Dịch vụ email doanh nghiệp: 7 lưu ý trước khi dùng

Một hợp đồng gửi từ hộp thư Gmail miễn phí và một hợp đồng gửi từ email theo tên miền công ty được đối tác đọc với hai tâm thế khác nhau. Nhưng chuyển sang dịch vụ email doanh nghiệp rồi mà cấu hình sai, thư vẫn rơi vào spam như thường.

Dưới đây là những lưu ý khi sử dụng loại dịch vụ này, sắp theo đúng thứ tự việc cần làm: từ lúc chọn nhà cung cấp, đến lúc đặt tên hộp thư, cấu hình xác thực, rồi vận hành hàng ngày.

1. Chọn gói dịch vụ email doanh nghiệp theo số hộp thư thật, không theo dung lượng quảng cáo

Sai lầm phổ biến nhất là chọn gói theo tổng dung lượng. Thứ hết trước luôn là số hộp thư, không phải GB.

Một công ty 30 người thường cần nhiều hơn 30 hộp thư: mỗi phòng ban một hộp chung, thêm các địa chỉ chức năng như info, sales, ketoan, tuyendung. Con số thực tế dễ chạm 45 – 50.

Các gói mailBus của dịch vụ email doanh nghiệp BizMaC chia theo trục này: Pro 25 hộp thư / 50 GB giá 219.000đ/tháng, Max 50 hộp thư / 100 GB giá 339.000đ/tháng, Elite 80 hộp thư / 160 GB giá 469.000đ/tháng, Edge 120 hộp thư / 240 GB giá 599.000đ/tháng.

Cách tính đủ dùng: số nhân sự cộng số phòng ban, cộng thêm 20% dự phòng cho người mới.

2. Đặt tên hộp thư theo quy tắc, đặt ngay từ đầu

Quy tắc đặt tên nên chốt trước khi tạo hộp thư đầu tiên. Đổi giữa chừng đồng nghĩa với việc phải thông báo lại toàn bộ danh sách đối tác.

• Hộp thư cá nhân: chọn một dạng duy nhất và giữ nguyên, ten.ho@congty.vn hoặc tenviettat@congty.vn. Trộn lẫn hai dạng là nguồn gốc của mọi nhầm lẫn về sau.
• Hộp thư phòng ban: dùng chức năng, không dùng tên người. Người nghỉ việc thì địa chỉ vẫn sống.
• Hộp thư đối ngoại: ngắn, dễ đọc qua điện thoại. Địa chỉ in trên card mà phải đánh vần từng chữ là địa chỉ đặt sai.
• Bỏ dấu, bỏ ký tự đặc biệt. Một số hệ thống nhận thư ở nước ngoài vẫn xử lý kém với địa chỉ có dấu.

Cấu hình SPF, DKIM và DMARC thế nào cho đúng

Đây là ba bản ghi quyết định thư của bạn vào inbox hay rơi xuống thư mục spam. Theo tài liệu kỹ thuật của Google dành cho người gửi, từ tháng 2/2024 mọi người gửi tới tài khoản Gmail đều phải thiết lập SPF hoặc DKIM; bên gửi trên 5.000 thư mỗi ngày còn phải có đủ cả DMARC, và giữ tỷ lệ bị báo spam dưới 0,3% đo trên Postmaster Tools.

Theo tổ chức DMARC.org, bản ghi DMARC còn cho phép nhận báo cáo hàng ngày về những nơi đang gửi thư mạo danh tên miền, việc mà SPF và DKIM đứng riêng không làm được.

Các gói mailBus đều có sẵn SPF, DKIM và DMARC. Việc còn lại là khai báo đúng bản ghi DNS ở nơi quản lý tên miền. Nếu doanh nghiệp dùng thêm công cụ gửi thư marketing hoặc hệ thống CRM tự gửi thông báo, phải khai báo cả những nguồn gửi đó vào SPF. Đây là chỗ sai sót thường gặp nhất.

Một giới hạn kỹ thuật hay bị bỏ qua: RFC 7208 quy định bản ghi SPF chỉ được phép sinh tối đa 10 lượt tra cứu DNS. Cộng dồn vài dịch vụ gửi thư là vượt ngưỡng, và khi vượt thì bên nhận coi như SPF không đạt. Gộp các cơ chế include lại là cách xử lý thông dụng.

