Thiết kế web homestay: chủ nhà tự quản được không cần thợ

Một homestay ở Đà Lạt từng nhận khiếu nại vì khách đặt phòng qua điện thoại nhưng lên nhận phòng thì phòng đã có người ở, chủ nhà quên gạch ngày trên sổ tay lúc đang bận dọn phòng buổi sáng. Đây là lý do thiết kế web homestay khác hẳn website công ty thông thường: phần quan trọng nhất không phải giao diện đẹp, mà là cách chủ nhà tự cập nhật phòng trống mỗi ngày mà không cần gọi ai hỗ trợ.

Khách đặt homestay vào website tìm gì trước khi liên hệ

Khách đặt homestay xem ảnh không gian thật, đọc quy định lưu trú và kiểm tra lịch phòng trống trước khi nhắn tin hỏi giá. Khác với khách sạn có thương hiệu bảo chứng, homestay phải tự chứng minh qua hình ảnh và đánh giá của người đã ở, vì phần lớn khách chưa từng nghe tên trước khi tìm kiếm. Họ thường mở vài tab so sánh homestay cùng khu vực trên điện thoại, website tải chậm hoặc ảnh mờ bị bỏ qua ngay, chuyển sang lựa chọn kế tiếp mà không quay lại.

Những trang bắt buộc phải có trên website homestay

Một website homestay đủ dùng cần tối thiểu năm trang: trang chủ, thư viện ảnh không gian, bảng giá theo loại phòng, lịch phòng trống, và trang hướng dẫn đường đi kèm liên hệ. Thiếu trang lịch phòng trống thì khách phải nhắn hỏi từng ngày, chủ nhà trả lời không kịp và mất khách vào tay bên phản hồi nhanh hơn.

Thư viện ảnh nên đặt ở vị trí dễ thấy nhất, không phải sau trang giới thiệu dài dòng. Khách đặt homestay quyết định phần lớn dựa vào cảm giác không gian nhìn thấy qua ảnh, chứ không đọc hết danh sách tiện nghi liệt kê máy lạnh, wifi hay bình nóng lạnh. Ảnh chụp đúng góc sáng tự nhiên, có cả ban ngày lẫn buổi tối, thuyết phục hơn đoạn văn mô tả phòng đầy đủ tiện nghi.

Ba kiểu vận hành trên đòi hỏi cấu trúc trang khác nhau ngay từ đầu, đây cũng là lý do dịch vụ thiết kế website cho homestay cần khảo sát loại hình trước khi dựng khung trang, không dùng chung một mẫu cho mọi chủ nhà.

Tính năng riêng ngành homestay website cần có

Bốn tính năng sau gần như chỉ homestay mới cần đúng dạng này: lịch phòng trống chủ tự cập nhật từ điện thoại, quy định lưu trú viết rõ ràng, hướng dẫn đường đi tới nơi khó tìm, và đánh giá của khách đã ở đặt ngay cạnh ảnh phòng. Đặt tên ngành khác vào bốn mục này là sai công dụng ngay.

• Lịch phòng trống đơn giản, tự cập nhật từ điện thoại: chủ homestay hiếm khi có nhân sự trực máy tính cả ngày, nên lịch phải thao tác bằng ngón tay trên màn hình nhỏ, gạch một ngày kín phòng mất vài giây, không phải mở bảng tính hay đăng nhập hệ thống phức tạp.
• Quy định lưu trú viết rõ ràng: giờ nhận trả phòng, có nhận khách qua đêm không đăng ký trước hay không, chính sách hủy phòng, và những điều cấm trong nhà như hút thuốc, mang thú cưng hay tổ chức tiệc ồn. Viết rõ trên web tránh tranh cãi lúc khách đã tới nơi.
• Hướng dẫn đường đi tới nơi khó tìm: nhiều homestay nằm trong hẻm nhỏ hoặc khu vực bản đồ định vị sai lệch vài trăm mét. Trang liên hệ nên có ảnh cột mốc dễ nhận, mô tả từng đoạn rẽ bằng chữ, kèm số điện thoại gọi ngay khi khách đứng trước ngõ chưa thấy biển hiệu.
• Đánh giá của khách đã ở: đặt ngay dưới ảnh phòng tương ứng, không gộp chung một trang đánh giá rời rạc, vì khách tin đánh giá đúng loại phòng mình định đặt hơn đánh giá chung chung.

