Thiết kế web khách sạn: để khách đặt thẳng, không qua sàn

Một khách sạn 30 phòng nhận đặt qua Agoda, Booking.com và website riêng cùng lúc. Khách xem giá trên kênh trung gian trước, rồi mở website khách sạn để so sánh và tìm lý do đặt thẳng. Thiết kế web khách sạn phải trả lời câu hỏi đó ngay từ trang chủ, không đợi khách kéo xuống form liên hệ.

Khách xem website khách sạn để tìm gì trước khi đặt phòng

Khách vào website khách sạn khi đã có sẵn giá tham chiếu từ OTA, mang theo ba câu hỏi: phòng có đúng như ảnh không, đặt trực tiếp có rẻ hơn không, huỷ phòng có mất tiền không. Trang chủ trả lời chậm ba câu này thì khách quay lại đặt qua kênh quen thuộc.

Theo chính sách đối tác công khai của Booking.com, khách sạn trả hoa hồng phổ biến 15–20% mỗi đêm phòng đặt qua kênh này. Website riêng không mất khoản đó, nên đủ dư địa đưa ưu đãi trực tiếp, miễn là trang web nói rõ lợi ích thay vì lặp lại thông tin đã có trên OTA.

Dòng cuối bảng là chỗ nhiều website khách sạn tự làm mất khách nhất: lịch phòng trên web không đồng bộ với các kênh bán khác. Khách đặt phòng lúc 9 giờ sáng trên website, lễ tân vừa nhận một khách khác qua Agoda cho đúng phòng đó lúc 8 giờ 50. Không ai sai, chỉ là hai hệ thống không nói chuyện với nhau. Cách xử lý là nối website vào cùng một bộ quản lý phòng (PMS) hoặc channel manager với các kênh còn lại.

Những trang bắt buộc phải có khi thiết kế web khách sạn

Một website khách sạn tối thiểu cần sáu nhóm trang: trang chủ, danh sách loại phòng, trang đặt phòng, tiện ích, chính sách, và liên hệ. Thiếu trang chính sách là lỗi hay gặp nhất, vì đội thiết kế dồn công sức vào ảnh phòng mà quên phần khách cần đọc trước khi trả.

Muốn xem khung chung cho mọi doanh nghiệp trước khi vào phần riêng của khách sạn, có thể đọc qua checklist thiết kế website doanh nghiệp đầy đủ rồi quay lại đây.

• Trang chủ: tổng quan khách sạn, điểm đến nổi bật, nút đặt phòng ngay đầu trang.
• Trang loại phòng: mỗi loại phòng một trang riêng, ảnh, diện tích, sức chứa, tiện nghi.
• Trang đặt phòng: chọn ngày, chọn loại phòng, xem giá theo đúng ngày đã chọn.
• Trang tiện ích: nhà hàng, hồ bơi, bãi đỗ xe, khoảng cách sân bay.
• Trang chính sách: nhận trả phòng, huỷ và đặt cọc, trẻ em và thú cưng.
• Trang liên hệ: số điện thoại lễ tân, bản đồ, kênh chat nhanh như Zalo.

Xem thêm cách BizMaC dựng cấu trúc trang cho từng mô hình kinh doanh tại dịch vụ thiết kế website của BizMaC.

Tính năng đặt phòng riêng ngành khách sạn cần có

Bốn tính năng sau chỉ ngành lưu trú mới cần, đổi sang ngành khác là không dùng được: sơ đồ loại phòng kèm diện tích và sức chứa, lịch phòng trống theo ngày, chính sách huỷ và đặt cọc hiện trước khi bấm đặt, ảnh phòng thật chụp đủ góc thay vì ảnh dựng.

• Sơ đồ loại phòng kèm diện tích và sức chứa. Mỗi loại phòng (Superior, Deluxe, Suite...) ghi rõ số mét vuông, sức chứa người lớn và trẻ em, loại giường. Khách gia đình bốn người sẽ bỏ qua phòng ghi chung chung phòng đôi nếu không rõ chứa được mấy người.
• Lịch phòng trống theo ngày. Khách chọn ngày nhận và trả phòng, hệ thống hiện ngay còn phòng hay hết. Không có lịch này, khách phải gọi điện hỏi, phần lớn sẽ quay lại đặt qua OTA cho nhanh.
• Chính sách huỷ và đặt cọc ghi rõ trước khi bấm đặt. Số tiền cọc, hạn huỷ miễn phí, mức phạt huỷ trễ phải hiện ngay cạnh nút đặt phòng, không chôn trong trang điều khoản riêng.
• Ảnh phòng thật chụp đủ góc, không dùng ảnh dựng. Ảnh 3D render đẹp nhưng khách đến nơi thấy khác đi là nguồn đánh giá một sao phổ biến trên các kênh OTA. Mỗi loại phòng nên có ảnh giường, phòng tắm, cửa sổ và góc toàn cảnh, chụp bằng ánh sáng thật.

