Nhiều tên miền trên một máy chủ mail riêng, khai thế nào

Công ty mẹ có công ty con. Khách cũ chưa đổi thói quen. Họ vẫn gõ đúng tên miền cũ để tìm. Marketing lại vừa ra tên miền mới. Riêng cho chiến dịch. 3 tình huống, 1 câu hỏi giống nhau. Gom hết về một máy chủ mail riêng được không? Hay phải mua thêm máy cho từng tên miền?

Trả lời ngắn: gom được, và phần lớn trường hợp nên gom. Gom được. Nhưng không phải gõ thêm 1 dòng DNS rồi xong. Mỗi tên miền trên máy chủ mail riêng vẫn là một danh tính gửi thư độc lập. Phải khai đủ bộ bản ghi riêng của nó.

1 máy chủ mail riêng chạy được bao nhiêu tên miền

Không tính tiền theo tên miền. Số tên miền không bị đếm phí. Cùng một dòng mailUltra. Hộp thư không giới hạn ở mọi bậc, từ Core tới Max. Số tên miền đi theo cùng logic đó. Giới hạn thật nằm ở dung lượng lưu trữ của gói đang dùng, chứ không nằm ở việc bạn khai bao nhiêu tên miền.

Nghĩa là thêm tên miền thứ 2, thứ 3 vào cùng máy chủ mailUltra Plus không làm hoá đơn hàng tháng nhảy số. Cái nhảy số là dung lượng. 3 tên miền cùng chứa thư trên một kho 250 GB thì kho đầy nhanh hơn khi chỉ có 1 tên miền dùng.

Vậy chọn gói theo gì? Tính theo tổng số hộp thư nhân với dung lượng trung bình mỗi hộp cần, cộng dồn qua tất cả tên miền định gom lại, chứ không tính theo số tên miền có bao nhiêu cái.

Mỗi tên miền cần khai riêng những bản ghi gì

Chỗ này hay bị hiểu nhầm nhất: nghĩ rằng khai 1 lần cho máy chủ là xong, tên miền sau tự động ăn theo. Không phải vậy. Mỗi tên miền là một danh tính gửi độc lập, cần đủ 4 bản ghi của riêng nó trong panel quản trị mail.

• MX: trỏ tên miền đó về đúng máy chủ mail riêng, để thư gửi đến địa chỉ thuộc tên miền này biết đường tìm vào.
• SPF: liệt kê nguồn được phép gửi thay tên miền đó. Tên miền A có bản ghi SPF của riêng nó, tên miền B cũng vậy, và hai dòng đó nằm ở hai vùng DNS khác nhau nên không có cách nào gộp chung thành một.
• DKIM: ký số cho thư đi ra từ tên miền đó.
• DMARC: chính sách xử lý khi thư giả mạo tên miền đó xuất hiện.

4 thứ này khai trong panel quản trị mail, không cần chạm vào dòng lệnh hay cấu hình tầng dưới của máy chủ. Tự khai SPF, DKIM, DMARC trong panel là việc nằm trong quyền của người quản trị tài khoản, đúng như phần Email Server Riêng mô tả.

DKIM mỗi tên miền một khoá riêng, dùng chung được không

Tuyệt đối không dùng chung. Đây là chỗ dễ làm sai nhất khi gom nhiều tên miền vào một máy, và cũng là chỗ khó phát hiện nhất vì thư vẫn đi bình thường trong vài tuần đầu. DKIM hoạt động theo cặp khoá. Khoá riêng nằm trên máy chủ và ký vào từng thư gửi đi, khoá công khai thì bạn chép vào DNS để phía nhận lấy ra đối chiếu chữ ký đó. Khoá công khai thì nằm ở bản ghi DNS của đúng tên miền đó, và mỗi lần một thư đi ra, phía nhận sẽ lấy khoá ấy về để đối chiếu với chữ ký đính kèm trong thư.

Mang khoá DKIM của tên miền A dán sang bản ghi DNS của tên miền B thì đối chiếu sẽ lệch. Thư ký bằng khoá của A nhưng tự xưng gửi từ B. Chữ ký không khớp. Phía nhận đánh dấu nghi ngờ ngay. Panel sinh khoá theo từng tên miền. Việc của bạn là copy đúng khoá của tên miền nào dán vào DNS của chính tên miền đó, không trộn.

