Email theo tên miền cho công ty du lịch: thư xác nhận

Khách bay chuyến sớm, ra tới quầy mới biết thư xác nhận tour nằm trong thư mục thư rác từ ba hôm trước. Với ngành lữ hành, một thư không tới nơi không chỉ là phiền toái mà là một khách hàng đứng giữa sân bay. Đó là lý do email theo tên miền cho công ty du lịch phải được chọn theo tiêu chí đầu tiên là khả năng vào hộp thư đến, rồi mới tới dung lượng và giá. Địa chỉ miễn phí đặt tên tuỳ tiện làm khách phân vân, còn hệ thống lọc thư của bên nhận thì không phân vân, nó lọc thẳng.

Email theo tên miền cho công ty du lịch giúp thư xác nhận tới nơi ra sao

Tên miền riêng cho phép khai đủ ba bản ghi xác thực SPF, DKIM và DMARC. Hệ thống thư của khách kiểm ba thứ đó trước khi quyết định đưa thư vào hộp thư đến. Thư xác nhận có tệp đính kèm dạng PDF, có liên kết và có mã đặt chỗ, đúng bộ đặc điểm mà bộ lọc soi kỹ, nên phần xác thực càng phải sạch.

Việc thứ hai là tính nhất quán. Khi mọi thư của công ty đi từ một tên miền, hệ thống bên nhận dần nhận ra nguồn quen. Còn khi phòng kinh doanh gửi từ một địa chỉ miễn phí, phòng điều hành gửi từ địa chỉ khác, khách nhận ba thư của cùng một chuyến đi từ ba nguồn lạ nhau, tỷ lệ bị đánh dấu nghi ngờ tăng lên. Các nguyên nhân khiến thư rơi vào thư mục rác được liệt kê đầy đủ ở bài vì sao email doanh nghiệp vào spam.

Mùa cao điểm lượng thư gấp mấy lần và hạn mức gửi

Ngành này có nhịp lệch hẳn theo mùa. Tháng thấp điểm một điều hành viên gửi vài chục thư mỗi ngày, tới đợt hè hoặc lễ dài thì con số nhân lên nhiều lần, cộng thêm thư chào tour gửi cho danh sách khách cũ. Hai loại thư đó phải đi hai đường khác nhau.

• Thư xác nhận, thư báo thay đổi giờ bay, thư nhắc chuẩn bị giấy tờ: gửi từ hộp thư điều hành, một người gửi cho một khách.
• Thư chào tour mới, bản tin khuyến mại theo mùa: gửi qua kênh gửi thư số lượng lớn có dải gửi riêng và có nút ngừng nhận.
• Thư nội bộ với đối tác khách sạn, hãng vận chuyển: hộp thư chung theo tuyến để cả nhóm cùng theo dõi.

Trộn hai loại đầu vào một hộp là rủi ro lớn nhất của mùa cao điểm. Chỉ cần một đợt gửi chào tour bị nhiều người bấm báo thư rác, thư xác nhận của khách đã đặt tour cũng bị vạ lây. Hạn mức gửi mỗi ngày của hộp thư công việc cũng có giới hạn, chi tiết ở bài về hạn mức gửi thư mỗi ngày.

Hộp thư chung theo tuyến và theo đối tác nước ngoài

Công ty lữ hành làm việc với hai nhóm bên ngoài khác hẳn nhau. Một bên là khách lẻ hỏi giá và đặt chỗ, cần trả lời nhanh và không được để rơi. Bên kia là đối tác đầu nước ngoài, khách sạn, hãng xe, cần một địa chỉ ổn định để gửi xác nhận đặt phòng dù ai trực.

Mô hình quen dùng là mỗi tuyến hoặc mỗi thị trường một hộp thư chung: inbound, outbound, corporate. Người trực ca nào cũng đọc được, khách gửi một địa chỉ là tới đúng nhóm, và khi có người nghỉ phép giữa mùa cao điểm thì không ai phải chuyển tiếp thủ công. Hộp thư cá nhân vẫn giữ cho trao đổi nội bộ và việc riêng của từng nhân viên.

Với đối tác nước ngoài còn một chi tiết nhỏ nhưng hay gây phiền: múi giờ. Thư đặt phòng gửi lúc chiều muộn giờ Việt Nam rơi vào đầu giờ sáng của thị trường châu Âu, nghĩa là câu trả lời sớm nhất cũng phải chờ tới hôm sau. Hộp thư chung theo thị trường cho phép người trực ca sáng đọc và xử lý ngay chuỗi thư đến trong đêm, thay vì đợi đúng một người mở máy. Đó là lợi ích khó thấy trên bảng giá nhưng rõ ngay trong tuần đầu dùng.

Điều hành viên cũng nên đặt sẵn mẫu trả lời cho các tình huống lặp lại: xác nhận đã nhận yêu cầu, báo giữ chỗ tạm thời, báo thay đổi giờ khởi hành. Mẫu nằm trong hộp thư công ty thì cả nhóm dùng chung được, còn mẫu lưu trong tài khoản cá nhân thì mỗi người một kiểu và khách nhận ra ngay sự thiếu nhất quán đó.

Thêm một thói quen đáng giữ trong mùa cao điểm: mọi thay đổi liên quan tới chuyến đi đều gửi lại bằng thư, kể cả khi đã báo qua điện thoại. Khách đổi giờ đón, khách sạn báo hết phòng loại đã đặt, hãng bay dời chuyến, tất cả nên có một thư ghi lại nội dung và thời điểm. Khi phát sinh khiếu nại sau chuyến đi, chuỗi thư đó là thứ duy nhất dựng lại được diễn biến, và nó chỉ có giá trị nếu nằm trong hộp thư công ty chứ không nằm trong máy riêng của điều hành viên đã nghỉ việc.

Chọn gói cho công ty lữ hành theo số tuyến khai thác

Yếu tố quyết định không phải doanh thu mà là số người cùng lúc cần hộp thư trong mùa cao điểm, cộng với lượng tệp đính kèm phải giữ. Hồ sơ đoàn khách gồm danh sách, hộ chiếu chụp lại, xác nhận đặt phòng, nên hộp thư của phòng điều hành nặng hơn phòng kinh doanh.

Công ty đã có phần mềm đặt chỗ tự bắn thư xác nhận cho khách thì nên tính tới mail server riêng, vì lúc đó uy tín của địa chỉ gửi trở thành tài sản cần tự cầm. Bốn mức dung lượng của dòng này nằm ở trang mail server riêng mailUltra.

Câu hỏi thường gặp về email cho công ty lữ hành

Tip tham khảo

Chọn email theo tên miền cho công ty du lịch trước hết là chọn khả năng thư tới nơi, giá chỉ là chuyện sau đó. Với lữ hành, giá trị của hộp thư đo bằng tỷ lệ thư xác nhận tới đúng nơi. Khai đủ xác thực cho tên miền là việc làm một lần nhưng đỡ được cả mùa cao điểm. Tách thư chào tour ra kênh gửi riêng để một đợt khuyến mại không làm hỏng thư của khách đã đặt chỗ. Đặt hộp thư chung theo tuyến để ca trực nào cũng trả lời được. Công ty vài chục người thì mailBus Max hoặc Elite là vừa, còn khi hệ thống đặt chỗ tự gửi thư cho khách thì tính tới mail server riêng để tự cầm uy tín gửi.