Lịch và danh bạ dùng chung trong công ty cài ra sao

Thứ Ba tuần này ai họp, phòng họp lớn thứ Năm có trống không, số điện thoại của khách hàng cũ ai còn giữ. Ba câu hỏi này lặp lại mỗi tuần ở nhiều công ty, câu trả lời thường nằm rải trong nhóm chat hoặc trong điện thoại của một người. Lịch và danh bạ dùng chung giải quyết đúng chỗ nghẽn này: gắn liền với hộp thư công ty, đồng bộ qua chuẩn CalDAV và CardDAV, nên máy tính và điện thoại của mọi người cùng nhìn thấy một bản dữ liệu mới nhất.

Lịch và danh bạ dùng chung trong công ty là gì

Đây là tính năng đi kèm hộp thư email doanh nghiệp: nhiều người cùng xem, cùng sửa một lịch làm việc và một sổ liên hệ duy nhất, thay vì mỗi người giữ bản riêng. Dữ liệu đồng bộ qua CalDAV cho lịch, CardDAV cho danh bạ, nên mọi thiết bị hiển thị cùng một bản mới nhất.

Theo tài liệu RFC 4791 do IETF công bố năm 2007, CalDAV mở rộng giao thức WebDAV để đồng bộ lịch giữa nhiều thiết bị. Chuẩn CardDAV ra đời sau, ghi trong RFC 6352 năm 2011, làm việc theo nguyên tắc tương tự cho danh bạ.

Công ty đang dùng email doanh nghiệp theo tên miền riêng thường đã có nền tảng để bật lịch, danh bạ dùng chung, vì cả hai chuẩn đi kèm phần mềm máy chủ mail chứ không phải mua thêm phần mềm rời.

Lịch cá nhân, lịch chia sẻ theo nhóm và lịch phòng họp khác nhau ở đâu

Lịch cá nhân chỉ một người xem và sửa, dùng để tự sắp xếp việc riêng. Lịch chia sẻ theo nhóm gắn với một phòng ban, nhiều người cùng xem sự kiện của nhau để tránh chồng giờ họp. Lịch tài nguyên đại diện cho phòng họp hoặc xe công ty, chỉ nhận đặt chỗ chứ không thuộc quyền ai.

Ba loại này thường bị gộp chung thành một lịch duy nhất, dẫn tới cảnh lịch cá nhân của giám đốc lẫn với lịch dùng xe của cả phòng kinh doanh. Tách riêng ba loại giúp mỗi người chỉ cần đăng ký xem đúng lịch mình cần, không phải lọc qua hàng chục sự kiện không liên quan.

Lịch tài nguyên tự chặn giờ ngay khi có người đặt: thêm phòng họp hoặc xe công ty làm một người tham dự trong lời mời họp, hệ thống kiểm tra tài nguyên đó có bận không rồi mới xác nhận, không cần ai giữ sổ đặt phòng bằng tay.

Ba mức quyền nên đặt cho lịch dùng chung trong công ty

Ba mức quyền đủ dùng cho phần lớn công ty: chỉ xem bận rảnh, xem chi tiết, và được sửa. Mức xem bận rảnh chỉ hiện ô lịch bị chiếm giờ nào, không lộ tiêu đề. Mức xem chi tiết cho thấy tiêu đề, địa điểm, người tham dự, mức được sửa cho phép đổi giờ hoặc xoá sự kiện.

Theo tài liệu Understand and troubleshoot calendar sharing của Microsoft, Outlook có sẵn khoảng tám mức quyền dựng sẵn cho lịch chia sẻ, trải từ chỉ xem giờ bận đến toàn quyền chỉnh sửa. Công ty không cần dùng hết cả tám, chọn đúng ba mức trên là đủ cho hầu hết tình huống.

Quyền trên lịch tách riêng khỏi quyền trên hộp thư, hai chuyện không nên nhầm lẫn. Cấp cho ai quyền sửa lịch nhóm không đồng nghĩa người đó đọc được thư trong hộp thư chung, chuyện phân quyền hộp thư chung phòng ban vận hành theo cơ chế khác, bài phân quyền hộp thư chung phòng ban nói riêng phần đó.

