IMAP và POP3 khác nhau thế nào và nên chọn cái nào

Lần đầu thêm hộp thư công ty vào Outlook hay ứng dụng Mail trên điện thoại, màn hình luôn hỏi một câu: chọn IMAP hay POP3. Nhiều người bấm đại một ô rồi đóng cửa sổ, tới lúc đổi máy hoặc thêm thiết bị thứ hai mới nhận ra thư biến mất hoặc trùng lặp lộn xộn. IMAP và POP3 là hai giao thức nhận thư có cách vận hành khác hẳn nhau: một bên giữ thư trên máy chủ, một bên tải thư về máy rồi dọn sạch phía sau. Bài này giải thích cơ chế của từng giao thức, hệ quả thực tế khi chọn sai, và cách chọn đúng cho từng tình huống công ty.

IMAP và POP3 khác nhau ở cơ chế lưu thư thế nào

IMAP giữ nguyên thư trên máy chủ và chỉ tải xuống bản xem tạm thời, mọi hành động đọc, xoá, chuyển thư mục đồng bộ ngược lại server. POP3 tải trọn thư về máy rồi thường xoá bản gốc trên máy chủ theo mặc định, nên máy đã tải là nơi giữ thư duy nhất.

Khác biệt then chốt nằm ở chỗ giao thức đóng vai trò gì. IMAP xem máy chủ là nơi lưu trữ chính, thiết bị chỉ là cửa sổ nhìn vào. POP3 xem máy chủ là trạm trung chuyển tạm thời, máy người dùng mới là nơi lưu trữ chính. Hiểu đúng vai trò này giải thích được gần hết hành vi khác nhau giữa hai giao thức ở các phần sau.

Dùng IMAP thì hộp thư công ty vận hành ra sao trên nhiều thiết bị

IMAP phù hợp nhất khi một người mở hộp thư từ nhiều nơi: máy tính ở văn phòng, laptop cá nhân, điện thoại và webmail. Thư đọc trên điện thoại buổi sáng vẫn hiện là đã đọc khi mở lại trên máy tính buổi chiều, vì trạng thái nằm trên máy chủ chứ không nằm trên từng thiết bị.

Cái giá phải trả là dung lượng. Thư ở lại trên máy chủ nghĩa là hộp thư dùng bao nhiêu, dung lượng gói hộp thư email theo tên miền riêng vơi bấy nhiêu, không phụ thuộc máy tải. Công ty dùng IMAP cho toàn bộ nhân sự mà không dọn định kỳ sẽ chạm trần dung lượng nhanh hơn dự tính, cách nhận biết và xử lý nằm ở bài cách dọn hộp thư đầy dung lượng.

Dùng POP3 thì thư đi đâu sau khi tải về máy

POP3 kéo thư từ máy chủ về đúng một thiết bị rồi xoá bản gốc theo mặc định, nên sau khi tải, máy đó trở thành nơi lưu thư duy nhất. Mở hộp thư từ máy thứ hai sẽ không thấy thư cũ, vì máy chủ không còn giữ bản nào để đồng bộ lại.

Hệ quả rõ nhất rơi vào lúc mất máy hoặc máy hỏng ổ cứng. Thư đã tải về và bị xoá khỏi máy chủ thì không còn bản nào ở nơi khác để lấy lại, trừ khi có thói quen sao lưu riêng. Cách phòng tình huống này và khôi phục khi đã xảy ra nằm ở bài cách sao lưu và khôi phục email. Một số ứng dụng cho phép bật tuỳ chọn giữ lại bản sao trên máy chủ trong vài ngày sau khi tải, giảm bớt rủi ro nhưng không thay được cơ chế đồng bộ của IMAP.

Trường hợp nào POP3 vẫn còn hợp lý

POP3 vẫn hợp lý khi chỉ một người dùng đúng một thiết bị cố định, cần đọc thư lúc không có mạng, hoặc muốn giữ hộp thư trên máy chủ luôn trống để tiết kiệm dung lượng gói thấp. Ba tình huống này ít gặp ở môi trường văn phòng nhiều thiết bị nhưng vẫn tồn tại thật.

