Phiếu nghiệm thu email doanh nghiệp: 16 phép thử ngày đầu
Nhà cung cấp bàn giao email xong và nói đã xong. Phiếu 16 phép thử làm ngay ngày đầu, mỗi phép ghi rõ làm gì, đạt là thấy gì, không đạt báo ai.
Nhà cung cấp gửi email báo hệ thống email doanh nghiệp đã lên xong. Tài khoản đã tạo. Mời khách vào dùng. Chữ ký nghiệm thu chỉ cần một cú click. Nhưng phiếu bàn giao không nói hộp thư có gửi được ra ngoài không. Không nói DKIM đã khai đúng chưa. 16 phép thử dưới đây làm trong 1 buổi. Đủ để ký nhận mà không lo phát hiện lỗi sau 1 tuần.
Mỗi phép thử ghi rõ cách làm và dấu hiệu đạt trong bảng cuối mỗi nhóm. In phiếu ra. Tick từng ô ngay lúc test. Đừng để dồn cuối buổi.
Nghiệm thu email doanh nghiệp gồm mấy nhóm phép thử
16 phép thử chia 4 nhóm theo thứ tự làm: đăng nhập, gửi nhận thư, xác thực kỹ thuật, và mật khẩu, dung lượng. Làm đúng thứ tự. Nhóm sau phụ thuộc nhóm trước. Chưa đăng nhập được thì chưa gửi thử được gì.
- Nhóm 1 – Đăng nhập (phép 1 tới 4): vào được hệ thống trên mọi kênh.
- Nhóm 2 – Gửi và nhận thư (phép 5 tới 10): thư đi và đến đúng chỗ.
- Nhóm 3 – Xác thực kỹ thuật (phép 11 tới 13): SPF, DKIM, DMARC khai đúng chưa.
- Nhóm 4 – Vận hành (phép 14 tới 16): mật khẩu, dung lượng, quyền quản trị.
Nhóm 1: 4 phép thử đăng nhập trên mọi kênh
Bốn phép này kiểm việc vào được hệ thống, từ webmail cho tới panel quản trị. BizMaC bàn giao panel quản trị mail. Không bàn giao quyền root hay SSH. Nhớ kỹ điều này.
| Phép thử | Cách làm | Đạt là thấy gì |
|---|---|---|
| 1. Đăng nhập webmail | Gõ tài khoản, mật khẩu ban đầu vào đường dẫn webmail | Vào thẳng hộp thư, không báo sai tài khoản |
| 2. Đăng nhập điện thoại qua IMAP | Thêm tài khoản vào app thư điện thoại, chọn IMAP | Tải đủ thư cũ, gửi được thư thử |
| 3. Đăng nhập phần mềm thư máy tính | Cấu hình Outlook, chọn cổng kết nối có mã hoá SSL | Tải xong thư mục, gửi nhận bình thường |
| 4. Đăng nhập tài khoản quản trị | Vào panel bằng tài khoản admin riêng | Thấy đủ danh sách hộp thư theo hợp đồng |
Không đạt báo ai: phép 1 tới 3 báo ticket kỹ thuật kèm ảnh chụp lỗi. Phép 4 báo trực tiếp người phụ trách bàn giao. Đừng tự mò.
Nhóm 2: 6 phép thử gửi và nhận thư
Nhóm này kiểm thư có đi và đến đúng chỗ không, cả nội bộ lẫn ra ngoài. Phép 6 và phép 8 quan trọng nhất. Thư ra ngoài đụng tới xác thực và uy tín tên miền. Khác hẳn thư nội bộ.
| Phép thử | Cách làm | Đạt là thấy gì |
|---|---|---|
| 5. Gửi thư nội bộ | Từ hộp thư A gửi cho hộp thư B, cùng tên miền | Nhận trong vài giây, nội dung nguyên vẹn |
| 6. Gửi thư ra ngoài | Gửi tới 1 địa chỉ Gmail hoặc Outlook cá nhân | Tới hộp thư đến, không vào rác |
| 7. Nhận thư từ ngoài vào | Nhờ người ngoài gửi thư tới hộp thư công ty | Xuất hiện ở hộp thư đến trong vài phút |
| 8. Kiểm thư vào rác của bên nhận | Mở hộp thư bên nhận sau phép 6, xem thư ở đâu | Nằm ở hộp thư đến của ít nhất 2 nhà cung cấp |
| 9. Gửi thư có chữ ký công ty | Bật chữ ký mặc định, gửi 1 thư ra ngoài | Chữ ký đúng bố cục, không vỡ hình |
| 10. Gửi tệp lớn cho nhiều người | Đính kèm tệp gần mức giới hạn, gửi CC 3-5 người | Mọi người trong CC đều nhận đủ tệp |
Không đạt báo ai: mọi phép trong nhóm này báo ticket kỹ thuật, kèm giờ gửi hoặc ảnh chụp để tra log. Phép 6 và phép 8 là lỗi ưu tiên cao nhất. Báo ngay, đừng chờ.
Nhóm 3: 3 phép thử xác thực SPF, DKIM, DMARC
Ba phép này dùng chung 1 thư gửi thử ra ngoài ở phép 6. Mở phần chi tiết kỹ thuật ở hộp thư bên nhận để đọc từng dòng. Tuần đầu mới bàn giao, DMARC nên ở mức theo dõi. Chưa siết vội.
| Phép thử | Cách làm | Đạt là thấy gì |
|---|---|---|
| 11. Kiểm SPF | Mở chi tiết kỹ thuật thư, tìm dòng SPF | Trạng thái pass, không fail |
| 12. Kiểm DKIM | Xem tiếp dòng DKIM cùng thư đó | Trạng thái pass |
| 13. Kiểm DMARC | Tra bản ghi DMARC bằng công cụ DNS bất kỳ | Có bản ghi, chính sách mức theo dõi |
Không đạt báo ai: phép 11 và 13 báo kỹ thuật quản trị DNS tên miền. Phép 12 báo kỹ thuật nhà cung cấp email, họ đối chiếu khoá đã sinh với khoá đã khai DNS.
