Tại sao doanh nghiệp lại cần Mail Server?

Tại sao doanh nghiệp lại cần Mail Server?

1. Mail server là gì?

Mail Server hay máy chủ thư điện tử được thiết kế cấu hình riêng. Phục vụ chuyên biệt cho việc gửi và nhận thư điện tử. Đảm bảo thực hiện việc quản lý, truyền thông nội bộ, các giao dịch thương mại một cách ổn định, an toàn dữ liệu, bảo mật tốt và nhiều giải pháp hỗ trợ khác kèm theo.

2. Lợi ích của Mail Server đối với doanh nghiệp

• Dùng để gửi và nhận mail nội bộ, giúp việc liên lạc và quản lý các bộ phận trong công ty được thực hiện một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Giúp việc quản trị hệ thống dễ dàng.
• Cho phép người dùng gửi và nhận mail trực tiếp qua internet và email riêng của công ty. 
• Có thể linh hoạt cài đặt các thông số và chức năng của từng user.
• Tính bảo mật và riêng tư cao.
• Tốc độ gửi và nhận nhanh. 

Tuy nhiên, khi cài đặt mail server bạn nên cân nhắc đến một số vấn đề như: cấu hình phức tạp; khi gặp sự cố mất thời gian trong việc khắc phục; yêu cầu quản trị viên có nhiều kinh nghiệm;.... Và bạn có thể giải quyết vấn đề này khi giải đáp được câu hỏi "thuê mail server ở đâu?" vì những nhà cung cấp lớn sẽ hỗ trợ thêm dịch vụ quản lý, điều chỉnh cài đặt spam và hỗ trợ khắc phục sự cố nhanh nhất, đảm bảo thời gian downtime dưới 0.01% 

3. Khi nào cần thuê Mail Server? 

Với tính năng chuyên biệt của mình, không phải khách hàng nào cũng thực sự có nhu cầu thuê mail server. Để tiết kiệm và giúp bạn quản trị hiệu quả, Nhân Hòa khuyên bạn nên thuê mail server trong các trường hợp sau:

• Sử dụng cho các môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục đích kiểm soát nội bộ.
• Các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng đến mail để chăm sóc và liên hệ với khách hàng. Yêu cầu các tính năng tối ưu và tiện dụng như: Hỗ trợ Forwarder Email để cài đặt Email Offline; Sử dụng Email trên đa nền tảng như webmail, outlook, di động…
• Yêu cầu không gian lưu trữ riêng biệt, an toàn. Khi mỗi mail server đều được trang bị sẵn chứng thư an ninh mạng SSL. Việc sử dụng IP riêng cũng hạn chế tối đa việc backlist và sự tấn công của các tội phạm mạng 
• Đây là giải pháp chống spam và virus cực hiệu quả. Giúp việc liên hệ với khách hàng trở lên hiệu quả và tiết kiệm.

Như vậy, với những doanh nghiệp nhỏ, cá nhân, hoặc những website tin tức không sử dụng lượng mail quá nhiều và không có nhu cầu cao về tính tối ưu của mail thì không nhất thiết phải thuê mail server 

Tuy nhiên khi mail trở thành công cụ liên hệ tiện lợi và chuyên nghiệp trong văn hóa công sở và thương mại, thì với những công ty bán hàng hoặc những doanh nghiệp vừa và lớn thì việc sử dụng hệ thống mail chuyên biệt là vô cùng cần thiết. Giúp bạn nâng cao tính chuyên nghiệp và an toàn dữ liệu của doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

4. Phân biệt các loại Mail Server phổ biến

Mail Server Google, Microsoft

Đây là loại máy chủ mail chạy trên nền tảng sẵn có của các ông lớn trong công nghệ như Microsoft, Google, ...Với các đặc trưng như: quy mô lớn, bảo mật tốt, hạ tầng hiện đại, giao diện thân thiện, được cung cấp thêm các tiện ích độc quyền và của các đối tác. Giúp việc quản trị trở lên hiệu quả. 

Vấn đề cần cân nhắc duy nhất của dịch vụ thuê server này là giá thành khá cao. Chưa thực sự lý tưởng với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí.

Mail Server độc lập

Giống như tên gọi, hệ thống này có khả năng độc lập dữ liệu cao, dung lượng lưu trữ tốt, bảo mật tốt, giá thành tiết kiệm, người sử dụng có toàn quyền cài đặt và nâng cấp bất kỳ khi nào. 

Nhược điểm của loại dịch vụ này là ít tiện ích và yêu cầu người sử dụng phải có kiến thức về quản trị mạng.

5. Quy trình hoạt động của Mail Server 

Quá trình nhận và gửi mail server được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Đăng ký email theo tên miền của doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng nhất, dù bạn có thuê máy chủ mail hay không thì việc đăng ký email mang tên thương hiệu hoặc tên sản phẩm/dịch vụ kinh doanh sẽ giúp nhận diện thương hiệu, thể hiện sự chuyên nghiệp và gây được ấn tượng tốt với khách hàng.
• Email theo tên miền cũng giúp mail của bạn hạn chế spam.
• Bước 2: Sau khi soạn nội dung và gửi mail, thư điện tử sẽ kết nối với máy chủ SMTP thuộc tên miền của doanh nghiệp 
• Bước 3: Máy chủ SMTP xử lý địa chỉ mail của người nhận. Sau khi đáp ứng đủ điều kiện theo cài đặt, tin nhắn sẽ được chuyển qua POP3 hoặc IMAP. 
• Bước 4: Máy chủ SMTP sẽ liên kết với các DNS, giao tiếp với các máy chủ quản lý tên miền. Tên miền email người nhận được chuyển thành địa chỉ IP.
• Bước 5: Với địa chỉ IP của người nhận, máy chủ SMTP kết nối với máy chủ người nhận.
• Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận quét thư nhận và chuyển tới máy chủ POP3 hoặc IMAP của tên miền.

Trong đó: 

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là giao thức để gửi mail đi 
• POP3 (Post Office Protocol version 3) được dùng để lấy mail từ mail server. Có tác dụng di chuyển thư từ máy chủ SMTP đến ứng dụng thư của chủ doanh nghiệp. 
• IMAP (Internet Message Access Protocol) được dùng để truy cập và lấy mail từ mail server. Lưu trữ mail trên máy chủ và hạn chế việc mất mail. Giao thức này yêu cầu nhiều dung lượng bộ nhớ. 

6. Nên chọn thuê Mail Server ở đâu?

Không quá khó để bạn tìm thấy địa điểm cho thuê máy chủ mail. Tuy nhiên, việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín sẽ quyết định nhiều đến hạ tầng công nghệ, tốc độ và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ. 

Email Server của Nhân Hòa là sự kết hợp giữa nền tảng máy chủ Cloud, giải pháp phần mềm quản lý Mail Server và giải pháp SMTP. Đem lại một sản phẩm chuyên nghiệp dành cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu giao dịch email thường xuyên đòi hỏi cao về tính ổn định, tin cậy của hệ thống. 

Với hơn 14 năm cung cấp giải pháp mạng, BizMaC đang là một trong những địa chỉ cung cấp giải pháp phần mềm uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam. Cam kết đem đến những sản phẩm chất lượng hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đặc biệt, với đội ngũ chuyên viên nhiệt tình và kỹ thuật viên chuyên nghiệp, sẵn sàng giải quyết các vấn đề của khách hàng ngay khi có yêu cầu. Giảm tối đa thời gian off của máy. 

Tham khảo Dịch vụ Mail Server trọn gói tại BizMaC