Gửi lời mời họp qua CalDAV thế nào để bên nhận bấm một cái là vào lịch

Gửi lời mời họp bằng cách tạo sự kiện trên lịch, thêm địa chỉ email người tham dự và phòng họp làm tài nguyên, hệ thống tự gửi thư mời kèm ba nút Chấp nhận, Từ chối, Tạm hoãn. Bên nhận bấm Chấp nhận là sự kiện tự thêm vào lịch riêng, không ai phải chép giờ giấc bằng tay.

Lời mời họp gửi kèm một tệp định dạng .ics, chuẩn chung mà Outlook, webmail và ứng dụng lịch trên điện thoại đều đọc được. Người tổ chức đổi giờ họp thì chỉ cần sửa lại sự kiện gốc, lời mời cập nhật tự động gửi lại cho toàn bộ người tham dự, không phải nhắn lại từng người trong nhóm chat.

Danh bạ dùng chung nên lưu gì và nhân viên nghỉ việc thì xử lý ra sao

Danh bạ dùng chung nên chỉ lưu thông tin liên hệ phục vụ công việc: tên, chức danh, số điện thoại công ty, email, tên khách hàng hoặc đối tác. Không nên lưu số điện thoại cá nhân của nhân viên hay ghi chú riêng tư, vì bất kỳ ai được cấp quyền xem đều đọc được nguyên văn.

Một quy tắc đơn giản để lọc: thông tin nào công ty vẫn cần dùng được sau khi người nhập nó nghỉ việc thì để trong danh bạ dùng chung, thông tin nào chỉ có ý nghĩa với riêng người đó thì để trong danh bạ điện thoại cá nhân.

Khi một người nghỉ việc, hai việc cần làm ngay: thu hồi quyền truy cập lịch, danh bạ chung của tài khoản đó, và chuyển quyền sở hữu những lịch nhóm do người này tạo sang một người còn ở lại. Bỏ qua bước chuyển chủ sở hữu thì lịch nhóm có thể bị khoá sửa cho tới khi quản trị viên can thiệp bằng tay. Việc xử lý tài khoản email nghỉ việc còn nhiều bước khác ngoài phần lịch và danh bạ, bài chuyên đề đó nói đủ quy trình.

Lưu trong máy riêng, nhắn nhóm chat hay dùng lịch danh bạ dùng chung, cách nào ổn định hơn

Ba cách phổ biến để giữ lịch họp và số liên hệ là lưu trong máy riêng, nhắn qua nhóm chat mỗi khi cần, hoặc dùng lịch, danh bạ chung gắn với hộp thư công ty. Xét cùng tiêu chí ai xem được và điều gì xảy ra khi nhân viên nghỉ việc, ba cách khác nhau rõ rệt.

Cột cuối bảng là chỗ khác biệt lớn nhất. Hai cách đầu không có khái niệm thu hồi quyền, thông tin cứ trôi theo người giữ nó. Công ty muốn tự quản trị máy chủ mail, tự đặt ngưỡng quyền cho lịch, danh bạ chung theo cách riêng thì email server riêng toàn quyền phù hợp hơn nền tảng có sẵn.

Câu hỏi thường gặp về lịch và danh bạ dùng chung

Tổng kết cho bạn

Lịch và danh bạ dùng chung thay thế việc hỏi lại giờ họp qua nhóm chat và tìm số điện thoại khách cũ trong máy người đã nghỉ. Ba việc đáng làm ngay: tách lịch cá nhân khỏi lịch nhóm, đặt đúng ba mức quyền, và lập quy trình thu hồi quyền khi có người rời công ty.

Công ty chưa dùng tên miền riêng cho email thì nên bắt đầu từ đó trước, lịch, danh bạ chung đi kèm sau khi có hộp thư công ty. Xem bảng giá email doanh nghiệp mailBus để chọn số hộp thư hợp quy mô đội ngũ.