Webmail dùng sao cho quen tay và thao tác nên biết

Nhận email công ty xong, việc đầu tiên của nhiều người là mở webmail để xem hộp thư trông ra sao. Có người chỉ đụng tới nó đúng một lần trong ngày nhận việc, có người mở nó lúc mượn máy đồng nghiệp, có người máy tính hỏng phải gõ địa chỉ trên trình duyệt bất kỳ để đọc thư gấp. Bài viết này dành cho người mới: nó là gì, khi nào nên dùng, và sáu thao tác nên biết ngay trong ngày đầu để khỏi phải hỏi lại đồng nghiệp.

Webmail là gì và vì sao nó luôn đúng với những gì có trên máy chủ

Webmail là giao diện đọc và gửi thư chạy ngay trong trình duyệt, không cần cài phần mềm, kết nối trực tiếp tới máy chủ mail mỗi lần mở. Mọi thao tác đọc, xoá, di chuyển thư ghi thẳng lên máy chủ ngay lúc bấm, nên hộp thư mở ra luôn khớp với trạng thái thật, khác phần mềm cài trên máy vốn chỉ giữ một bản đã tải về từ trước.

Phần mềm cài trên máy như Outlook tải bản sao thư về ổ cứng qua giao thức IMAP hoặc POP3. IMAP đồng bộ hai chiều với máy chủ, còn POP3 chỉ tải xuống rồi cắt kết nối, nên thư trên máy có thể lệch với thư trên máy chủ nếu mở thêm ở nơi khác. Theo Service Name and Transport Protocol Port Number Registry của IANA, giao thức IMAP hoạt động ở cổng 143, bản mã hoá qua SSL/TLS chuyển sang cổng 993, còn POP3 dùng cổng 110 và cổng 995 khi mã hoá.

Kiểu lệch đó không xảy ra ở đây, vì không có bản sao riêng để giữ. Đóng trình duyệt rồi mở lại ở một máy khác, thư vẫn hiện đúng số đã đọc, đã xoá, đã trả lời, vì tất cả nằm trên máy chủ chứ không nằm trên máy đang ngồi.

Khi nào nên dùng webmail thay vì phần mềm mail cài trên máy

Webmail hợp khi đang dùng máy không phải của mình: máy mượn của đồng nghiệp, máy khách sạn lúc công tác, hoặc máy công ty vừa hỏng phải mở tạm máy khác. Chỉ cần trình duyệt và mật khẩu, không phải cài đặt hay khai báo tài khoản, và không để lại bản sao thư trên máy đó sau khi đóng trình duyệt.

Đổi lại nên chuyển sang phần mềm mail cài trên máy đúng lúc mạng yếu hoặc hay rớt, vì phần mềm giữ bản sao cục bộ nên vẫn mở đọc thư cũ khi mất kết nối, chỉ không gửi được thư mới cho tới lúc có mạng lại. Gửi file đính kèm nặng, vài chục megabyte một lần, cũng ổn định hơn qua phần mềm cài trên máy so với tải lên bằng trình duyệt trên đường truyền chập chờn.

Người vừa dùng email doanh nghiệp theo tên miền riêng vừa dùng Gmail cá nhân thường thấy quen tay hơn, vì thao tác giống nhau ở cả hai nơi, chỉ đổi địa chỉ đăng nhập.

Webmail và phần mềm mail cài trên máy khác nhau ở đâu

Khác biệt lớn nhất nằm ở nơi thư được lưu và mức phụ thuộc vào mạng. Webmail không lưu gì trên máy đang dùng, phải có mạng mới đọc được thư; phần mềm cài trên máy giữ bản sao cục bộ nên đọc được thư cũ ngay cả khi mất mạng, đổi lại phải cài đặt và khai báo đúng máy chủ, cổng kết nối, SSL/TLS ngay từ đầu.

Nhìn vào bảng, không có bên nào thắng tuyệt đối. Việc trao đổi công việc hàng ngày, đọc nhanh trả lời gọn, hợp với cách này hơn. Soạn thư dài, đính kèm nặng, hoặc đọc lại thư cũ lúc không có mạng thì phần mềm cài trên máy vẫn cần thiết.

Sáu thao tác nên biết ngay ngày đầu dùng webmail công ty

Mở webmail lần đầu thường chỉ dùng để đọc và trả lời thư, trong khi giao diện còn sáu chỗ hữu ích ít người bấm thử. Biết trước sáu thao tác này giúp việc dùng nhanh gọn hơn hẳn, quan trọng nhất là tìm đúng thư cũ và biết hộp thư còn bao nhiêu chỗ trống.

