà có quyền vào dự phòng.
• Tên miền đứng tên người làm dịch vụ, không đứng tên hộ kinh doanh.
• Không ai ghi lại nơi cài phần mềm bán hàng. Mất máy là không biết khôi phục từ đâu.
• Người quen việc IT nghỉ hoặc đổi số. Cả nhà không liên lạc lại được để lấy quyền truy cập.

Bảng tổng hợp và thứ tự nên làm

6 thứ cần cho hạ tầng của hộ kinh doanh không phải làm cùng lúc. Bảng dưới xếp theo vì sao cần, làm trước hay sau. Để không tốn công sửa lại từ đầu.

4 bước theo đúng trình tự nên đi. Bước 1: đăng ký tên miền đứng tên hộ kinh doanh trước, chỉ mất vài chục phút. Bước 2: tạo email theo tên miền đó. Chuyển việc nhận hoá đơn từ hộp thư cá nhân sang hộp thư mới. Bước 3: lập 1 nơi lưu bản sao chứng từ và dữ liệu bán hàng. Sao lưu định kỳ ngay từ tháng đầu. Bước 4: làm website cuối cùng, khi khách hàng thật sự cần. Đừng làm trước chỉ vì thấy người khác có.

Câu hỏi thường gặp về hạ tầng cho hộ kinh doanh

Làm từng phần, đừng ôm một lúc

6 nhóm hạ tầng cho hộ kinh doanh không cần làm cùng 1 ngày. Ưu tiên email theo tên miền riêng và tên miền trước. 2 việc rẻ. Giải quyết đúng rủi ro mất chứng từ. Sao lưu dữ liệu bán hàng làm song song, không tốn nhiều công. Website để sau, khi nào khách thật sự hỏi tới mới làm.

Điều quan trọng nhất: chủ hộ đứng tên các tài khoản chính. Không dồn hết vào 1 người quen việc IT trong nhà. Xem thêm dịch vụ tên miền nếu chưa đăng ký tên cho hộ kinh doanh của mình.