Địa chỉ trùng tên ở 2 tên miền có được không

Được. [email protected] và [email protected] là 2 hộp thư khác nhau hoàn toàn trong hệ thống, dù phần trước dấu @ giống hệt nhau. Máy chủ mail phân biệt theo cả tên miền. Không chỉ theo tên hộp thư.

Kỹ thuật thì không có gì phải lo. Chỗ cần cẩn thận là vận hành: nhân viên nào đọc hộp nào. Công ty có 3 thương hiệu dùng chung một đội chăm sóc khách hàng thường gộp cả 3 info@ về một giao diện xem chung. Vậy đỡ hơn bắt người trực mở 3 tab riêng biệt cả ngày.

Danh tiếng gửi thư dùng chung 1 IP nghĩa là gì

Mọi tên miền khai trên cùng một máy chủ mail riêng đều gửi thư đi qua chung một địa chỉ IPv4 của máy chủ đó. Đây là điều khác hẳn với tên miền và địa chỉ hộp thư, vốn tách biệt hoàn toàn theo bản ghi DKIM riêng như đã nói ở trên.

Danh tiếng gửi thư (IP reputation) thì các nhà cung cấp hộp thư lớn theo dõi theo địa chỉ IP là chính, có tham chiếu thêm tên miền. Giả sử tên miền A trong 3 tên miền gom chung gửi hàng loạt ẩu và tỷ lệ dội về vọt lên, thì địa chỉ IP của cả máy chủ bị nhà nhận thư ghi sổ, kéo theo tên miền B và C cùng chịu. Bị người nhận báo spam nhiều lần thì IP đó bị ảnh hưởng danh tiếng. Tên miền B và C tuy khai đúng bản ghi, tuy không gửi ẩu, vẫn đi qua chung IP đó nên chịu vạ lây. Thư có thể bắt đầu rơi vào thư mục rác dù chưa từng làm gì sai.

Vì vậy khi gom nhiều thương hiệu vào một máy, nên đặt quy tắc gửi thống nhất cho tất cả. Không gửi hàng loạt không kiểm soát từ bất kỳ tên miền nào. Dọn định kỳ địa chỉ nhận sai để giảm tỷ lệ dội về. Một tên miền cẩu thả kéo cả nhóm xuống theo.

Khi nào nên tách máy chủ riêng thay vì gom chung

Câu trả lời ngắn: hiếm khi cần. Phần lớn công ty nhiều thương hiệu vẫn gom tốt trên một máy chủ mail riêng. Vì bản chất 4 bản ghi khai riêng theo tên miền đã cách ly gần hết rủi ro. Có 2 tình huống nên cân nhắc tách máy chủ khác nhau.

Một thương hiệu gửi khối lượng email rất lớn, kiểu vận hành gửi hàng loạt liên tục cho hàng chục nghìn khách mỗi ngày. Trong khi thương hiệu còn lại chỉ gửi vài chục thư giao dịch. Tách ra để khối lượng lớn không kéo IP chung xuống khi có trục trặc. 2 công ty pháp lý độc lập hoàn toàn, không cùng một chủ sở hữu vận hành, cũng nên tách máy chủ. Nhất là khi muốn giữ log và quyền quản trị tách bạch tuyệt đối, dù về mặt kỹ thuật gom chung vẫn chạy được.

Câu hỏi thường gặp về nhiều tên miền trên một máy chủ mail

Gộp chung một máy hay tách riêng

Gộp là lựa chọn mặc định hợp lý cho hầu hết công ty nhiều thương hiệu: hộp thư không giới hạn, chi phí không tính theo đầu tên miền. Chỉ cần khai đúng 4 bản ghi riêng cho từng tên miền và giữ chuẩn gửi thư đồng nhất vì tất cả đi qua chung 1 IP. Tách máy chỉ đáng khi khối lượng gửi giữa các thương hiệu lệch nhau quá lớn, hoặc 2 bên là 2 pháp nhân muốn quản trị độc lập hoàn toàn.

Cân nhắc dung lượng theo tổng nhu cầu của mọi tên miền định gom trước khi chọn gói. Xem 4 mức dung lượng ở dịch vụ Email Server Riêng. Công ty dưới vài chục hộp thư và chưa cần IP riêng thì Email doanh nghiệp vẫn là lựa chọn nhẹ chi phí hơn.