Chuyển thư cũ từ Gmail sang email công ty, cách làm

Công ty vừa đổi từ Gmail cá nhân sang email theo tên miền riêng, nhưng vài năm thư từ khách hàng vẫn còn nằm trong hộp Gmail cũ của từng nhân viên. Chuyển thư cũ sang email công ty không khó, nhưng chọn sai cách thì mất nửa buổi mà thư vẫn nằm nguyên chỗ cũ. Bài này đi thẳng vào ba đường mang thư qua: cấu hình IMAP hai tài khoản, dùng chức năng nhập thư có sẵn, hoặc xuất file lưu trữ rồi nhập lại.

Chuyển thư cũ sang email công ty bằng cách nào

Có ba cách mang thư cũ từ Gmail hoặc hộp thư miễn phí sang email công ty: cấu hình IMAP hai tài khoản trong cùng một phần mềm mail, dùng chức năng nhập thư từ tài khoản khác có sẵn ở nhà cung cấp mới, hoặc xuất ra file lưu trữ rồi nhập lại. Mỗi cách hợp một quy mô thư và một tình huống khác nhau.

Công ty đã có hộp thư theo tên miền riêng thì chọn cách theo số thư cần chuyển, không cần làm cả ba cách cùng lúc.

Việc cần làm trước khi chuyển thư cũ sang email công ty

Trước khi bắt tay vào việc, cần biết ba số: dung lượng thư cũ đang chiếm bao nhiêu, hộp thư mới còn trống bao nhiêu, và có bao nhiêu thư rác hay quảng cáo nên bỏ lại. Bỏ qua bước này thì hay gặp cảnh chuyển nửa chừng thì hộp thư mới báo đầy.

Đếm dung lượng thư cũ trước tiên. Theo trang trợ giúp dung lượng lưu trữ của Google, mỗi tài khoản Gmail miễn phí có 15 GB dùng chung giữa Gmail, Drive và Ảnh, nên phần dành riêng cho thư thường nhỏ hơn con số đó. Xem thử hộp thư cũ đang chiếm bao nhiêu GB trước khi chọn cách chuyển.

Dọn thư rác và thư quảng cáo trước, đừng mang nguyên si sang. Chuyển hết một hộp thư mười năm gồm cả bản tin khuyến mãi cũ thì tốn dung lượng hộp mới lẫn thời gian chờ, trong khi phần lớn không còn ai đọc lại. Việc dọn trước cũng liên quan tới cách dọn dẹp hộp thư đầy dung lượng, làm một lần cho cả hộp cũ lẫn hộp mới.

Kiểm dung lượng gói email công ty mới có đủ chứa không. Bài dung lượng hộp thư bao nhiêu là đủ có cách ước lượng theo số năm lưu trữ. Gói email công ty không tính trước sẽ phải nâng cấp ngay tuần đầu vì thư cũ đổ về chiếm hết chỗ.

Cấu hình IMAP hai tài khoản để kéo thư cũ sang, hợp cho vài nghìn thư

Cách này mở cùng lúc tài khoản Gmail cũ và email công ty mới trong một phần mềm mail qua giao thức IMAP, rồi kéo thư từ thư mục bên này sang thư mục bên kia. Phù hợp khi số thư cần chuyển chỉ vài trăm tới vài nghìn, không hợp cho hộp thư cả chục nghìn thư vì kéo thủ công mất nhiều giờ.

Cả hai tài khoản phải bật IMAP và nhập đúng thông tin máy chủ trước khi thêm vào phần mềm mail, tuỳ phần mềm mà bước thêm tài khoản nằm ở chỗ khác nhau. Phân biệt rõ giao thức trước khi bật cũng giúp tránh nhầm lẫn, bài IMAP và POP3 khác nhau thế nào giải thích rõ khác biệt giữa hai giao thức. Sau khi cả hai tài khoản hiện trong cùng cửa sổ, chọn thư mục nguồn, chọn hết thư rồi kéo sang thư mục đích tương ứng bên email công ty.

Giới hạn cần biết trước khi chọn cách này: Trung tâm trợ giúp Gmail ghi rằng tài khoản vượt quá 500.000 thư hoặc 25 GB dữ liệu qua IMAP có thể bị đồng bộ chậm hoặc tự dọn bớt thư khỏi thiết bị. Hộp thư nhỏ và vừa không chạm ngưỡng này, nhưng hộp thư nhiều năm tích luỹ thì nên kiểm số thư trước khi bắt đầu kéo.

