Khôi phục thư đã xoá trên máy chủ mail riêng thế nào

Nhân viên kế toán xoá nhầm 1 thư có hoá đơn đính kèm. Xoá luôn cả thùng rác cho gọn máy. 10 phút sau mới nhớ ra thư đó chưa lưu. Khôi phục thư đã xoá trên máy chủ mail riêng không phải lúc nào cũng cần gọi kỹ thuật ngay. Có 3 chỗ tự tìm được trước, chỉ 1 chỗ cuối cùng phải chờ. Khôi phục thư đã xoá trên máy chủ mail riêng đi theo 4 bước cố định, từ dễ tới khó, không nhảy thẳng vào ticket khi chưa dò hết 3 chỗ tự làm được.

Bài xếp theo đúng thứ tự nên làm. Dễ nhất trước. Phải chờ kỹ thuật thì để cuối cùng. Đi đúng thứ tự tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với mở ticket ngay từ phút 1.

4 nơi tìm thư đã xoá trên máy chủ mail riêng, xếp theo độ khó

4 nơi cần dò lần lượt: thùng rác của hộp thư, thư mục lưu trữ, bản sao trên máy đang đồng bộ IMAP, và ticket gửi kỹ thuật. 3 nơi đầu tự làm trong vài phút. Chỉ nơi thứ 4 cần chờ.

Thùng rác trong hộp thư kiểm trước tiên

Phần lớn thư xoá nhầm nằm ngay trong thùng rác, chưa đi đâu cả. Mở webmail. Vào thư mục Trash hoặc Deleted Items. Tìm theo tên người gửi hoặc vài chữ trong tiêu đề. Thấy thư thì bấm chuyển về hộp thư đến, xong trong vài giây.

Cái bẫy nằm ở thao tác dọn thùng rác. Nhiều người bấm xoá vĩnh viễn hoặc đặt tự động dọn cho hộp thư gọn. Đó là lúc thư rời khỏi tầm tự cứu. Không thấy thư thì kiểm cả cài đặt tự động dọn trong panel quản trị mail. Có thể thư đã bị dọn theo lịch, không phải do ai xoá tay.

Thư mục lưu trữ có giữ bản cũ không

Không phải công ty nào cũng bật lưu trữ. Bật rồi thì đây là chỗ tìm thứ 2. Thư mục Archive tách khỏi hộp thư chính. Nhiều người xoá ở hộp thư chính mà quên bản lưu trữ vẫn còn nguyên bên kia.

Vào webmail, tìm thư mục Archive hoặc Lưu trữ ở cột bên trái. Có thì tìm đúng cách như ở thùng rác: theo tên người gửi, theo khoảng thời gian, theo vài chữ trong tiêu đề. Không thấy thư mục này nghĩa là tính năng lưu trữ chưa bật cho hộp thư đó. Chuyển sang nơi tìm tiếp theo.

Máy nhân viên dùng IMAP còn giữ bản sao không

Đây là chỗ hay bị bỏ qua nhất. Ứng dụng thư như Outlook hay Thunderbird cấu hình theo IMAP thì tải và giữ 1 bản sao thư ngay trên máy, đồng bộ 2 chiều với máy chủ. Xoá trên máy chủ chưa chắc đã xoá luôn bản trên máy. Nhất là khi máy đó không mở mạng ngay lúc xoá.

Kiểm bằng cách mở ứng dụng thư trên máy nhân viên. Tìm trong thùng rác cục bộ trước khi ứng dụng kịp đồng bộ lại với máy chủ. Cấu hình theo POP3 thay vì IMAP thì khả năng còn bản sao cao hơn, vì POP3 vốn tải hẳn thư về máy. Tìm được thì kéo thư đó sang thư mục khác ngay. Đừng để ứng dụng tự đồng bộ đè lên bản trên máy chủ.

Khôi phục thư đã xoá qua ticket kỹ thuật khi nào cần

Dò hết thùng rác, thư mục lưu trữ và máy nhân viên mà vẫn không ra thư, bước cuối là gửi ticket từ tài khoản chính chủ. BizMaC giao panel quản trị riêng, không giao quyền root hay SSH. Phần khôi phục ở tầng hệ thống do đội kỹ thuật xử lý theo yêu cầu qua ticket. Không phải việc tự làm trong panel.

Ticket xử lý nhanh hay chậm phụ thuộc nhiều vào thông tin gửi kèm. Thiếu mốc thời gian hoặc thiếu địa chỉ hộp thư, kỹ thuật phải hỏi lại. Mất thêm 1 vòng qua lại trước khi bắt tay vào việc.

4 thông tin cần ghi trong ticket khôi phục thư

• Địa chỉ hộp thư bị mất thư, ghi đúng dạng [email protected].
• Mốc thời gian ước lượng lúc thư còn tồn tại, càng hẹp càng tốt. Ví dụ trong khoảng từ 9 giờ tới 11 giờ sáng ngày nào đó.
• Tiêu đề thư nếu còn nhớ, hoặc tên người gửi, giúp kỹ thuật lọc đúng thư giữa hàng trăm thư khác.
• Lý do cần gấp nếu có, để ticket được xếp đúng mức ưu tiên.

Ghi càng cụ thể, kỹ thuật càng ít phải hỏi lại. Một ticket đủ 4 mục trên thường xử lý gọn trong 1 lượt. Ticket chỉ ghi vỏn vẹn mấy chữ mất thư, giúp tìm lại thì gần như chắc chắn phải hỏi thêm.

Ai được đứng tên gửi ticket khôi phục thư

Chỉ tài khoản chính chủ của hộp thư hoặc người quản trị được ghi trong hợp đồng mới gửi được ticket khôi phục. Đây là bước xác minh trước khi kỹ thuật đụng vào dữ liệu thư của công ty. Người khác trong công ty muốn nhờ khôi phục thì báo qua đúng đầu mối đó trước, đừng tự gửi ticket bằng tài khoản cá nhân.

Cách tránh lặp lại lần sau

Xử lý xong 1 lần mất thư là lúc nên rà lại thói quen của cả phòng. 3 thay đổi nhỏ giảm hẳn số lần cần khôi phục thư đã xoá: tắt tính năng tự động dọn thùng rác nếu đang bật, chuyển ứng dụng thư trên máy sang chế độ IMAP nếu còn dùng POP3, nhắc nhân viên kiểm kỹ trước khi bấm xoá vĩnh viễn thay vì xoá thường.

Với hộp thư hay xử lý chứng từ, cân nhắc thêm quy tắc lọc. Tự chuyển thư có từ khoá hoá đơn hay hợp đồng sang 1 thư mục riêng ngay khi tới. Tách khỏi luồng thư thường bị dọn theo lịch tự động.

Bốn nơi tìm trước khi mở ticket

Nhớ đúng thứ tự: thùng rác, thư mục lưu trữ, máy nhân viên, rồi mới tới ticket. 3 nơi đầu tự làm trong vài phút. Không cần chờ ai. Ticket chỉ dùng khi cả 3 đều đã dò kỹ mà không ra thư. Ticket ghi đủ 4 thông tin xử lý nhanh hơn nhiều so với ticket viết vội 1 câu.

Muốn chủ động hơn với dữ liệu thư từ đầu, xem thêm Email Server Riêng với IPv4 riêng và panel quản trị tách hẳn khỏi hạ tầng dùng chung. Hoặc so sánh với Email doanh nghiệp nếu quy mô công ty chưa cần tới mức đó.