1. Tìm thư theo người gửi và khoảng thời gian. Ô tìm kiếm trên webmail thường nhận cú pháp lọc, gõ tên hoặc địa chỉ người gửi cùng một khoảng ngày là đủ, không cần cuộn tay qua hàng trăm thư cũ. Tuỳ phiên bản, khung tìm kiếm nâng cao hiện ra khi bấm vào biểu tượng bộ lọc kế bên ô tìm kiếm, cho chọn thêm điều kiện có file đính kèm hay chưa đọc.
2. Xem dung lượng hộp thư còn bao nhiêu. Thanh dung lượng thường nằm ở góc dưới giao diện hoặc trong mục cài đặt tài khoản, tuỳ phiên bản. Hộp thư đầy trước hạn phần lớn do file đính kèm cũ dồn lại nhiều năm, cách dọn hộp thư đầy dung lượng đã có bài riêng.
3. Đặt chữ ký hiển thị cuối mỗi thư. Mục thiết lập chữ ký nằm trong phần cài đặt, áp dụng cho cả thư mới lẫn thư trả lời. Cách đặt chữ ký email chuẩn đã viết chi tiết ở bài riêng.
4. Bật trả lời tự động khi nghỉ. Bật trước khi nghỉ phép để người gửi biết khi nào được phản hồi, tránh khách chờ cả tuần không rõ lý do. Cách bật trả lời tự động có bài hướng dẫn riêng.
5. Tạo quy tắc lọc đưa thư vào đúng thư mục. Quy tắc lọc theo người gửi, chủ đề hoặc từ khoá giữ cho thư quan trọng không lẫn vào hộp thư chung đang đầy thư quảng cáo. Cách đặt bộ lọc thư tự động nói kỹ hơn ở bài khác.
6. Tự kiểm thư mục thư đã gửi và thùng rác. Thư đã gửi xác nhận việc gửi có thành công hay không, còn thùng rác giữ thư xoá nhầm trong một khoảng thời gian trước khi mất hẳn, tuỳ phiên bản đặt số ngày giữ khác nhau. Kiểm hai thư mục này mỗi tuần một lần là đủ để không mất thư quan trọng do bấm nhầm.

Luật an toàn khi mở webmail trên máy lạ hoặc máy mượn

Máy lạ có thể giữ lại thông tin đăng nhập nếu thao tác không cẩn thận. Ba việc bắt buộc mỗi lần dùng webmail trên máy không phải của mình: từ chối lưu mật khẩu khi trình duyệt hỏi, đăng xuất hẳn thay vì chỉ đóng tab, và kiểm phiên đăng nhập đang mở trên thiết bị khác nếu có mục đó trên giao diện.

Đóng tab không giống đăng xuất. Đóng tab chỉ ẩn cửa sổ, phiên đăng nhập trên máy chủ vẫn còn hiệu lực, người dùng sau vẫn mở lại được hộp thư nếu phiên đăng nhập chưa hết hạn. Nút đăng xuất mới thật sự cắt phiên đó ngay lập tức.

Theo tài liệu Session length control trong Google Workspace Admin Help, quản trị viên có thể đặt thời hạn phiên đăng nhập trình duyệt trong khoảng 1 – 24 giờ, hết thời hạn hệ thống tự đăng xuất dù người dùng quên bấm nút thoát. Công ty chưa bật thiết lập này thì phiên có thể còn mở lâu sau khi rời máy, nên việc tự tay đăng xuất quan trọng hơn là trông chờ hệ thống làm hộ.

Một việc nhỏ hay bị bỏ qua: xoá lịch sử tự động điền của trình duyệt trên máy công cộng sau khi dùng, đặc biệt nếu trót gõ nhầm mật khẩu vào ô tìm kiếm thay vì ô đăng nhập.

Câu hỏi thường gặp về webmail

Gói lại vài ý trước khi đóng webmail

Webmail là cửa vào nhanh nhất cho hộp thư công ty, không cần cài gì, luôn khớp với máy chủ, hợp cho máy mượn hoặc lúc công tác. Phần mềm mail cài trên máy vẫn cần khi mạng yếu hoặc phải đọc thư cũ lúc mất kết nối. Sáu thao tác nên nhớ trong ngày đầu: tìm thư theo người gửi và khoảng thời gian, xem dung lượng còn lại, đặt chữ ký, bật trả lời tự động khi nghỉ, tạo quy tắc lọc, và kiểm đều thư mục thư đã gửi lẫn thùng rác.

Dùng máy lạ thì nhớ đăng xuất hẳn, đừng chỉ đóng tab. Công ty đang tìm hộp thư theo tên miền riêng có sẵn giao diện web dễ dùng có thể xem bốn gói mailBus theo tên miền để chọn mức phù hợp quy mô đội ngũ.