Dùng chức năng nhập thư từ tài khoản khác của nhà cung cấp mới

Nhiều nhà cung cấp email công ty có sẵn chức năng nhập thư trực tiếp từ một tài khoản khác, chỉ cần nhập địa chỉ Gmail cũ và mật khẩu ứng dụng, hệ thống tự kết nối và kéo toàn bộ thư về. Cách này ít thao tác tay hơn cấu hình IMAP, hợp với khối lượng vài nghìn đến vài chục nghìn thư.

Chức năng này thường tự khớp thư mục Gmail cũ với thư mục tương ứng bên email mới theo tên nhãn, nên cấu trúc phần lớn được giữ nguyên. Thời gian chạy phụ thuộc số thư, hộp vài chục nghìn thư có thể mất vài giờ chạy nền, không cần canh màn hình. Tên gọi và vị trí của chức năng này khác nhau tuỳ nhà cung cấp, nên kiểm tài liệu hướng dẫn của đúng gói đang dùng trước khi bắt đầu.

Xuất file lưu trữ rồi nhập lại khi tài khoản cũ sắp bị đóng

Cách này xuất toàn bộ thư từ tài khoản cũ ra một file lưu trữ định dạng MBOX, sau đó nhập file đó vào email công ty mới. Hợp nhất khi tài khoản Gmail cũ chuẩn bị bị xoá, nhân viên nghỉ việc, hoặc khi cần một bản sao offline trước khi đổi máy chủ.

Google có công cụ xuất dữ liệu riêng cho phép tải Gmail về máy dưới dạng file MBOX, mỗi thư mục hoặc nhãn xuất ra một file, tuỳ phiên bản giao diện mà bước thao tác khác nhau đôi chút. File MBOX sau đó nhập vào phần mềm mail hoặc thẳng vào email công ty mới, tuỳ công cụ nhập có hỗ trợ định dạng này hay không.

Cách này chậm hơn hai cách trên vì phải qua hai bước xuất rồi nhập, nhưng an toàn nhất khi tài khoản cũ sắp không còn truy cập được. Xuất file trước, có bản sao trong tay rồi mới tính chuyện xoá tài khoản cũ.

Thư mục và nhãn giữ nguyên, nhưng những thứ nào không mang theo được

Cả ba cách chuyển đều giữ được cấu trúc thư mục và nhãn gốc, thư nằm đúng chỗ như bên hộp cũ. Nhưng ba thứ chắc chắn không theo qua nguyên vẹn: trạng thái đã đọc trong một số trường hợp đổi thành chưa đọc, bộ lọc tự động phải cài lại tay ở nơi mới, và danh bạ phải xuất riêng chứ không đi kèm thư.

Trạng thái đã đọc mất hay còn tuỳ cách chuyển: cấu hình IMAP thường giữ được vì đọc trực tiếp trên máy chủ, còn xuất file MBOX rồi nhập lại thì nhiều công cụ đánh dấu toàn bộ thư nhập vào là chưa đọc. Bộ lọc, quy tắc tự động chuyển thư vào thư mục hay gắn nhãn không nằm trong file thư, cần dựng lại thủ công ở email công ty mới theo đúng logic cũ. Danh bạ nằm ở một hệ thống riêng của mỗi nhà cung cấp, phải xuất ra file rồi nhập lại như một bước tách biệt, không đi chung với thư.

Sau khi chuyển xong, đối chiếu số thư trong từng thư mục giữa hộp cũ và hộp mới thay vì đếm tổng cả hộp thư. Thư mục nào lệch số thì mở kiểm trước, đặc biệt thư mục Đã gửi và thư mục có nhãn lồng nhau, nơi một số công cụ nhập không xử lý hết thư nằm trong nhiều nhãn cùng lúc.

Câu hỏi thường gặp về chuyển thư cũ sang email công ty

Đọng lại sau khi chuyển thư cũ sang email công ty

Chọn cách theo số thư, không theo thói quen. Vài nghìn thư thì cấu hình IMAP đủ nhanh, vài chục nghìn thư thì dùng chức năng nhập thư có sẵn, còn tài khoản cũ sắp đóng thì xuất file lưu trữ trước rồi tính tiếp. Đếm dung lượng và dọn thư rác trước khi chuyển, đối chiếu số thư từng thư mục sau khi chuyển xong, hai việc này quyết định thư cũ có nằm đủ ở nhà mới hay không.

Nếu việc sắp tới không chỉ là chuyển thư mà đổi luôn cả nhà cung cấp email cho công ty, bài đổi nhà cung cấp email cho công ty đi từ bước đổi bản ghi MX, khác với việc chỉ chuyển thư cũ đã nói trong bài này.