Đồng bộ không phải sao lưu: quy tắc 3-2-1 cho email công ty

Xoá nhầm một thư mục trên Outlook đang đồng bộ theo IMAP thì thư biến mất luôn trên máy chủ, không chỉ trên máy tính. Đây là chỗ hiểu nhầm phổ biến nhất khi nói tới sao lưu email công ty: nhiều người tưởng đồng bộ hộp thư qua nhiều thiết bị đã là một dạng sao lưu, trong khi đồng bộ chỉ giữ dữ liệu giống nhau ở mọi nơi. Xoá một bên là mất ở tất cả các bên còn lại, kể cả bản trên máy chủ.

Sao lưu email công ty khác đồng bộ hộp thư ở chỗ nào

Sao lưu đúng nghĩa là tạo một bản dữ liệu tách rời khỏi hộp thư gốc, lưu ở nơi khác, để khi máy chủ gặp sự cố hoặc tài khoản bị xoá thì vẫn còn bản phục hồi được. Đồng bộ IMAP không làm việc đó, nó chỉ phản chiếu cùng một dữ liệu qua nhiều thiết bị.

Ví dụ dễ thấy nhất: nhân viên mở Outlook, Thunderbird và điện thoại cùng một tài khoản IMAP. Xoá thư ở điện thoại, ba nơi kia cũng mất theo trong vài giây vì tất cả đang trỏ về cùng một dữ liệu gốc trên dịch vụ email server riêng của BizMaC hoặc bất kỳ máy chủ mail nào khác. Chỉ có bản sao lưu định kỳ, đặt ở một hệ thống lưu trữ độc lập, mới cứu được dữ liệu trong tình huống này.

Vì sao email theo tên miền riêng vẫn có thể mất dữ liệu

Email theo tên miền riêng giảm rủi ro bị khoá tài khoản đột ngột như email miễn phí, nhưng bảo mật email và sao lưu email là hai việc khác nhau, làm tốt việc này không tự động miễn nhiễm mất dữ liệu ở việc kia. Bốn nguyên nhân hay gặp nhất ở doanh nghiệp Việt Nam là thao tác xoá nhầm, tài khoản bị chiếm quyền, quy trình nghỉ việc xử lý vội và sự cố ở phía hạ tầng.

• Nhân viên xoá nhầm thư mục hoặc dọn hộp thư quá tay khi thấy cảnh báo dung lượng hộp thư sắp đầy
• Tài khoản bị chiếm quyền qua phishing, kẻ tấn công xoá thư để xoá dấu vết trước khi bị phát hiện
• Nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự yêu cầu vô hiệu hoá gấp tài khoản mà chưa kịp trích xuất dữ liệu
• Sự cố phần cứng hoặc lỗi vận hành ở phía nhà cung cấp dịch vụ mail

Việc xử lý hộp thư khi nhân viên nghỉ việc vì vậy nên có bước sao lưu trước khi khoá tài khoản, thay vì khoá xong mới tính chuyện tìm lại dữ liệu.

Quy tắc sao lưu 3-2-1 áp dụng cho hộp thư công ty ra sao

Quy tắc 3-2-1 yêu cầu giữ ba bản sao dữ liệu, lưu trên hai loại thiết bị lưu trữ khác nhau, trong đó một bản đặt ở vị trí khác với văn phòng chính. Áp cho hộp thư công ty: bản gốc trên máy chủ mail, một bản sao trên ổ lưu trữ nội bộ, và một bản đặt trên dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhà cung cấp mail.

Quy tắc này được nhiếp ảnh gia lưu trữ Peter Krogh giới thiệu và sau đó được nhiều tài liệu hướng dẫn an toàn dữ liệu của US-CERT khuyến nghị áp dụng rộng rãi, không riêng cho ảnh mà cho mọi loại dữ liệu quan trọng, trong đó có email. Lý do có bản đặt ngoài văn phòng: nếu văn phòng gặp sự cố cháy nổ, ngập nước hoặc ổ cứng nội bộ hỏng cùng lúc với máy chủ chính, bản sao off site vẫn còn nguyên.

Các cách sao lưu email phổ biến, cách nào khôi phục nhanh nhất

Bốn cách sao lưu hộp thư công ty hay dùng nhất là export thủ công ra file, đồng bộ IMAP xuống máy tính, sao lưu tự động phía nhà cung cấp và phần mềm backup email chuyên dụng của bên thứ ba. Tốc độ khôi phục khác nhau rõ rệt giữa bốn cách này, không phải cách nào cũng đáng tin như nhau.

Hàng đồng bộ IMAP không phải là một cách sao lưu, xếp vào bảng để thấy rõ vì sao nó không thay thế được ba cách còn lại. Theo RFC 3501 do IETF công bố, giao thức IMAP4rev1 vốn được thiết kế để nhiều thiết bị cùng truy cập một trạng thái hộp thư duy nhất, không phải để tạo bản sao độc lập.

Email server riêng có tự sao lưu hộp thư không

Có, nhưng chỉ ở phía máy chủ, không thay thế hoàn toàn bản sao off site mà quy tắc 3-2-1 yêu cầu. Máy chủ mailUltra của BizMaC chạy sao lưu định kỳ cho toàn bộ dữ liệu hộp thư, nhưng doanh nghiệp vẫn nên giữ thêm một bản export riêng cho các hộp thư quan trọng.

Khác biệt giữa gói email doanh nghiệp mailBus dùng chung hạ tầng và email server riêng nằm ở chỗ máy chủ riêng có IPv4 độc lập, hộp thư không giới hạn và toàn quyền quản trị, nên chính sách sao lưu cũng có thể tuỳ chỉnh theo yêu cầu ngành nghề, ví dụ doanh nghiệp Logistics hay xuất nhập khẩu cần giữ thư giao dịch lâu hơn mức mặc định. Bốn gói mailUltra hiện có dung lượng từ 150 GB đến 480 GB, chênh nhau chủ yếu ở kho lưu trữ chứ không phải ở số hộp thư hay quyền quản trị.

Câu hỏi thường gặp về sao lưu hộp thư công ty

Áp dụng vào công ty bạn ra sao

Bắt đầu bằng việc tách rõ khái niệm: đồng bộ nhiều thiết bị không phải sao lưu, chỉ là xem cùng một dữ liệu ở nhiều nơi. Sau đó dựng lịch sao lưu định kỳ theo quy tắc 3-2-1, ưu tiên hộp thư của bộ phận kế toán, kinh doanh và lãnh đạo vì đây là nơi giữ nhiều dữ liệu giao dịch nhất.

Nếu công ty đang dùng hộp thư chung hạ tầng và muốn kiểm soát chặt hơn khâu sao lưu, có thể cân nhắc chuyển sang gói mailUltra có sao lưu định kỳ, nơi dữ liệu và IPv4 tách hẳn khỏi khách hàng khác. Việc còn lại là ghi lịch sao lưu email công ty ra văn bản, phân công người quản trị email phụ trách, và kiểm tra định kỳ xem bản sao lưu có thật sự khôi phục được hay chỉ tồn tại trên giấy.