Nghiệm thu chưa đạt hết 16 phép thử?
Email Doanh Nghiệp mailBus của BizMaC có 4 gói từ 25 tới 120 hộp thư, khai sẵn SPF, DKIM, DMARC lúc bàn giao. Đội kỹ thuật xử lý phần chưa đạt trước khi ký nhận.
Nhóm 4: 3 phép thử mật khẩu, dung lượng, quyền quản trị
Nhóm cuối kiểm những việc công ty sẽ cần dùng suốt vòng đời hợp đồng. Không phải việc làm 1 lần rồi thôi. Gói mailBus Pro của BizMaC cấp 25 hộp thư và 50 GB. Gói mailBus Elite cấp 80 hộp thư và 160 GB. Mỗi gói một mức khác nhau.
| Phép thử | Cách làm | Đạt là thấy gì |
|---|---|---|
| 14. Đổi và khôi phục mật khẩu | Tự đổi mật khẩu, sau đó thử chức năng quên mật khẩu | Đổi thành công, thư khôi phục tới đúng nơi |
| 15. Kiểm dung lượng đúng gói | Vào panel, đối chiếu dung lượng với gói đã ký | Khớp đúng số ghi trong hợp đồng, sai lệch 0 GB |
| 16. Kiểm quyền tạo và xoá hộp thư | Tạo 1 hộp thư tạm rồi xoá ngay sau khi xác nhận | Tạo và xoá hiện ngay trong danh sách |
Không đạt báo ai: phép 14 và 16 báo kỹ thuật nhà cung cấp hoặc người phụ trách bàn giao. Phép 15 báo bộ phận kinh doanh kèm ảnh chụp panel và số hợp đồng.
3 lỗi hay lọt qua nếu chỉ nghiệm thu qua loa
Chỉ test gửi nội bộ, bỏ qua gửi ra ngoài. Thư nội bộ gần như không bao giờ lỗi. Lý do là không đụng xác thực SPF, DKIM. Demo nội bộ trơn tru rồi mời ký nhận. Thư ra ngoài vẫn rơi vào rác.
Không kiểm dung lượng cho tới khi gần đầy. 3 tháng đầu ai cũng dùng thoải mái. Tới lúc hộp thư gần chạm mức trong hợp đồng mới phát hiện gói bán không đúng cam kết.
Không thử chức năng quên mật khẩu. Chức năng này chỉ cần khi có sự cố. Đúng lúc không có thời gian để mò cách sửa. Test lúc thong thả rẻ hơn nhiều so với test lúc đang cần gấp.
Câu hỏi thường gặp về nghiệm thu email doanh nghiệp
Nghiệm thu 16 phép thử mất bao lâu
Làm gọn trong 1 buổi nếu có đủ 2 người, 1 người thao tác và 1 người kiểm bên nhận. Phép thử dung lượng và quyền quản trị để cuối buổi cũng được.
Không có bộ phận IT thì ai làm nghiệm thu
Người phụ trách hành chính hoặc chủ doanh nghiệp làm được phần lớn 16 phép thử, chỉ cần thao tác trên webmail và điện thoại. Riêng SPF, DKIM, DMARC cần người biết đọc bản ghi DNS, nhờ kỹ thuật nhà cung cấp hỗ trợ tra cùng lúc.
Phát hiện lỗi ở phép thử nào là nghiêm trọng nhất
Phép 6 và phép 8. Tức gửi thư ra ngoài và thư có vào rác không. Hai phép này ảnh hưởng trực tiếp tới việc khách hàng có nhận được thư công ty hay không.
Đã ký nghiệm thu rồi mới phát hiện lỗi thì sao
Vẫn báo ticket bình thường. Nhà cung cấp có trách nhiệm sửa lỗi kỹ thuật trong phạm vi dịch vụ đã bán bất kể đã ký nghiệm thu hay chưa. Phiếu nghiệm thu chỉ là căn cứ phân biệt lỗi kỹ thuật với yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng.
Ký nhận rồi mới phát hiện thì muộn
16 phép thử này làm một lần, tốn 1 buổi. Đổi lại tránh được cảnh gọi ticket liên tục trong tuần đầu. Lỗi đáng lẽ đã lộ ra lúc nghiệm thu. Thời gian gấp thì ưu tiên phép 6, phép 8 và 3 phép xác thực. Đó là nhóm ảnh hưởng trực tiếp tới việc khách hàng có nhận được thư của công ty hay không.
Đang chuẩn bị nhận bàn giao thì xem trước bảng giá Email doanh nghiệp để biết gói mình ký ứng với bao nhiêu hộp thư và dung lượng, hoặc tìm hiểu Email Server Riêng nếu công ty cần IPv4 riêng và không giới hạn hộp thư.
Lưu ý: Bài viết chia kinh nghiệm chung, còn mỗi doanh nghiệp một quy mô và một cách vận hành. Muốn biết cách nào hợp với trường hợp của bạn — chọn gói nào, làm theo thứ tự nào, chi phí ra sao — chuyên viên BizMaC tư vấn và làm giúp bạn phần kỹ thuật.
Để BizMaC dựng website cho doanh nghiệp bạn
Giao diện chuẩn UX, cấu trúc chuẩn SEO, chạy mượt trên di động và dễ tự quản trị sau khi bàn giao. BizMaC làm website cho doanh nghiệp Việt từ năm 2007, đi kèm hướng dẫn vận hành chứ không bàn giao xong là hết.