Kiểm chứng nhanh sau khi cấu hình

Gửi một thư tới hộp Gmail bất kỳ, mở thư, xem mục hiển thị chi tiết người gửi. Cả ba dòng SPF, DKIM và DMARC đều báo PASS thì cấu hình đã đúng.

4. Hiểu rõ IMAP và POP3 trước khi cài máy khách

Hai giao thức này quyết định thư nằm ở đâu, và nhiều doanh nghiệp mất dữ liệu vì chọn nhầm.

• IMAP (đặc tả hiện hành là RFC 9051) giữ thư trên máy chủ, các thiết bị đồng bộ với nhau. Đọc thư trên điện thoại thì máy tính cũng thấy đã đọc. Đây là lựa chọn mặc định nên dùng.
• POP3 tải thư về máy rồi thường xoá khỏi máy chủ. Hỏng máy tính là mất toàn bộ lịch sử thư từ.

Trường hợp cần POP3 hầu như chỉ còn ở vài phần mềm kế toán đời cũ. Nếu buộc phải dùng, hãy bật tuỳ chọn giữ bản sao trên máy chủ.

5. Quy định dùng email doanh nghiệp trong nội bộ

Hộp thư theo tên miền công ty là tài sản của tổ chức, không phải tài khoản cá nhân của nhân viên. Quy định nên nêu rõ vài điểm:

1. Email công ty chỉ dùng cho công việc: không đăng ký dịch vụ cá nhân, không dùng làm tài khoản khôi phục mật khẩu riêng.
2. Nhân sự nghỉ việc thì hộp thư được khoá ngay trong ngày bàn giao, thư đến chuyển tiếp về quản lý trực tiếp trong 30 ngày.
3. Bật xác thực hai lớp cho các hộp thư có quyền tài chính hoặc quyền quản trị.
4. Thư yêu cầu chuyển tiền hoặc đổi số tài khoản phải xác nhận lại bằng kênh khác. Lừa đảo qua email doanh nghiệp luôn bắt đầu bằng một thư trông hợp lý.

6. Sao lưu email: đừng giả định nhà cung cấp lo hết

Email lưu trên máy chủ không đồng nghĩa với email đã được backup. Nhân viên xoá nhầm một thư mục thì thư đó biến mất thật.

Với dữ liệu quan trọng như hợp đồng hoặc chứng từ, hãy xuất định kỳ về kho lưu trữ riêng. Cấu hình IMAP cho phép tải toàn bộ hộp thư về máy khách rồi lưu ra ổ ngoài, chi phí gần như bằng không.

7. Khi nào nên chuyển từ dịch vụ email doanh nghiệp dùng chung lên email server riêng

Gói email dùng chung phù hợp với phần lớn doanh nghiệp. Nhưng có ba dấu hiệu cho thấy đã đến lúc tách riêng:

• Cần gửi số lượng thư lớn theo chiến dịch, và IP dùng chung ảnh hưởng tới tỷ lệ vào inbox. Trường hợp này nên xem thêm giải pháp email marketing riêng.
• Yêu cầu lưu trữ thư từ nhiều năm với dung lượng vượt xa gói cao nhất.
• Cần toàn quyền cấu hình luật lọc, quota và chính sách bảo mật riêng bằng email server riêng.

Dòng mailUltra của BizMaC đáp ứng nhóm nhu cầu này, khởi điểm 569.000đ/tháng cho 150 GB, hộp thư không giới hạn và IPv4 riêng.

Bắt đầu từ đâu

Công ty đang dùng hộp thư miễn phí thì việc chuyển đổi gọn trong một buổi: trỏ bản ghi DNS, tạo hộp thư theo danh sách nhân sự, cấu hình máy khách, rồi thông báo cho đối tác. Dữ liệu cũ có thể chuyển sang bằng IMAP mà không mất thư.

Gửi cho BizMaC tên miền hiện tại và số nhân sự dự kiến, đội kỹ thuật sẽ tư vấn gói mailBus phù hợp và hỗ trợ toàn bộ phần cấu hình xác thực.