Ràng buộc pháp lý và nội dung cần lưu ý cho website lưu trú

Website khách sạn phải khớp với giấy phép kinh doanh dịch vụ lưu trú đang có: đúng tên cơ sở, đúng hạng sao nếu đã xếp hạng, giá niêm yết trên web phải bằng giá thực thu tại quầy. Khách nước ngoài lưu trú còn phát sinh nghĩa vụ khai báo tạm trú với công an địa phương, trang chính sách nên nhắc để khách chuẩn bị giấy tờ.

Vài điểm hay bị bỏ sót: không tự nhận hạng sao cao hơn hạng đã công nhận, không đăng giá phòng khác giá thực tế theo mùa mà thiếu ghi chú thời gian áp dụng, và form thu thập số CMND hoặc hộ chiếu cần nói rõ mục đích thu thập.

Checklist trước khi bàn giao web khách sạn

Danh sách dưới đây gom theo năm nhóm, in ra đánh dấu từng dòng trước khi nghiệm thu website.

Nội dung và loại phòng

• Mỗi loại phòng có trang riêng, đủ diện tích, sức chứa, loại giường
• Giá hiển thị đúng theo ngày đã chọn, không phải giá từ chung chung
• Trang tiện ích liệt kê đủ nhà hàng, hồ bơi, bãi đỗ xe, khoảng cách sân bay

Đặt phòng và lịch trống

• Lịch phòng trống cập nhật thời gian thực, không nhập tay cuối ngày
• Lịch trên website đồng bộ với các kênh OTA đang bán, tránh đặt trùng
• Xác nhận đặt phòng gửi ngay qua email

Hình ảnh

• Ảnh phòng thật, đủ góc, không dùng ảnh dựng hoặc ảnh phòng mẫu khách sạn khác
• Ảnh nén đúng khổ, không làm chậm trang

Chính sách và pháp lý

• Chính sách huỷ và đặt cọc hiện cạnh nút đặt phòng, không chôn trong trang riêng
• Tên khách sạn và hạng sao trên web khớp giấy phép đang có
• Form đặt phòng ghi rõ mục đích nếu yêu cầu số giấy tờ tuỳ thân

Kỹ thuật

• Trang tải nhanh trên điện thoại, vì khách thường tra cứu lúc di chuyển
• Có Google Analytics và Search Console theo dõi trang nào kéo khách đặt phòng
• Có bản đồ nhúng và số điện thoại lễ tân bấm gọi trực tiếp

Chi phí và thời gian thực hiện dự án

BizMaC không niêm yết một mức giá cố định cho website khách sạn, vì phạm vi mỗi dự án khác nhau: số loại phòng, có lịch đặt phòng thời gian thực hay không, có đa ngôn ngữ hay không, khối lượng nội dung cần biên tập. Báo giá lập theo đúng phạm vi đó sau khi trao đổi.

Thời gian cũng đi theo phạm vi. Website chỉ giới thiệu hoàn thành nhanh hơn website tích hợp lịch trống đồng bộ nhiều kênh, đa ngôn ngữ và thanh toán trực tuyến. Khách sạn bán thêm gói tour thường cần chung một luồng thanh toán cho cả đặt phòng và đặt tour, kéo dài thời gian hơn. Tham khảo thêm thiết kế web ngành du lịch nếu khách sạn nằm trong nhóm này, hoặc checklist thiết kế web homestay nếu mô hình lưu trú nhỏ hơn.

Website có luồng đặt phòng và thanh toán giống một giao dịch mua hàng, phần giỏ hàng và xác nhận đơn có thể tham khảo cách BizMaC làm cho thiết kế website bán hàng trực tuyến, vì logic chọn, xác nhận, thanh toán khá gần đặt phòng khách sạn.

Câu hỏi thường gặp khi làm website cho khách sạn

Trước khi bạn quyết định

Website khách sạn làm đúng việc không cần đẹp hơn OTA, chỉ cần trả lời nhanh ba câu hỏi khách mang theo: phòng có đúng ảnh không, đặt thẳng có lợi gì, huỷ phòng thế nào. Bốn tính năng cốt lõi, gồm sơ đồ loại phòng, lịch trống theo ngày, chính sách huỷ đặt cọc rõ ràng và ảnh thật, quyết định phần lớn việc khách có bấm đặt hay quay lại kênh trung gian.

BizMaC đã đồng hành 19+ năm với các doanh nghiệp cần một website vừa đẹp vừa vận hành lâu dài, trong đó có nhóm dịch vụ lưu trú. Cần một bên vừa dựng giao diện vừa lo hosting, email và SSL phía sau, có thể liên hệ qua đội thiết kế website BizMaC để được báo giá theo đúng phạm vi khách sạn của bạn.