Ví dụ thực tế: máy tính kế toán đặt cố định trong văn phòng, không ai khác đăng nhập, thư hoá đơn cần lưu trên đúng máy đó để tra cứu offline khi mất mạng. Hoặc người làm việc một mình, chỉ dùng một laptop, không cần xem thư từ điện thoại. Ngoài hai trường hợp này, môi trường có từ hai thiết bị trở lên nên chọn IMAP ngay từ đầu, đổi giao thức sau khi đã có hàng nghìn thư POP3 nằm rải trên nhiều máy là việc tốn công dồn lại.

Cổng kết nối IMAP, POP3, SMTP dùng số nào và SSL/TLS ở đâu

IMAP dùng cổng 143 khi không mã hoá và cổng 993 khi bật SSL/TLS. POP3 dùng cổng 110 khi không mã hoá và cổng 995 khi bật SSL/TLS. Theo tài liệu đăng ký cổng dịch vụ của IANA, hai cổng 993 và 995 dành riêng cho phiên bản mã hoá của từng giao thức.

SMTP, giao thức gửi thư đi chứ không phải nhận, dùng cổng 587 kèm STARTTLS hoặc cổng 465 khi mã hoá toàn phiên ngay từ đầu. Ba giao thức này thường đi cùng nhau trong một lần cấu hình: IMAP hoặc POP3 để nhận, SMTP để gửi. Bảng dưới liệt kê đủ số cổng để đối chiếu khi khai báo trong Outlook hay ứng dụng Mail.

Ba dòng trong bảng đều tính theo cổng chuẩn của giao thức, không tính theo cấu hình riêng của một phần mềm nào, nên áp dụng được cho cả Outlook, webmail và ứng dụng Mail trên điện thoại. Chọn sai cổng hoặc bỏ qua SSL/TLS là nguyên nhân phổ biến khiến hộp thư báo lỗi kết nối ngay bước đầu.

Nên chọn IMAP hay POP3 cho hộp thư công ty

Doanh nghiệp có từ hai thiết bị truy cập trở lên nên chọn IMAP làm mặc định, vì đồng bộ trạng thái đọc và giữ thư an toàn trên máy chủ dù mất điện thoại hay hỏng laptop. POP3 chỉ còn hợp khi một người dùng cố định một thiết bị duy nhất và cần đọc thư ngoại tuyến.

Quyết định giữa IMAP và POP3 gói gọn trong một câu hỏi duy nhất: hộp thư này có mở từ nhiều nơi hay không. Danh sách dưới đây xét theo tình huống thực tế của văn phòng.

• Nhân sự mở thư từ điện thoại lẫn máy tính: chọn IMAP.
• Chỉ một máy tính bàn, không ai khác đăng nhập, cần đọc offline: POP3 vẫn ổn.
• Công ty muốn tự quản trị máy chủ mail, đặt ngưỡng dung lượng và bảo mật riêng: nên tách hẳn qua dịch vụ email server chuyên dụng thay vì hộp thư dùng chung.
• Nhiều nhân viên từng dùng POP3 lâu năm, giờ thư nằm rải mỗi người một máy: chuyển sang IMAP cần dọn lại trước, không tự gộp.

Câu hỏi thường gặp về IMAP và POP3

Điều cần nhớ khi chọn IMAP hay POP3

Ba điều gói gọn quyết định. Có từ hai thiết bị mở hộp thư trở lên thì chọn IMAP, thư ở lại trên máy chủ và đồng bộ khắp nơi. Chỉ một thiết bị cố định và cần đọc offline thường xuyên thì POP3 vẫn dùng được, miễn có thói quen sao lưu riêng. Cổng kết nối luôn ưu tiên bản có SSL/TLS, 993 cho IMAP và 995 cho POP3, bỏ qua bước này là tự mở đường cho thư bị đọc trộm trên mạng công cộng.

Công ty đang chuyển từ hộp thư cá nhân sang tên miền riêng, hoặc đang phân vân số hộp thư và dung lượng cần mua, có thể xem bốn gói mailBus theo tên miền riêng để chọn mức phù hợp quy mô nhân sự.