Ràng buộc nghiệp vụ và nội dung cần lưu ý khi làm web homestay

Theo Luật Du lịch 2017 (Luật số 09/2017/QH14) và Nghị định 168/2017/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật này, cơ sở lưu trú du lịch, trong đó có homestay, phải đăng ký kinh doanh và đáp ứng điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất, an toàn phòng cháy chữa cháy. Website nên ghi rõ tên hộ kinh doanh đứng sau homestay, và có mục ngắn về lối thoát hiểm, số điện thoại khẩn cấp, vì đây là câu hỏi khách đi cùng gia đình hay hỏi trước khi đặt phòng dài ngày.

Một điểm nghiệp vụ khác dễ bị bỏ qua: phần lớn chủ homestay tự vận hành cả phòng ốc lẫn website, không có nhân sự kỹ thuật riêng. Trang quản trị vì vậy phải đơn giản tới mức chủ nhà tự đổi ảnh, tự cập nhật giá theo mùa và tự gạch lịch phòng trống mà không cần gọi lại đơn vị đã dựng trang cho mình mỗi lần có thay đổi nhỏ. Hệ quản trị nhiều bước thao tác gần như chắc chắn bị bỏ xó sau vài tuần đầu.

Checklist trước khi bàn giao website homestay

Trước khi bàn giao, chủ homestay và đội thiết kế nên đối chiếu lại danh sách sau, in ra dùng được ngay:

• Lịch phòng trống thao tác được bằng điện thoại, chủ tự cập nhật không cần hỗ trợ kỹ thuật
• Trang quy định lưu trú ghi rõ giờ nhận trả phòng, chính sách hủy và điều cấm trong nhà
• Trang hướng dẫn đường đi có ảnh cột mốc, mô tả từng đoạn rẽ bằng chữ
• Đánh giá của khách đã ở gắn theo từng loại phòng, không gộp chung một trang
• Thư viện ảnh chụp đúng ánh sáng tự nhiên, có cả ảnh ban ngày và buổi tối
• Bảng giá theo loại phòng và theo mùa hiển thị rõ, không phải nhắn hỏi mới biết
• Số điện thoại và Zalo đặt cố định, gọi được ngay khi khách đứng trước ngõ
• Website hiển thị đúng và tải nhanh trên điện thoại, vì phần lớn khách đặt phòng trên di động

Chi phí và thời gian thiết kế web homestay mất bao lâu

Chi phí thiết kế web homestay không có mức cố định vì phụ thuộc số phòng cần đưa lên, có cần lịch phòng trống tự động hay chỉ dạng lịch tay cập nhật thủ công, và số ảnh cần biên tập. BizMaC báo giá theo phạm vi công việc thực tế sau khi trao đổi số phòng, tính năng lịch và mức độ tự thiết kế giao diện riêng, không niêm yết một mức chung cho mọi homestay.

Về thời gian, một website homestay có cấu trúc như trên thường mất hai đến bốn tuần từ lúc chốt nội dung tới lúc bàn giao. Phần tốn thời gian nhất thường là khâu chụp và biên tập ảnh không gian, không phải lập trình. Homestay chuẩn bị sẵn bộ ảnh đẹp trước khi bắt đầu dự án rút ngắn được thời gian chờ.

Câu hỏi thường gặp khi làm website homestay

Ngành gần với homestay là khách sạn, nơi khách cần bảng hạng phòng theo mùa và thường đặt trước nhiều ngày hơn, xem thêm ở bài checklist thiết kế web khách sạn. Nếu chủ nhà làm cả mảng tour hoặc lữ hành song song, phần đặc thù riêng cho ngành đó nằm ở bài thiết kế website cho công ty du lịch. Khung checklist chung cho mọi ngành, từ cấu trúc trang tới bảo mật và vận hành sau bàn giao, được gom lại trong bài checklist thiết kế website doanh nghiệp đầy đủ.

Áp dụng vào công ty bạn ra sao

Nếu website homestay hiện tại chưa có lịch phòng trống thao tác được trên điện thoại, đó là việc ưu tiên số một, xếp trước cả việc đổi giao diện. Viết lại quy định lưu trú cho rõ ràng, chụp lại bộ ảnh không gian đúng ánh sáng tự nhiên, và gom đánh giá của khách đã ở gắn theo từng loại phòng. BizMaC nhận cả việc thiết kế website mới cho homestay lẫn làm lại website cũ đã khó tự cập nhật, dựng đúng cấu trúc ngay từ đầu để chủ nhà tự vận hành được lâu dài.