Máy chủ mail riêng có gửi được email marketing không

Công ty đã có máy chủ mail riêng. Giờ muốn gửi thêm bản tin cho vài nghìn khách hàng. Câu hỏi lặp lại nhiều lần: máy chủ mail riêng gửi email marketing được không. Trả lời ngắn: chạy được, nhưng không nên đi chung 1 luồng với thư báo giá, thư hợp đồng.

Máy chủ mail riêng gửi email marketing được không

Chạy được về mặt kỹ thuật. Máy chủ mail riêng gửi bản tin, thư báo giá hay thư xác nhận đơn hàng đều qua cùng 1 cơ chế SMTP. Nhưng gộp chung luồng cho cả 2 việc là cách làm rủi ro. Danh tiếng của địa chỉ IP gắn chung cho mọi thư đi ra từ nó.

Vấn đề không nằm ở việc gửi được hay không. Vấn đề là 1 lô bản tin gửi ẩu có thể kéo tụt khả năng vào inbox của toàn bộ thư đi từ máy chủ mail riêng. Kể cả thư quan trọng nhất.

Vì sao bản tin không nên chung luồng với thư công việc

Bản tin và thư công việc có hành vi người nhận khác hẳn nhau. Thư báo giá gần như không ai bấm báo rác. Bản tin gửi số lượng lớn thì khác, tỷ lệ báo rác cao hơn nhiều lần dù nội dung hợp lệ.

Danh tiếng gửi thư tính theo địa chỉ IP và tên miền gửi, không tính riêng từng loại thư. Nhà cung cấp hộp thư lớn theo dõi tỷ lệ mở, tỷ lệ báo rác, tỷ lệ bounce của toàn bộ lưu lượng đi từ 1 IP. Ví dụ: bản tin gửi 5.000 địa chỉ, 200 người báo rác. Cùng IP đó, thư báo giá gửi ngay sau cũng bị soi kỹ hơn.

3 điểm khác biệt rõ nhất giữa 2 loại thư:

• Tần suất. Thư công việc rải rác trong ngày. Bản tin dồn hàng nghìn thư trong vài phút, tốc độ dồn dập là dấu hiệu spam nhìn thấy đầu tiên.
• Tỷ lệ tương tác. Thư công việc gần như luôn được mở. Bản tin có tỷ lệ mở thấp hơn, luôn có 1 phần người nhận bấm huỷ đăng ký hoặc báo rác.
• Danh sách người nhận. Thư công việc gửi tới địa chỉ đã xác nhận còn hoạt động. Danh sách bản tin dễ có địa chỉ chết, gây bounce, kéo điểm danh tiếng xuống.

Ba cách bố trí luồng gửi trên máy chủ mail riêng

Có 3 cách xử lý việc tách luồng. Mỗi cách khác nhau ở mức đầu tư và mức an toàn. Chọn cách nào phụ thuộc vào lượng bản tin gửi mỗi tháng, không phải quy mô công ty.

Cách 1: gộp chung một luồng gửi

Dùng luôn hộp thư công việc để gửi bản tin, không tách gì thêm. Cách này chỉ hợp khi lượng gửi nhỏ. Dưới vài trăm thư mỗi tháng, và người nhận là khách hàng đã quen thuộc.

Rủi ro tăng nhanh khi danh sách phình lên. Một đợt gửi 2.000 địa chỉ cho cả khách cũ lẫn khách mới thu thập từ sự kiện đã đủ kéo tỷ lệ báo rác lên mức bị để ý.

Cách 2: tách tên miền phụ cho bản tin

Dựng thêm 1 tên miền phụ kiểu news.congty.vn. Khai SPF, DKIM, DMARC riêng cho tên miền đó, nhưng vẫn gửi qua cùng máy chủ mail riêng. Nhiều doanh nghiệp vừa chọn cách này. Không tốn thêm phí nền tảng ngoài mà vẫn cô lập được danh tiếng.

Danh tiếng của news.congty.vn tách khỏi congty.vn. Một đợt bản tin bị báo rác không kéo theo thư giao dịch của tên miền chính. Địa chỉ IP vẫn dùng chung, nhưng phần lớn nhà cung cấp hộp thư lớn đánh giá danh tiếng theo cả tên miền lẫn IP. Tách tên miền đã giảm được phần lớn rủi ro lây lan.

Cách 3: dùng nền tảng gửi số lượng lớn riêng

Chuyển hẳn phần bản tin sang 1 nền tảng gửi email số lượng lớn chuyên dụng, tách khỏi máy chủ mail riêng hoàn toàn. Nền tảng loại này có hạ tầng IP riêng cho việc gửi số lượng lớn. Kèm cơ chế cá nhân hoá nội dung, báo cáo tỷ lệ mở và tỷ lệ click, đường huỷ đăng ký tự động theo đúng quy định.

Đây là cách an toàn nhất khi lượng gửi lớn. Máy chủ mail riêng chỉ còn xử lý thư công việc, không dính rủi ro nào từ chiến dịch bản tin. BizMaC vận hành nền tảng Sendora cho phần này, 4 mức từ 10.000 tới 120.000 email mỗi tháng.

Bảng so sánh 3 cách bố trí

Bảng dưới đối chiếu 3 cách theo cùng 4 tiêu chí. Chọn đúng theo lượng gửi thực tế, không phải theo cảm tính.

Dấu hiệu cho thấy đã tới lúc tách luồng

3 dấu hiệu này xuất hiện thì nên chuyển từ cách 1 sang cách 2 hoặc cách 3. Đừng đợi thư công việc rơi vào thư rác mới xử lý.

• Danh sách gửi bản tin vượt quá 500 địa chỉ, tăng dần theo quý.
• Có báo cáo nội bộ rằng thư báo giá hoặc hoá đơn thỉnh thoảng bị khách hàng báo không nhận được.
• Tần suất gửi bản tin tăng lên 1 lần mỗi tuần trở lên, không còn thỉnh thoảng vài tháng 1 lần.

Công ty nào đã quen khái niệm gửi thư số lượng lớn nhưng chưa rõ nó khác gì email marketing, có thể đọc thêm bài phân biệt gửi thư số lượng lớn và email marketing để tách rõ 2 khái niệm hay bị nhầm.

Câu hỏi thường gặp về gửi email marketing từ máy chủ mail riêng

Ba cách bố trí, chọn theo lượng gửi

Câu trả lời cho máy chủ mail riêng gửi email marketing được không nằm ở cách bố trí, không nằm ở việc mua thêm dịch vụ. Gửi ít thì gộp chung vẫn ổn, không cần phức tạp hoá. Gửi đều đặn vài trăm tới vài nghìn thư thì tách tên miền phụ là bước hợp lý, không tốn thêm phí. Gửi khối lượng lớn thì chuyển hẳn sang nền tảng gửi số lượng lớn riêng. Giữ máy chủ mail riêng chỉ làm đúng việc của thư công việc.

Cân nhắc chọn giữa 2 hướng thì xem thêm Email Server Riêng cho phần thư công việc, dịch vụ đi kèm IPv4 riêng và panel quản trị riêng để tự khai bản ghi xác thực.